8 Disciplinas de gran utilidad
En más de una ocasión nos habremos encontrado en una situación complicada por haber detectado una No conformidad de relevancia que no sabemos por dónde empezar para proceder a su resolución.
En el Reto de Calidad “No conformidades”, tras el comentario de Ruben Reyes, donde hace referencia a la herramienta 8DIS, prometí que iba a hablar de este tema. Siempre es bueno ir recordando herramientas que nos pueden ayudar a gestionar de forma más eficiente nuestro sistema de gestión.
Cuando te encuentres con una no conformidad importante, no solo tienes que hacerle frente, sino que también debes tratarla a fondo y asegurarte que no va a volver a ocurrir. Puede ser un proceso complicado, largo y tedioso. La herramienta de resolución de problemas llamada 8 Disciplinas va a serte de gran utilidad.
El origen de esta herramienta viene de La Ford Motor Company desarrollada en 1987. Su objetivo era ayudar a los equipos de trabajo a gestionar temas sobre control y aseguramiento de la calidad. Pretendían desarrollar soluciones personalizadas y permanentes a los problemas; además prevenir que los problemas se repitan.
A continuación te expongo brevemente para que puedas comenzar a usar la herramienta, los 8 pasos que debes seguir, es importante que no te saltes ninguno y te detengas todo lo necesario en cada uno de ellos.
Realmente nos podemos encontrar un primer paso, lo llamamos cero, que es donde como responsable de calidad debemos hacer una recopilación de toda la información sobre el problema y sus síntomas.
Disciplina 1: Construir el Equipo
Esta fase es para ti, para el responsable de calidad. Antes de nada debes conformar el equipo que va a resolver el problema, el tiempo que vais a necesitar para ello y los recursos que vais a emplear. Los miembros del equipo deberán ser multidisciplinares o de distintas habilidades. Y por supuesto deben comprometerse con la resolución de los problemas. En definitiva, comprometidos con el sistema de gestión.
Siempre es mucho mejor trabajar en equipo que por individual, se encontrarán soluciones más creativas, bajo distintos puntos de vista. Mejor, ¿verdad?
Formado el equipo, deberás fijar cuales serán las “reglas del juego”: describir el objetivo y el papel que tendrá cada miembro
Es tu primera vez trabajando con el equipo? No olvides darles una pequeña formación en cómo trabajar en equipo, (lo trataremos en el siguiente artículo, prometido)
Disciplina 2: Describir el problema
El equipo debe reunirse bajo tu liderazgo y debéis determinar cuál ha sido el problema. Podéis comenzar con un análisis de riesgos, ejemplo, riesgos para el producto, para el consumidor, para los trabajadores, etc. Te ayudará a tomar mejores medidas.
Si el problema está a afectando a algún proceso, toma como referencia su diagrama o mapa de procesos y analiza cada uno de los pasos, te resultará más sencillo. También puedes usar la herramienta de los 5 por qués.
El objetivo de esta etapa o fase es descubrir que es lo que va mal y determinar la magnitud del problema, su análisis viene después.
Disciplina 3: Implantar incorrección temporal
Bien, ya sabes cuál es el problema, ahora debes encontrar una solución temporal. Y hazlo lo antes posible, sobre todo si le está afectando a tu cliente o la consecución del proceso.
Asegúrate que todos los miembros del equipo están aportando sus ideas y escúchalos a todos, seguro que cada uno tiene algo interesante que aportar.
Es un momento ideal de usar la técnica de lluvia de ideas o Brainstorming, ¿la conoces? Te hablaré de ella en breve.
La solución temporal que establezcáis debe ser rápida, fácil de implantar y que sea efectiva.
Disciplina 4: Identificar y eliminar la causa raíz
Ya pasamos al siguiente paso, ya tenemos implantada la acción temporal y ahora es el momento de entrar en profundidad a descubrir que ha podido pasar, vamos a ver cuál ha sido la causa que provocó el problema. Y aquí te doy otro consejo, usa la herramienta de Causa y Efecto, te será de gran ayuda para descubrir las distintas causas que han podido ocasionar tu gran problema.
Una vez que has identificado la fuente del problema, desarrolla varias soluciones permanentes a la misma.
Disciplina 5: Verificar la Solución
Importante, una vez que tu equipo está de acuerdo en una solución permanente, asegúrate de que se haga la prueba a fondo antes de implantar por completo, en el siguiente paso.
