La norma IFS ha sido revisada y se encuentra en la versión 6. Ya sabes que hay unos requisitos llamados KO que son de vital importancia cumplir para obtener la certificación.
En este artículo intentaré aclararte estos requisitos KO y su interpretación.
En la versión 6 de la norma IFS Food existen 10 requisitos KO vamos a verlos paso por paso:
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KO nº1: La dirección se asegurará de que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades respecto a calidad y seguridad alimentaria y de que se implanten mecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño. Dichos mecanismos deberán estar claramente identificados y documentados.
En este requisito KO debes describir las responsabilidades de todos los puestos de trabajo definidos en el organigrama sin olvidar aquellos que son claves para garantizar la seguridad alimentaria del producto. Y que una vez definidos los comuniques a cada uno por ejemplo mediante una reunión, de la que dejarás apta registrada. Durante la auditoria, el auditor puede mediante entrevista, preguntar al personal sobre sus responsabilidades, momento en el que el personal deberá responder con cierta soltura.
KO nº2: Se establecerán procedimientos de vigilancia específicos para cada PCC para detectar cualquier posible pérdida de control del PCC. Deberán conservarse los registros derivados de esta vigilancia durante un tiempo apropiado. Los PCC definidos deberán estar bajo control. Los registros deberán demostrar que el PCC está siendo vigilado y permanece bajo control. Los registros deben especificar la persona responsable así como la fecha y el resultado de las actividades de vigilancia.
Aquí debes establecer un procedimiento de vigilancia de cada punto de control crítico indicando como se controla, si se encuentran bajo control, qué hacer cuando no están bajo control, quien vigila los PCC, donde los registra, durante cuánto tiempo debes conservar esos registros y además de establecer el procedimiento, deberás conservar los registros que evidencien o demuestren que ese procedimiento se está cumpliendo.
Este KO puede ser no aplicable a tu empresa cuando no existan puntos de control críticos pero debes dejarlo perfectamente justificado en el manual para poderlo dar por válido por parte del auditor.
KO nº3: Los requisitos de higiene del personal estarán implantados y serán respetados por todo el personal relevante, subcontratistas y visitantes.
Debes establecer en primer lugar cuales van a ser las prácticas de higiene de personal, por ejemplo cuando lavarse las manos o que ropa llevar, y posteriormente comunicar estos requisitos de higiene al personal. Un buen momento de hacerlo sería en la reunión del KO nº 1. No olvides que el personal subcontratado (por ejemplo mecánicos) y a los visitantes (por ejemplo inspectores de sanidad) también deben conocer nuestros requisitos antes de entrar a las instalaciones. Lo más común en estos casos es hacerles leer y firmar una hoja resumen antes de su entrada.
Debes velar para que todo el personal cumpla con las buenas prácticas de forma continuada y dejar registro de dicha vigilancia, por ejemplo en actas de inspección cuando se esté verificando el sistema de autocontrol.
KO nº4:Deberá disponerse de especificaciones para todas las materias primas (materias primas/ingredientes, aditivos, materiales de envasado, reprocesas). Las especificaciones deberán estar actualizadas, sin ambigüedades y cumplirán todos los requisitos legales y, en caso de haberlos, los del cliente.
Define los productos que se usan (materias primas, material de envasado, aditivos…), esto quiere decir que debes tener disponible la ficha técnica descriptiva de todos los productos y además tener registros de que los productos cumplen con los requisitos legales, por ejemplo si trabajas una industria panadera debes solicitar junto con la ficha técnica el alveograma de cada lote suministrado por la industria harinera. Otro ejemplo si te suministran aceite de oliva virgen extra para fabricar tomate frito debes solicitar al proveedor la analítica del laboratorio con los parámetros que nos aseguren que es virgen extra.
KO nº5: Cuando existan contratos con clientes en relación con la fórmula/receta del producto y requisitos tecnológicos, también deberán cumplirse éstos.
Este requisito KO es para cuando entre tu empresa y el cliente existe un contrato específico para fabricar un producto exclusivo para él, es decir diferente al resto de gama de productos que se fabrican. Por ejemplo si el clientes te solicita que le fabriques pizzas precocidas con un porcentaje de ingredientes específico y solo lo hacemos así para ese cliente.
En este caso debes establecer una metodología de control de la receta que garantice que el producto se está fabricando como el cliente nos ha especificado.
KO nº6: Deberán existir procedimientos implantados para evitar la contaminación por materiales extraños, basados en un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Los productos contaminados se tratarán como producto no conforme.
Determina que medios usas para evitar, detectar o eliminar la contaminación física de los productos. En el procedimiento debes describir que medidas preventivas (por ejemplo evitar el uso de grapas, evitar cristales), establecer el uso de esos equipos (por ejemplo usando filtros, detector de metales, tamices…) que se van a hacer con los productos que detectemos contaminados, quieres serán los responsables, donde se van a registrar los controles, etc.
Aquí puedes tener uno o más procedimientos según la naturaleza de la posible contaminación analizada en la evaluación de riesgos, por ejemplo procedimiento de control de cristales, procedimiento de control de metales…
KO nº7: Se implantará un sistema de trazabilidad, que permita la identificación de los lotes de productos y su relación con los lotes de materia prima, de material de envasado en contacto directo con el alimento o destinado a entrar en contacto con el alimento. El sistema de trazabilidad incluirá todos los registros relevantes de producción y distribución. La trazabilidad debe estar garantizada y documentada hasta la entrega al cliente.
