4 pasos para mejorar el control de documentos

Para poder llevar con eficiencia un sistema de gestión de calidad o seguridad alimentaria o medio ambiental, se requiere de gran volumen de documentación. Esta documentación a pesar de ser numerosa debe ser ágil y operativa. Pero en todos los casos, debe ser controlada de forma eficaz.

El sistema de control de documentos debe establecerse de forma que podamos asegurar que los documentos se encuentren actualizados y controlados, y además están siendo distribuidos a su lugar de uso o necesidad. De nada nos sirve tener unas instrucciones de trabajo magníficas si luego no las tienen las personas pertinentes.

En este sistema también deberemos de establecer que vamos a hacer cuando se revisan los documentos y se debe informar al personal afectado. Por ejemplo, si se va a dar formación sobre los cambios documentales.

El control de documentos nos va a permitir realizar un seguimiento de todos nuestros procesos, trabajos, especificaciones, cualquier operación que necesitemos, siempre vamos a estar necesitando el control documental para apoyarnos o para evidenciar dichos controles.

1. Creación del documento:

debemos establecer cómo vamos a crear los documentos, el formato que le vamos a dar y mantener una estandarización en la creación de dichos documentos.  Yo siempre digo que cuanto más sencillos y gráficos mejor. Pero no debemos de pecar del otro extremo, un diagrama de flujo simplemente no sería un procedimiento. Para la creación de documentos podemos hacer uso de herramientas desde las más sencillas como puede ser el paquete Microsoft office o similar y que está al alcance de cualquiera como de software específicos de creación de documentos para sistemas de gestión de calidad. Yo he tenido la oportunidad de trabajar con algunos y son realmente muy interesantes. Sobre todo para la difusión de los documentos.

2. Vinculación de documentos, revisión y aprobación:

cuando tenemos todo un sistema montado a nivel documental, es verdad que son muchos los documentos y formatos asociados. Por este motivo, resulta fundamental que hagamos una vinculación entre los documentos y formatos relacionados. Esta vinculación debe ser como mínimo entre documentos y entre personas interesadas. Es decir que cuando estés, por ejemplo, leyendo un documento, te resulte sencillo el saber cuáles documentos están relacionados y son de apoyo a este principal y a que personas se lo has entregado o distribuido. Esto como digo es fundamental sobre todo para cuando se hacen revisiones y ediciones nuevas de documentos. Por ejemplo, si estamos trabajando en Word, el uso de los hipervínculos es muy sencillo y de gran utilidad. Pero hay que tener la precaución de no romper estos hipervínculos para que nuestro sistema no se desmorone. Estoy recordando un sistema que audité no hace mucho donde tenían una simple hoja en PowerPoint con botones sobre el mapa de procesos desde podían acceder a todo el sistema de gestión. Era una interesante y sencilla metodología.

3. La integración con el entrenamiento del  empleado:

por supuesto, cuando se crean nuevos documentos, se modifican los existentes o se eliminan, se crean nuevos formatos de trabajo, etc, el siguiente paso es hacer una distribución de todos esos documentos nuevos. Pero lo ideal es no hacer solo la distribución, por ejemplo con mail indicado la actualización en el servidor, o mail mandando los nuevos, sino que se debería hacer una sección formativa indicando los cambios que se han introducido en el documento.

4. Solicitudes de cambio:

enlazando con el punto anterior, en estas secciones formativas a los empleados o personal pertinente pueden surgir la necesidad  de nuevos cambios. Por eso, a veces es mucho más interesante que estas secciones formativas se hagan previa a la aprobación definitiva del documento. Quien mejor que el propio personal implicado en el proceso para definir o determinar el contenido del documento. El responsable de calidad suele ser la figura que redacta y elabora los documentos, pero siempre debe hacerlo con la intervención y apoyo del dueño del proceso. Y finalmente, en el procedimiento de control documental se debe establecer la forma de solicitar posibles cambios a los dueños de los documentos o esos dueños poder notificar la necesidad de cambios sobre sus documentos.


El sistema de control de documentos establece las bases para un sistema de calidad eficaz.Contiene los «bienes» de tu sistema: las políticas, los procedimientos, las instrucciones para trabajar y así sucesivamente. Y si este control no lo tenemos previamente establecido puede ser propenso a errores y crear un proceso que consume recursos sin utilidad.

