Ser parte del proceso de obtener la certificación de nuestra empresa es realmente todo un logro. Cualquiera que ha participado del equipo de Sistema de Gestión de Calidad sabe que el resultado de obtener el reconocimiento de cumplimiento con determinada normativa no es casualidad. Hay muchas horas de trabajo y de compromiso por parte de los distintos actores de la organización. Ahora bien, una vez que obtenemos la certificación tras la auditoria podemos decir que comienza la etapa más difícil.
Uno de los errores más frecuentes que muchas empresas cometen es el de pensar que una vez que se ha obtenido la certificación tras la auditoria entonces ya no hay más para hacer, quizás un tiempo antes del próximo período de revisión por una auditoria de seguimiento, es cuando la dirección destina recursos para ello. Quienes somos sensibles a los objetivos y los valores que sostienen al Sistema de Gestión sabemos que el trabajo es constante y continuo, de otra manera, no podremos construir un verdadero sistema que garantice y asegure la calidad de nuestros productos o servicios.
Claves para mantener el logro de la Certificación
Como en cualquier orden de la vida no existen recetas mágicas, más bien lo que siempre funciona es el trabajo constante y la perseverancia. Cuando muchas personas olvidan rápidamente cuáles han sido los objetivos y las razones por las que nuestra organización certifica, hay otras que tienen que continuar trabajando en silencio. Pero ¡atención! Esto también puede cambiar y depende de nosotros.
A continuación te muestro 5 cosas que debieras poder asegurar después de la certificación y así no fracasar para la próxima auditoría:
Analizar con detenimiento el informe de los auditores.
Muchas veces el informe que los auditores emiten una vez que la auditoría ha finalizado es leído muy rápidamente. En este informe puede haber muchos elementos de interés para la organización pues no solamente se incluyen las no conformidades o fortalezas sino que frecuentemente incluyen otros comentarios muy valiosos. El informe incluye una perspectiva objetiva de la empresa y por parte de personas experimentadas en el tema.
Hacer una extensiva difusión de los resultados de la auditoría.
Una vez que nuestro equipo de Gestión ha recibido el resultado final por parte de los auditores hagamos extensivo a toda la organización dichos resultados. No sólo es algo absolutamente necesario sino que al hacerlo tempranamente lograrás un mayor involucramiento de los distintos sectores. A menudo y un error muy frecuente en las organizaciones es atribuir y asociar exclusivamente una certificación de calidad al equipo de Sistema de Gestión. Cómo si fuera de su entera responsabilidad, en ocasiones e incluyendo a la propia dirección, otros sectores atribuyen a que lograr y mantener una certificación es responsabilidad de Gestión. Quienes formamos parte de este equipo debemos mostrarle que no es así.
Revisar los objetivos planteados y los indicadores asociados.
Siempre que fijamos objetivos e independientemente del tipo o sector de la organización, debiéramos poder tener para cada caso un indicador apropiado. Este suele ser uno de los puntos en los que frecuentemente los auditores hacen foco y es probable que recibamos comentarios al respecto. Definir el indicador apropiado no muchas veces resulta ser sencillo. Si no logramos visualizar claramente cómo medir el alcance de cumplimiento de nuestros objetivos no podemos seguir adelante y hay que concentrar esfuerzos y recursos en ello.
Actuar profunda y rápidamente en lo que los auditores nos han observado en la auditoria.
Si en la auditoría hemos recibido no conformidades u observaciones mayores acerca de aspectos o carencias que debemos superar entonces actuemos ¡ya! No dejemos para más adelante esos temas, aún nos parezca que no son prioritarios. Si los auditores han observados oportunidades de mejora en la auditoria probablemente sea así o en el caso de que no estuviéramos de acuerdo debiéramos encontrar las razones por las cuáles otras personas piensan que si lo son. A veces tendemos a hacernos trampas al solitario y no reconocemos lo que nos cuesta reconocer y aceptar.
Redefinir nuevos objetivos y acciones de mejora tras la auditoria.
Las organizaciones atraviesan, y cada vez más, por situaciones y coyunturas de gran dinamismo. Esto obliga a que constantemente tengan que adaptarse a nuevos escenarios y desafíos. El Sistema de Gestión debe acompañar esta realidad definiendo y redefiniendo frecuentemente los objetivos y las acciones de mejora para alcanzar efectivamente esos objetivos. En otras palabras, nunca se puede descansar en lo que a objetivos y planes de mejora refiere, siempre se puede y debe estar mejor. Sin caer en los extremos tenemos que ser capaces de avanzar con el mismo ritmo que lo hace el mundo.
Ahora te espera un gran año por delante, ánimo!
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