Actualmente ya no nos debemos conformar con buscar la mejora continua de nuestro sistema sino que debemos conseguir una gestión eficiente y eficaz. Ya he hablado en diversas ocasiones de la gestión de los procesos, pero en este caso le vamos a dar una gestión de procesos orientada al tiempo. Y es que invertir el tiempo adecuado en cada proceso es un punto importante que en la mayoría de las ocasiones queda en el olvido o en el segundo plato. No solo nos debe primar hacer bien nuestro trabajo sino además hacerlo en el menor tiempo determinado.
Como responsables de calidad debemos tener presente también este factor y establecerle indicadores de medida para poder tomar acciones determinadas en caso de obtener datos no muy satisfactorios.
Cualquier trabajador debe ser consciente del tiempo que dedica a sus tareas en el trabajo, ya que es el recurso más preciado y más costoso. Bajo el sistema de gestión de calidad nos enfocamos en medir la productividad a nivel de desperdicios, producción conforme, producción no conforme, averías, etc pero nos dejamos atrás la gestión del tiempo.
Hoy en día hay infinidad de software que nos ayudan a medir los tiempos y así analizar la productividad de las personas en su trabajo. Es verdad que la mayoría de ellos están enfocados a trabajo realizado con un ordenador, pero es que son estos trabajos los más propensos a pérdidas de tiempo, divagamos por internet, nos entretenemos con los correos electrónicos…
Los principales indicadores que podemos medir en este sentido pueden ser:
- – El tiempo dedicado a actividades productivas
- – Lo que representa el tiempo productivo sobre la actividad total
- – El tiempo dedicado a otras actividades que no son relacionadas con el trabajo
- – Interrupciones, distracciones, etc durante la jornada de trabajo
- – Medir el enfoque-esfuerzo del trabajador.
El medir estos indicadores no está enfocado al espionaje del trabajador, sino todo lo contrario. Se debe enfocar a proporcionar herramientas de mejora para el trabajador, ya que en la mayoría de las ocasiones no son conscientes de sus niveles de productividad tan bajos y no saben como podrían mejorar su rendimiento.
Hay una serie de factores que influyen a que haya una falta de productividad en el trabajo:
- Falta de concentración
- Falta de objetivos
- Exceso de tiempo personal
- Reuniones excesivas y poco productivas
- Abuso de herramientas como el correo electrónico
- Interrupciones excesivas,
- Etc.
En España se tiene una obsesión por cumplir con unas jornadas de trabajo extensas o no llegar tarde ni dos minutos. Pero estar en el sitio de trabajo no implica que se esté trabajando y obteniendo un rendimiento beneficioso para la empresa. Por supuesto que no todos los trabajos son propensos a este tipo de optimización del tiempo. Hay puestos de trabajo que deben cumplir con un horario si o sí, por ejemplo cuando es de atención al cliente, operario de máquina, vigilante, etc.
Pero en este caso como responsable de calidad una vez que analices tus procesos y los recursos humanos necesarios para tus procesos deberás determinar cuales son los que pueden verse afectados tanto en productividad como en rendimiento.
Para mejorar los procesos a nivel de tiempo y la gestión de recursos humanos en ellos te aconsejo que siguas estos seis pasos:
- Define los procesos y los indicadores clave para medir su productividad.
- Define la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha elegido. Es mejor ir modificando una a una las fases que intentar cambiar todo el proceso.
- Una vez identificada la fase que se necesita optimizar, se planificará el proyecto de mejora, no olvides establecer un cronograma de implantación del proyecto.
- Se deberá definir claramente el objetivo de mejora que se pretende conseguir y la necesidad de recursos para conseguirlo.
- Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar los resultados obtenidos con la mejora del proceso. Comparar los datos obtenidos con el objetivo planificado.
- Controlar y seguir constantemente el proceso. En este punto te aconsejo que el objetivo conseguido pase a ser indicador de medida, de este forma mantendrás un control constante sobre el proceso mejorado.
Estos seis pasos puedes aplicarlos a cualquier proyecto de mejora, pero te insto a que hagas una prueba sobre un proyecto de optimización de tiempos y me cuentes tu experiencia.
Suerte y ánimo.
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