En este artículo vamos a ver todo el capítulo 7 del borrador de la norma ISO 9001:2015. Este capítulo trata sobre los recursos, competencias, conciencia y gestión documental necesarios para garantizar la efectividad del sistema.

7 Soporte

7.1 Recursos

7.1.1 generales

Aquí se debe determinar y asignar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad para mejorar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos de los clientes.

Para determinar los recursos necesarios deberás tener en cuenta lo siguiente:

–           capacidades y limitaciones que puede tener  la organización

–          que procesos o productos que pueden ser apoyados con los recursos existentes

–          que procesos o productos requieren de adicionar o cambiar recursos existentes siempre que estén  bajo el control de la organización

–          que procesos o productos pueden ser satisfechos con recursos externos.

Deberás asegurarte que cualquier introducción de recursos nuevos están controlado y sujeto a su gestión, de acuerdo con los requisitos de la Cláusula 6.3 – Planificación y control de cambios (ver 6.3 )

La organización debe establecer, mantener y aplicar los controles necesarios bien temporalmente o permanentemente de las partes externas involucradas. El tipo y grado de control a la externalización de los procesos o productos deberá quedar reflejado en el Sistema de control. Es decir, deberás asegurarte que los procesos o productos suministrados por una subcontrata cumple con las especificaciones iniciales determinadas.

Hay una nota en la norma que nos dice que el hecho de tener un proceso o varios subcontratados no exime a la empresa de ninguna responsabilidad por incumplir los requisitos del cliente.

7.1.2 Infraestructura y Ambiente de Trabajo

Este apartado de la norma no difiere de la versión actual del 2008 (ver 6.3 y  6.4 ISO 9001:2008). Igualmente debemos determinar las infraestructuras y entorno de trabajo necesario para lograr la conformidad del producto o servicio.

7.1.3 Equipos de seguimiento y medición

Aquí de igual manera, no difiere mucho del apartado 7.6 de la versión ISO 9001:2008.

En ambas versiones nos pide que tenemos que determinar y asegurarnos que disponemos de los equipos e instrumentos necesarios para medir la conformidad del producto o servicio. También nos indica la norma que debemos hacer para asegurarnos que dichos equipos son aptos para proporcionarnos unos datos válidos.

Y que por supuesto, como es lógico, mantener la documentación y registros que nos evidencien que dichos equipos o instrumentos son aptos.

7.1.4 Conocimientos necesarios documento

Este apartado sí que es totalmente nuevo. En él nos pide que debemos  determinar, proporcionar y mantener los recursos de conocimiento necesarios para proporcionar regularmente productos que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes y aumentar la satisfacción de los mismos.

También debemos tener en cuenta que nuestro entorno va cambiando y evolucionando y con ello nuestros conocimientos. Es decir, debemos tener en encuenta el cambio de necesidades de los clientes, su evolución en las expectativas, la innovación, la mejora continua…

7.2 Competencia

Este apartado es similar al punto 6.2 de la ISO 9001:2008. Donde debemos establecer cuál debe ser la competencia y formación de las personas relacionadas con la calidad de nuestro producto o servicio.

En primer lugar tenemos que determinar los requisitos de competencia asociados a cada proceso o conjunto de procesos, antes teníamos que determinar los requisitos de cada puesto de trabajo, en el borrador ya nos habla de las competencias por cada proceso. Ya no es como se venía haciendo la definición de cada puesto de trabajo que se reflejaba en el organigrama, sino la definición de competencias según el mapa de procesos.

El resto del apartado es igual al punto 6.2 de la ISO 9001:2008

7.3 Conciencia

Ahora sí que nos lo establece directamente como requisito, y es que todo el personal que esté relacionado con la calidad del producto o servicio debe ser consciente de la importancia  de su contribución a la eficacia del sistema, sobre sus beneficios y la mejora continua.

Y las consecuencias de su incumplimiento de funciones con respecto al sistema.

Ya hay que ponerse las pilas y formar a todo el persona, mantener vías de comunicación efectivas, como vamos a ver en el siguiente punto.

7.4 Comunicación

Aquí se debe determinar la necesidad de comunicaciones tanto  internas y como  externas necesarias para mantener la efectividad del sistema. Establecer que vamos a comunicar, a quien y como lo vamos a comunicar.

Este punto queda mejor detallado que en la versión de la ISO 9001:2008 del punto 5.5.3

7.5 Información documentada

Este apartado correspondería básicamente al punto 4.2  de la actual versión ISO 9001:2008.

7.5.1 Generales

Nos pide que el Sistema de gestión de calidad debe estar documentado según la norma, que debe contener toda la información necesaria para asegurar la efectividad del sistema y que debemos describir la interacción de los procesos

Nos describe una nota sobre el alcance, es único e intransferible, ya que va a depender del tamaño y tipo de empresa, procesos, productos, servicios, complejidad de los procesos, su interacción, y por último de la competencia de las personas

7.5.2 Creación y actualización del sistema

Al crear y actualizar información del sistema nos tenemos que asegurar que ha quedado correctamente actualizado e identificado el documento, por ejemplo por el título, fecha, autor, nº de referencia, versión, etc  También que se haya establecido el formato del documento (idioma, gráficos, versiones…) y el medio de comunicarlo (papel, electrónico)

Y por último, nos tenemos que asegurar que la versión es la adecuada

7.5.3 Control documental

Este apartado es totalmente igual que el correspondiente 4.2.3 de la norma ISO 9001:2008.

Como ves en esta versión no hace distinción entre documento y registro. Ambos los considera bajo el mismo requisito ya que los define como “información documentada”.

Nos vemos en el capítulo 8 de Operaciones.

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