Definir el alcance de tu sistema de gestión

En bastantes ocasiones observo como partimos de la base del definir de forma errónea el alcance del sistema de gestión de calidad. No parece tarea fácil, pero en este artículo espero facilitar algo esta tarea. Lee hasta el final y ya me cuentas.

El requisito 4.3 de la versión 2015 de la ISO 9001, “Determinación del Alcance de tu sistema de gestión de calidad”, no es nuevo, pero si trae cambios significativos.

Comprender la esencia de esos cambios y, el nuevo concepto que hay detrás, es crucial para comprender el espíritu de la nueva versión.

En este artículo, te presentamos dichos cambios.

Un mismo requisito, pero diferente al mismo tiempo: Alcance de tu Sistema de Gestión

Cuando hablamos de un Sistema de Gestión, naturalmente entendemos que dicho sistema tiene límites. En función de dichos límites será la aplicación de los requisitos, así como nuestra responsabilidad de hacerlos cumplir. Hasta aquí nada nuevo.

La ISO 9001:2015 trae como gran novedad una palabra clave: “aplicabilidad”. Si repasamos la versión anterior de la Norma, cuando se habla de alcance del sistema se maneja el término: “exclusión”.

La versión 2015 nos dice, que en la medida que podamos justificar la situación, hay requisitos que pueden NO APLICAR, dado la definición del alcance del sistema. Ya no nos referimos a exclusiones sino a aplicabilidad de requisitos y de condiciones, que nuestro sistema debiera cubrir.

Ahora bien, quizás te estés preguntando si también debiéramos hacer otras consideraciones al momento de definir el alcance de nuestro sistema de gestión. La respuesta es absolutamente SI.

Si recuerdas nuestra discusión acerca del requisito anterior de la nueva versión, el 4.2, ahí encontrarás algunas respuestas. Para una adecuada y acabada definición del sistema de gestión de la calidad, la consideración del “contexto” es fundamental. Un concepto de “contexto” por otra parte, diferente. Este integra todos los aspectos que circundan al sistema y, no solo los más inmediatos.

¿Cómo puedo aplicar estos cambios en mi empresa y definir el Alcance de tu sistema de gestión?

Sabemos entonces ahora, que la nueva versión hace foco en la “aplicación” y no en la exclusión. Por tanto, tengamos muy claro cuál es el ámbito de aplicación:

1.El servicio y el producto. Suele resultar obvio, pero muchas veces podemos confundirnos en definir claramente los límites. Si ofrecemos un servicio, veamos en profundidad hasta donde entendemos que tenemos responsabilidad sobre ello. ¿alcanza por ejemplo con brindar el servicio y, enviarles la factura cada mes? Seguro que no, bueno, entonces pensemos que más hacemos para cubrir adecuada y completamente el suministro de dicho servicio.

2.Requisitos pertinentes. Este adjetivo debe estar más que claro para nosotros. Si es necesario leamos y “releamos” cuales son precisamente los requisitos que aplican, de acuerdo a las características de nuestra organización.

3.Las condiciones relevantes para la organización. Tenemos que conocer con certeza, cuales son los problemas, tanto internos como externos, que afectan a la organización. Cuando decimos afectan a la organización, pensemos en aquellas circunstancias que tienen influencia en las estrategias definidas por la alta dirección. En pocas palabras, todo aquello que afecte a la concreción de resultados.

Hasta aquí lo que refiere a ámbito de aplicación, pero aún nos queda otro gran “parte de esta historia”: el alcance del SGC.

Supongamos ahora y, para ir con un ejemplo concreto: trabajas en una organización que tiene distintas sucursales, ya sea dentro o fuera del país. ¿Cómo defino el alcance y en consecuencia el ámbito de aplicación? Lo primero será identificar claramente todas las unidades que componen el negocio. Por unidades debiéramos entender las casas de fabricación o suministro directo de un servicio, u oficinas de atención al cliente. Pensemos en todos los espacios físicos que generan el producto o servicio y en las oficinas que establecen contacto directo con los clientes. No podemos dejar afuera a los proveedores, así como eventuales consultores de negocios.

Todas estas unidades son pasibles de los requisitos exigidos por la Norma. No obstante, eso no significa que todos sean aplicables. Un elemento que ayuda y, mucho al momento de no equivocarnos en tal aplicación, es la clara comunicación. ¿A qué nos referimos? A lo siguiente:

El alcance del SGC no es algo que solo el departamento de Calidad deba definir. Sin embargo, la responsabilidad o la tarea inmediata de hacerlo, es probable que recaiga sobre él. El desafío pasa por integrar e involucrar a los otros sectores en su elaboración. Luego, la transmisión de ese alcance debe ser comunicado de manera concreta y, por escrito a toda la organización.

Los procesos que cubren a ese alcance deben estar detallados y, si seguimos con el ejemplo de distintas sucursales, todas ellas deben estar al tanto. Aún, de aquellos procesos que estén bajo la órbita de las otras unidades.

Recuerda que una “declaración oficial, clara y concisa” ayudará a enfocar y concentrar todos los esfuerzos para que el SGC corra con éxito.

Quieres que te ayude a definir el alcance de tu sistema? Déjame un comentario y lo debatimos.

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4 comentarios
  1. Gracias por transmitir tu experiencia.
    La cultura de calidad en las empresas, empieza con los individuos.

  2. gracias por tu aporte! necesito que me ayudes a definir el alcance de una empresa de confecciones

  3. Hola,me interesa que me puedas ayudar con el alcance de mi operación, actualmente soy broker y estoy implementando el estandar de BRC agents & brokers, espero puedas ayudarme.

    Saludos

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