Y no olvides que cuando estés diseñando el procedimiento de control de documentos debes tener presente la norma de referencia que estés implantando. Por ejemplo la norma ISO 9001:2008 nos pide que determinemos:

–       Como vamos a aprobar los documentos

–       Como haremos la revisión y actualización de los documentos

–       Como se identificarán los cambios y en que versión se encuentra cada documento

–       La forma de distribuirlos y que estén accesibles

–       Mantenerlos legibles e identificados

–       Que los documentos de origen externo también deben ser controlados

–       Y por último tener en cuenta los documentos obsoletos.

La futura versión de la norma ISO 9001:2015, nos fusiona los requisitos de control de documentos y registros en un solo punto, el tratamiento realmente es el mismo y por tanto su control.

Pero no solo la norma ISO 9001 tiene requisitos sobre control de documentos, también la norma ISO 22000, ISO 14001, BRC, IFS.

Soy consciente que estos requisitos son tratados con cierta ligereza y no se les da la importancia requerida, pero espero que con este artículo, su control sea cada vez más eficiente.

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11 comentarios
  1. Marife, buen día,
    Tu articulo ha sido de mucha ayuda, gracias!
    solo tengo una duda, ¿Quién o quienes son los indicados dentro de la organización para aprobar los procedimientos?

    • Hola Dalia, por regla general deberá ser Dirección y/o el responsable de calidad. Ellos deberán dar el ultimo vistazo al documento y su aprobación definitiva.
      gracias.

    • Regularmente son los Gerentes o Jefes de cada departamento involucrado, (Calidad, produccion, control de docs, ingenieria, etc…

  2. Hola, me podrían compartir algunos tips de como medir y dar seguimiento al proceso de la dirección general.

    Gracias!!!

    • Hola Flor, la mayoría de los procesos deberán ser medidos a traves de indicadores. Por ejemplo, el nº de acciones o proyectos de mejora que son conseguidos satisfactoriamente con el aporte de la dirección.
      un saludo

  3. Estimados compañeros: Estamos elaborando el sistema de gestión de mi fundación y en principio la documentación va a estar gestionada desde una base de datos de acces 2013. En ella se crearán varias tablas y vincularemos los procedimientos con los registros y demás documentos del sistema. Mi pregunta es la siguiente: ¿Conocéis algún programa gratuito de gestión de calidad? Y también os quería preguntar ¿son muy caros los programas creados por empresas de software que se manejan por ahí?

    Es un tema que me interesa mucho.
    Un cordial saludo

    • Hola Rafa, los programas gratuitos suelen ser muy limitados y a la larga no son aconsejables. De pago hay gran variedad, ya depende de si necesitas tan solo el control documental o tambien vas a integrar la gestión de no conformidades, objetivos, indicadores, mejoras…. De precios, rondan una gran horquilla, desde los 100€ por licencia hasta los 1.500 € dependiendo de sus características. Si necesitas algo concreto o requieres de mi ayuda para poder elegir el más conveniente, mandame un mail y te puedo indicar.

      saludos

  4. que herramienta se puede utilizar para que una organizacion lleve un corecto manejo y control de los documentos, algo como el listado maestro de documentos

  5. Genial, gracias por el video, realmente le da claridad a quienes aun no entienden la importancia de este control.

  6. Mi nombre es Blanca E. Garcia Maya. GTE. Documentación.
    llevo el control de la documentación en la industria farmacéutica, necesito determinar mis indicadores para una mejora continua. El departamento es un caos, ya que se implemento un nuevo sistema documental. y se cuenta con documentación del sistema anterior (caos. no se tenia un control en forma) y a hora el nuevo sistema donde apenas se lleva un control de la documentación técnica generada por los departamentos.

    Cada departamento genera su propia documentación

    Se tiene infinidad de bitácoras, las cuales se tiene que revisar para destrucción con 5 años de resguardo.

    Se trabaja con fechas retroactivas para emitir bitacoras, procedimientos y demás documentos.

    Si me pueden orientar para ver cuales serian los posibles indicadores para una mejora continua por parte del departamento de Documentacion.

    Gracias.

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