El efecto check list

Nunca podría imaginar el uso tan extendido que podría tener una lista de chequeo. ¿Y tú? ¿Has usado alguna vez una checklist o lista de chequeo? ¿Sí, cuando? ¿Le has visto utilidad? Has leido El Efecto Check List ??

Los que nos encontramos en el mundo de los sistemas de gestión, hemos usado infinidad de veces una lista de chequeo para las auditorías, las inspecciones, etc. ¿Verdad? Y realmente me resulta de lo más práctico…

Para el que no haya usado nunca una lista de chequeo: se trata de un formato para realizar actividades repetitivas, que puede contener una serie de requisitos a cumplir. Con esta lista vamos comprobando de forma ordenada y sistemática el cumplimiento de todos esos requisitos. De esta forma te aseguras que no se te queda ningún requisito o tema importante por revisar o comprobar.

Acabo de leerme el libro uso u “El efecto chechlist” de Atul Gawande, el cual te recomiendo, donde vas a descubrir como una simple lista de comprobación elimina errores y salva vidas.

El uso de las listas de comprobación están tan extendido en todos los sectores y actividades, que se vuelve imprescindible si quieres obtener buenos resultados en tu trabajo. Este libro nos pone varios ejemplos, desde sectores tan diversos como el sector de la medicina hasta la aviación. Te invito que practiques la lectura con libros tan curiosos como este.
Pero sin desviarnos mucho de nuestro tema, ya que este blog trata temas de calidad y seguridad alimentaria, vamos a ver que aplicación tendrían las listas de chequeo, listas de comprobación, listas de control, listas de verificación, checklist… ¡fíjate cuantos nombres podemos darle!

Los usos principales que pueden tener una lista de chequeo son:

• Llevar a cabo actividades de forma ordenada y sin dejarnos ni olvidar ningún paso o tarea atrás.
• Dejar evidencia de la inspección de una serie de puntos contemplados en dicha la lista. Como lo dejábamos contemplado en este artículo
• Para verificar o examinar la posible aparición de defectos en una inspección, contemplando los posibles, vamos tachando los descartables.
• Para verificar y controlar las operaciones, de forma que nos aseguremos que está todo bajo control.

Como ves son varios los usos que se le pueden dar a las listas de chequeo o checklist. Y son usadas en más momentos de los que a veces imaginamos, ya que está tan metido en nuestra rutina, que no somos capaces de identificarlo.
Además tiene una gran ventaja, y es que cuando terminamos de completar y cumplimentar la lista de cheque estamos obteniendo la evidencia de la realización de nuestro trabajo, estamos ya teniendo el registro.

¿Cómo debemos usar las listas de chequeo?

Una vez que finalicé la lectura del libro que te he comentado anteriormente, éste me cambió sustancialmente la visión sobre las checklist. Y es que es muy importante que configuremos buenas listas de chequeo, que queden lo más sencillas y claras posible para su cumplimentación y seguimiento, que la lectura en sí de la lista no sea una tarea más. El objetivo de las listas de chequeo es agilizarnos el trabajo, no hacerlo aún más pesado.
La información mínima que debe contener las checklist debe ser:

• Los requisitos que debemos checar o controlar.
• Cuando establecemos que ese requisito está cumplido o no, si es correcto o incorrecto, válido o no válido, conforme o no conforme.
• La frecuencia con la que vamos a realizar el control o chequeo.
• La persona que estará haciendo el control
• Posibilidad de registrar la evidencia que demuestra si es correcto o incorrecto el requisito, sobre todo el incorrecto. Esta parte es más opcional, pero en caso de auditorias o inspecciones, la considero muy aconsejable, ya que así nos quedará registrado que fue lo que encontramos mal.

Recuerda lo que veíamos en el artículo de ‘Preparándome para la auditoría‘, aquí hablamos de la importancia del orden dentro del sistema, pues podemos ayudarnos con una lista de chequeo.

Sé que diseñar listas de chequeo es un trabajo tedioso y largo, que la mayoría de las veces dejamos de hacer por “pereza”, pero yo he podido comprobar que aunque inicialmente se dedica más tiempo del deseado, al final es tiempo ganado.
Si está necesitando hacer una lista de chequeo para controlar algún proceso, te animo a hacerlos y por supuesto si necesitas mi ayuda, ¡estoy en el Club!

A continuación te expongo algunas checklist que he usado o ayudado a diseñar para otras actividades.

 

 

 

Como ves, algunas lista de chequeo pueden ser tan simples como ésta última, pero de gran utilidad.

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Gracias.

Pd: esta es una nueva sección que tendremos en el blog. Cada mes publicaré sobre un libro que yo haya leído y le haya sacado provecho. Uno de mis grandes hobbies es la lectura, y qué mejor que aprovechar el hobbie para leer sobre temas interesantes, ¿verdad? Te animo a que practiques la lectura todos los días un ratito.

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