No solo la norma ISO 9001 nos exige que hagamos un análisis de datos, como podemos ver en el punto 8.4, también lo encontramos en la norma ISO 14001 en el punto 4.5.1, ISO 22000 en el 8.2 y 8.4, en la IFS en el punto 5.3 o 5.8, en la norma BRC…. Y en definitiva en la mayoría de las normas.
El análisis de datos debe permitirte ser capaz de demostrar que tu sistema de gestión de calidad o ambiental o de seguridad alimentaria, es eficaz y por qué no, también decir que se eficiente. El análisis de datos te permitirá determinar dónde se pueden hacer mejoras específicas dentro de tu sistema y de tu empresa o actividad. Los datos utilizados para este fin se deberán recoger desde dentro de tu empresa pero también desde fuentes externas pertinentes. El origen de los datos puede ser muy diverso. Dado que cada empresa es un mundo, los datos que se reúnen seránexclusivos e intransferibles.
Por enfocarnos en una norma para este artículo, viendo la norma ISO 9001 Análisis de datos, los datos que debemos recopilar serán:
- Los niveles de satisfacción del cliente
- Nivel de desempeño de los proveedores
- Los resultados de seguimiento del producto y proceso
- Las tasas de no conformidades
- Tendencias y oportunidades de mejora para llevar a cabo acciones preventivas.
Para el resto de normas nombradas al comienzo, también podemos sacar un listado de los datos mínimos a analizar, lo podremos ver en otro artículo.
Si una vez que analices estos datos y no estás conforme con los resultados, deberás establecerte objetivos de calidad o acciones correctivas/preventivas para intentar que los próximos datos estén dentro de tus expectativas.
El propósito de analizar los datos es el siguiente:
- Para evaluar el desempeño de tu actividad en función de los planes establecidos y objetivos de calidad formulados
- Para poder identificar áreas de mejora
- Para ayudar a determinar la causa de los problemas
- Y por último, también para proporcionar una guía para determinar las acciones correctivas o preventivas más adecuadasa establecer, en caso necesario
Pero igual de importante de analizar los datos, será el recopilarlos adecuadamente, de esta forma el análisis te resultará más sencillo. Puedes crearte un listado de los datos a recopilar y su origen. El uso de hojas de cálculo te ayudará a su posterior análisis.
El análisis de datos eficaz es una parte esencial de cualquier sistema de gestión de la calidad, para ello te aconsejo que uses hojas de cálculo, donde puedas llevar también un control estadístico del proceso y una evolución de tendencias.
No es un requisito obligatorio de la norma ISO 9001, documentar el proceso de análisis de datos. Sin embargo, siempre resulta aconsejable editar una instrucción técnica de los datos que vamos a analizar, de donde los vamos a recopilar, donde se van a quedar registrados, como los vamos a analizar, etc.
Por tanto, te aconsejo desarrollar e implementar un procedimiento que define los roles y responsabilidades para el análisis de los datos del sistema de gestión de calidad con el fin de impulsar la mejora continua y facilitar un enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, donde describas:
- La recolección de datos
- Análisis de los datos
- Información de salida
- Informes
Si necesitas ayuda para poder desarrollar e implantar este procedimiento, te ofrezco el curso esencial de Sistemas de gestión de calidad, que lo puedes consultar en la web. Curso esencial de Sistemas de gestión de calidad.
En el curso te proporciono documentación de ayuda y plantillas de procedimiento de análisis de datos para ayudarle a manejar este proceso
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