Este requisito KO está bastante explicito y no creo necesario explicar con detalle, aunque no olvides que la trazabilidad debe ser tanto hacia adelante hasta llegar al cliente como hacia atrás hasta determinar el proveedor del suministro. Y que todos los productos deben estar trazados, hasta el aceite o lubricante o hasta el hipoclorito usado para clorar el agua.
KO nº8: Se realizarán auditorías internas efectivas según un programa definido y convenido de auditorías que cubra al menos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y la frecuencia de las auditorías internas se determinarán con un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Esto es también aplicable a ubicaciones de almacenamiento propias o subcontratadas por la empresa.
Al igual que cuando se planifica la auditoria de certificación, para la auditoría interna debes establecer un programa que te indique cuantas auditorías internas vas a tener a lo largo del año y cuál sería el alcance de cada una de ellas. Con un ejemplo creo que se puede ver más claro: si este año se has detectado un nº significativo de no conformidades para el año siguiente puedes programar dos auditorías (semestral) para reducir el riesgos de posibles incumplimientos y para verificar la correcta resolución de las incidencias anteriores. O por ejemplo si has identificado gran cantidad de puntos críticos por la complejidad del sistema deberás realizar las auditorías internas con mayor frecuencia para garantizar el cumplimiento de los requisitos.
KO nº9: Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la retirada y recuperación de todos los productos, que asegure que los clientes implicados sean informados tan pronto como sea posible. Este procedimiento incluirá una asignación clara de responsabilidades.
Este requisito está muy relacionado con el nº 7, ya que si tu sistema de trazabilidad no es efectivo, difícil será recuperar producto no inocuo suministrado a nuestro cliente. Como el requisito nos indica, debemos formular un procedimiento de gestión de productos no inocuos, es decir no aptos para su consumo, indicar como vas a comunicars con el cliente ante esta situación, como procederas a la retirada, que haces con el producto contaminado, donde lo registras…. El auditor nos puede pedir registros de las retiradas desde la última auditoría.
KO nº10: Se formularán con claridad, documentarán y emprenderán acciones correctivas, tan pronto como sea posible, para evitar la reaparición de la no conformidad. Se definirán con claridad las responsabilidades y los plazos para la acción correctiva. Se guardará la documentación de manera que esté segura y sea de fácil acceso.
Es de vital importancia que el registro de las acciones correctivas sea lo más claro posible y que el análisis de las causas lo más ajustado y profundo para conseguir que la no conformidad no vuelve a ocurrir. Te pongo un ejemplo, en muchas ocasiones me encuentro como análisis de causas “por falta de tiempo”, NOOOO, por favor evitar esa causa, que no nos lleva a solucionar nada, la causa real puede ser por error en la planificación, o por escases de empleados, etc.…
Y no olvidar que se deben conservar los registros de todas las acciones tomadas, responsables, plazos de ejecución, verificación, etc…
En siguientes artículos seguiremos tratando sobre requisitos de la norma IFS Food versión 6, pero si necesitas conocer con más profundidad la norma, te invito a hacer click aquí para recibir información del curso que imparto sobre esta norma.
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Hola!! Ante todo dar mi enhorabuena por la página ya que resulta muy útil para todos los usuarios. Me ha gustado mucho este vídeo porque es aclaratorio, pero tengo algunas lagunas un poco más concretas de la IFS Food vs 6 en cuanto a la evaluación de la defensa (análisis de peligros, áreas críticas y sistemas de alerta), así como seguridad en la planta, adulteraciones, sabotaje, etc. En la normativa lo nombran muy por encima, pero necesito más… Me podrías indicar más información o dónde encontrarla?? Graciaaaaas 🙂
Hola Cristina, gracias por tu apoyo, me alegro de que te se a útil, eso me anima a seguir.
Efectivamente, es un capítulo nuevo de la versión 6 de la norma, no está muy desarrollado pero tienes que leerlo con mucho detalle, ya que está muy condensando. En definitiva lo que nos quiere decir es que hagamos un análisis de los peligros y riesgos que pueden aparecer en nuestras instalaciones frente a posibles sabotajes, adulteraciones, entrada de personas no autorizadas… similar al análisis de peligros de seguridad alimentaria (puedes usar el mismo formato de probabilidad, gravedad, controles…) Y teniendo en cuenta la situación real de la empresa, por ejemplo si tenemos guarda de seguridad, puertas con aperturas con códigos, identificación de personal…
Espero así resolverte la duda, no obstante yo tengo un curso de ifs en el cual hay una guía de implantación para elaborar el food defense, lo digo por si estás interesada. Curso IFS Food version 6
Espero haberte serivido de ayuda, si necesitas algo más no dudes en contactar conmigo.
Un saludo
Marife
Muchas Gracias Marife!!!
Si me has aclarado algo, pero solo tengo una ultima pregunta… el equipo del plan de defensa alimentaria, es lo mismo que el equipo de recall o son diferentes??? Porque según información que he encontrado, quizás según los países u otros factores, llaman a este equipo de diferente manera aunque realmente sea el mismo…
Gracias anticipadamente.
Un saludo
Hola, me alegra a verte encontrado, ya ke inicie trabajo en un hotel me encargaron la funcion un poco de auditoria en todas las areas, estoy recien llegada de españa y alli las cosas funcionaban distinto, me encuentro un poco perdida y no quiero quedar mal en este nuevo empleo, ya ke me ha costado conseguirlo y lo necesito ajala me puedas ayudar, te lo agradezco mucho gracias.