6 Claves para un correcto simulacro «RECALL» alimentario

¿Sabes con lo que debes tener en cuenta para que tu sistema de trazabilidad sea eficaz?

Deberás implantar un procedimiento tal que te asegure que cualquier materia prima, producto intermedio o acabado sea siempre localizado dentro de la cadena de suministro.

Una vez que lo tengas desarrollado, deberás comprobar que realmente funciona. Lo podrás hacer con “simulacros”. O  ejercicios de comprobación, por ejemplo tomando al azar algún producto terminado y estudiar si eres capaz de localizar todos sus ingredientes.

Te voy a dar unos consejos prácticos para que tu ejercicio sea eficaz.

  • Define tu escenario.El ejercicio de trazabilidad puede tener varios puntos de partida, dependiendo de la simulación que queramos hacer. Tenemos que ponernos en situación. Por ejemplo, imagina que recibimos una reclamación, entonces partiremos de un producto acabado, debemos hacer la trazabilidad hacia atrás. O por otro lado, encontramos una materia prima no conforme, es una reclamación de proveedor. En este caso es ascendente la trazabilidad. Tambien se nos puede dar el caso de una no conformidad en producción y se ve afectado el producto intermedio.

En definitiva, debemos saber cuales pueden ser nuestros escenarios y así ir tenerlos todos en cuenta.

El alcance del simulacro se refiere a concretar, por un lado, el sistema a comprobar (por ejemplo, el emplazamiento, la línea de producción, la división…). Y por otro lado, qué hipótesis de trazabilidad queremos comprobar (aviso de un cliente, aviso de la administración, aviso de un proveedor, a partir de una queja o devolución, a partir de un lote intermedio…).

  • Cuanto tiempo vamos a tardar: El tiempo que vamos a tardar en localizar todo el producto es vital,  en función del riesgo o impacto que pueda tener el “potencial problema” que estemos simulando. En las normas de seguridad alimentaría y los estándares que encontramos en el mercado de los clientes, este tiempo puede ir de las dos a las cuatro horas.

Márcate un tiempo que debes tardar, y cronométrate para asegurar que eres capaz de localizar todo el producto.

  • Te Cuadra el balance de masas.El balance de masas te ayuda a cuadrar las cantidades; es decir, que si se han fabricado 1000 kg de producto final, la suma de los albaranes de venta o distribución a distintos clientes/centros deben sumar 1000 kg.

Si encuentras desfase puede deberse a mermas, desechos, conservaciones de muestras, regalos…. Deberás tenerlo en cuenta e indicarlo así en tu ejercicio.

Pero el balance de masas debes tenerlo en cuenta según el origen de tu ejercicio. Si has simulado una no conformidad por reclamación de cliente deberás:  hacer el balance de masas de todo el producto final afectado por esa reclamación. Además, investigar si ha ido a más clientes. Pero si la incidencia deriva de una materia prima, deberás hacer balance de masas de esa materia prima, investigar a cuantos productos terminados ha ido, saber todo su destino. De esta forma debes asegurarte que eres capaz de localizar el 100% del producto “potencialmente no conforme”

  • Tienes tus contactos actualizados

Ya sea la trazabilidad hacia adelante o hacia atrás, deberás asegurarte que tienes los contactos de clientes o proveedores, respectivamente, actualizados. Dentro del tiempo de “simulacro” deberás contar el tiempo que tardas en localizar a la persona responsable de la empresa en cuestión.

No necesariamente deberás contactar con ella, sólo asegurarte que tienes el contacto. Aunque si es bueno que cada cierto tiempo, por ejemplo cada dos o tres año. Te comuniques con ellos para que te aseguren que el teléfono o mail proporcionado es el adecuado para comunicar una posible retirada de producto.

 

  • Trazabilidad de los controles de proceso. Es verdad que siempre que se habla de trazabilidad, pensamos en producto. Pero aquí vamos a introducir un factor de igual importancia. La trazabilidad de los procesos. Cuando estemos haciendo el simulacro, motivado por una “supuesta reclamación”,  debemos saber si está originada por un fallo en los controles. Y de esta manera saber si el fallo ha sido puntual o puede verse afectados más lotes que aún no han sido identificados.

Pongamos un ejemplo que, aunque no de inocuidad, sí de calidad. Un cliente se queja del contenido efectivo menor de un tarro de mermelada. Debemos comprobar que los controles que se hicieron en el proceso de llenado estaban correctos o por lo contrario detectamos que la báscula se desconfiguró por un corte eléctrico.  Esta desconfiguración puede afectar a otros lotes.

  • Documenta tu ejercicio.El ejercicio debe quedar documentado, podrás hacer un informe con toda tu investigación.  Hacer una secuencia de todos los movimientos de producto y sus controles asociados.

Sera la evidencia de que has llevado a cabo el ejercicio de comprobación. Un consejo, es muy útil adjuntar al informe “pantallazos” del software que uses para la trazabilidad de los productos, o escaneos de los registros de control.

No olvides dejar claramente evidenciado los balances de masas, indicando o justificando los posibles descuadres. Y el tiempo que has tardado en localizar todo el producto afectado.

 

Si estás necesitando hacer una simulacro y necesitas ayuda, todo esto y mucho más lo vamos a ver en el seminario.  «Trazabilidad y Retirada de Alimentos: Simulacros», entra y revisa toda la información. No querrás quedarte sin plaza.

 

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