En esta nueva disciplina o fase puedas también hacer uso de diversas herramientas muy usadas, como la de Modo Fallo y Efecto, para detectar problemas potenciales futuros. O también usar el “análisis del impacto” sobre las acciones.
Disciplina 6: Poner en práctica una solución permanente
Y ya es hora de implantar la acción. Hemos necesitado 5 disciplinas para llegar a este punto. No lo eches todo a perder y una vez implantada, vigila de que va todo según los planes. Asegúrate que está funcionando correctamente y que no están apareciendo efectos secundarios inesperados.
Disciplina 7: evitar que el problema vuelva a ocurrir
No nos serviría de nada si una vez arreglado el problema, nos vuelve a aparecer. Habríamos perdido el tiempo de una forma faraónica. Reúne de nuevo al equipo y asegúrate que la acción se ha quedado perfectamente implantada para que no vuelva a ocurrir el problema en el futuro.
Esto nos puede llevar a modificar los procedimientos, hacer arreglos de infraestructuras, requerir de formación profunda a todo el personal, etc.
Disciplina 8: Celebrar equipo de éxito
Ya estamos en la última disciplina. Nos ha salido bien y a todos nos gustan las celebraciones. Pues aquí también. Esta fase está muy relacionada con la motivación. No cuesta nada dar las gracias y reconocer que todos habéis trabajado duro. Podemos desde una palmadita en la espalda hasta organizar una gran fiesta. ¡Todo va a depender de la envergadura del problema solucionado!
Tenemos definidos las 8 Disciplinas para enfrentarnos a un gran problema. Por regla general esta herramienta es más usada para grandes problemas, para no conformidades habituales o de pequeña importancia, es más el trabajo de su estudio y resolución que el beneficio que vamos a obtener. Pero sí estaría bien para esas pequeñas comenzar a poner a prueba esta herramienta y así estar entrenados para cuando realmente te ocurre un gran problema tengas más manejo en ella.
Ponla a prueba y me cuentas a ver cómo te ha ido. Estoy convencida que te va a ser útil.
Y si te ha gustado el tema que hemos tratado hoy, ayúdame a difundirlo para que le llegue a más lectores.
Gracias!!!
Muy buen post ! Y buena herramienta ! Comparto !
muy bueno el artículo, considero que los 8 pasos debemos darlos siempre para resolver una NC´, un problema o cualquier situación es como una guía para resolver problemas.
gracias
Gracias por el aporte, es una excelente herramienta ¡Tenemos que compartirlo!
Gracias Sandrino!
GRacias !
De nada!!!
excelente aporte nos ayuda a recordar herramientas que con el tiempo dejamos de usar
Gracias!!! La has usado antes este metodología de resolución de No Conformidades? Imagino que te fue bien.
gracias
EXCELENTE PROPUESTA COMO PLAN PARA RESOLVER LAS NO CONFORMIDADES, PERO SOBRE TODO, PERMITIR LAS ACCIONES PREVENTIVAS EN CASOS SIMILARES Y LOGRAR QUE LOS PROCESOS SEAN EFICIENTES. GRACIAS SALUDOS DESDE VERACRUZ, MEXICO
Gracias Martha!
Gracias Marifé… buena explicación de una herramienta para resolver algo que si bien, como expresaste, puede ser «un proceso complicado, largo y tedioso», es de gran ayuda para no conformidades complejas… pero además, personalmente me parece que este proceso es muy válido para las NC pequeñas también, aunque tal vez en estos casos no se aplique, por ejemplo, lo de conformar todo un equipo.
Slds. desde Paraguay!
Hola Lorena, puede servir para las complejas, relevantes, sencillas, insignificantes… lo importante es usar la herramienta y que sea efectiva.
gracias!
muy didáctico Marifer, gracias.
Interesante artículo!!! No había escuchado sobre estas 8 disciplinas. Aunque uno de los retos principales (al menos en México) es que en muchas empresas la mejora de procesos se ve como un gasto a corto plazo y una pérdida de tiempo, pues algunas ocasiones las empresas ya se han «acostumbrado» tanto al error (a la no conformidad, al defecto) que mejor lo dejan así antes que «perder tiempo» en analizar y corregir.
Yazmín, no solo ocurre en México, lamentablemente en todos los sitios, pero nosotros estamos para combatir con esa mala práctica.
Saludos!