Plan de Auditoría
Seguramente todos estamos de acuerdo en que las auditorías son absolutamente necesarias. Más allá de la escala y características particulares de cada organización, la auditoría es una herramienta muy poderosa. Claro y, como sucede con cualquier herramienta, todo depende de la forma en que la usemos.
Para lograr resultados positivos, después de hacer una auditoría en nuestra empresa, tenemos que empezar con el pie derecho. ¿Cómo? Comenzando con una buena planificación.
Veamos cómo hacer un buen plan de auditoría y lograr así nuestros objetivos.
Planificar, planificar y planificar…
Para muchos puede parecer casi trivial comenzar con una buena planificación. Sin embargo, es en los planes de trabajo en donde comienzan nuestros errores. Planes que no apuntan a cubrir los objetivos de una auditoría. Planes que solo incluyen ciertos sectores, son solo algunas de las razones de posibles fallas.
Pasos para armar un buen plan de auditoría
- Revisa cuales son los objetivos de una auditoría alimentaria.
Una auditoría debe poder identificar todos los problemas vinculados a la salubridad de los alimentos, ya sean existentes o potenciales.
Una vez identificados estos objetivos asegúrate de hacerlos extensivos a los distintos sectores pertinentes.
- Define el alcance de la auditoría.
Ser claro al momento de definir los límites que tendrá la auditoría es clave. Todas las personas involucradas deben conocer estos límites con claridad.
- Armar un buen equipo auditor.
Siempre insistimos en la importancia de armar un buen equipo de trabajo. Con las auditorías sucede lo mismo. Es primordial armar un buen equipo, en el que todas las personas tengan muy claro cuáles serán sus tareas y responsabilidades. Si hay diferencias, dudas o “matices” en cuanto a las opiniones o posiciones de las personas, realmente vale la pena que te tomes el tiempo en tratarlas. Para que el trabajo sea exitoso todas las personas deben “tirar del carro para el mismo lado”.
Otro punto clave cuando hablamos del equipo, es pensar con detenimiento los distintos roles y necesidades que debemos cubrir en ese equipo. Deberá haber un jefe líder, técnicos o especialistas en temas de gestión de calidad o por lo menos con alguna formación y sensibilidad en esta área. También puede ser bueno incluir a alguien que conozca del proceso, pero ¡atención!: esa persona debe asegurar mucha objetividad, por lo que esto puede ser un “arma de doble filo”.
- Tener un claro criterio de auditoría.
¿Qué queremos decir con esto? Que debemos basarnos en una Norma para realizar la auditoría. Siempre y, para que el trabajo resulte organizado y ordenado, debemos tener un marco de referencia en el que movernos. Una vez que hemos definido bajo que normativa auditaremos, decidiremos y organizaremos los documentos sobre los que trabajaremos.
- Calendario de auditoría.
A veces y, especialmente cuando son auditorías internas, nos vemos tentados a ser más permisivos con las fechas y los tiempos. Es importante y muy conveniente, definir un calendario y darlo a conocer. Una vez que dicha agenda ha sido convenida y aceptada, entonces debemos respetar y hacer respetar dicho calendario.
Aunque parezca exagerado, es muy importante generar compromiso con todas las partes involucradas y, que ese compromiso sea sostenido en el tiempo. ¿Cuántas veces nos dicen que “si” y luego tenemos que andar detrás corriendo de uno y otro? Si para lograr este compromiso tenemos que involucrar a una alta autoridad de la empresa, no dejemos de hacerlo.
Si tenemos en cuenta normas como la BRC o IFS, estos calendarios deben estar repartidos a lo largo del año. Ya no nos vale hacer una auditoria interna del tirón, debemos repartir a lo largo del año según el riesgo que cada proceso pueda llegar a tener. Lo mismo no será auditor el proceso productivo, que afecta más directamente en la seguridad del producto que auditar el departamento de recursos humanos, que planificando una vez al año, nos puede valer.
- Pensar en el día después de la auditoría.
Porque un buen plan no está completo si no incluimos detalles de cómo vamos a procesar la información que recabemos a partir de la auditoría. También debemos tener muy claro que, así como exigimos ciertas cosas a los demás, ahora otros esperan recibir un informe claro y preciso de la auditoría.
Informe de Auditoría
Además del informe propiamente y de los documentos asociados, hay algo aún más importante: que haremos con las “No conformidades” que hayamos detectado. Aparte de darlas a conocer, tendremos que disparar un rápido y efectivo plan de acciones correctivas. Después deberemos comprobar la efectividad de dichas acciones y, todo esto debe estar contemplado en el plan de auditorías. En pocas palabras, debemos tener en cuenta, quien por ejemplo comprobará la efectividad de esas acciones, qué hacer si comprobamos que no podemos corregir el problema, etc.
En pocas palabras: un buen plan de auditoría debe incluir un buen detalle de actividades, responsabilidades y plazos. También es deseable disponer de los instrumentos más adecuados para relevar y medir. Para esto no hay respuestas absolutas, sino que dependerá de las características de cada organización. Pero sobretodo, un buen plan debe hacer con la real y fuerte convicción de que las auditorías son una de las herramientas más poderosa con la que un buen sistema de gestión debe contar.
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