¿Cuántos procedimientos tienes?

Ya hemos visto juntos como se desarrolla y elabora un mapa de procesos fiel a tu actividad. Pues ahora el siguiente paso que te toca es diseñar y desarrollar cada uno de los procedimientos de esos procesos que consideres de mayor relevancia.

Tienes que decidir que procesos vas a documentarlos en un procedimiento y cuáles van a quedar descritos dentro del manual de calidad o con una simple instrucción de trabajo.

 

 

[box type=»download»] Sólo audio Ir a descargar[/box]

Como ya sabes hay procedimientos mínimos que nos exige la norma de referencia que estemos tratando y el resto será de tu propia elección.

No existe un formato ideal para todos los Sistemas de Gestión de la Calidad, aunque ya sabes que está muy extendida la arquitectura tradicional basada en un Manual de la calidad, una serie de procedimientos e instrucciones y un conjunto de registros. En cualquier caso, la clave es que lo hagas simple y operativo. Te puedo asegurar por experiencia que nadie, mucho menos los auditores del organismo de certificación, quedarán impresionados por un sistema cargado de papeleo y demasiadas palabras.

El procedimiento es la forma especificada por la organización para llevar a cabo una actividad o un proceso (determina cómo hay que hacerlo). Y el objetivo principal de normalizar los procesos es conseguir que todas las personas que realizan una tarea o actividad la hagan siempre de la misma forma (entiende que la forma de normalizar tus procesos escogida va a ser la mejor de las formas posibles para ti y que, además, se ha acordado así). La normalización de los procesos es un requisito para la gestión de la calidad en cualquier empresa y la documentación va a ser la forma de unificar y de dejar constancia de la sistemática de trabajo.

El número de procedimientos, instrucciones, fichas y demás documentación que elabores será en un número suficiente de documentos que permita garantizar la operatividad y simpleza a la vez. Y además teniendo en cuanta que su fin es el hacer las cosas bien teniendo en cuenta la cualificación y la valía del personal.

Una organización  pequeña se pueden describir sus actividades en pocos documentos. Mientras que en una organización compleja o con mayor entresijo de procesos puede ser necesario crear varios procedimientos por cada área o departamento, etc., incluso diferentes instrucciones para un mismo puesto de trabajo.

Tú debes decidir el formato y el tamaño de la documentación de tu sistema, pero no olvides que debes tener muy en cuenta las personas que van a hacer uso de estos documentos, ya que  en la mayoría de los casos sólo necesitan instrucciones simples, no los compliques con procedimientos mastodontes.

Recuerda esto que te digo: documenta sólo lo imprescindible y en la forma más simple e inteligible posible.

Te voy a dar unos consejos para comenzar a redactar tus procedimientos:

• Aprovecha la redacción de los procedimientos, instrucciones, Manual, etc. para reflexionar acerca de tus procesos que sigues actualmente, de su idoneidad y de lo que es importante. Puede ser que necesites mejorarlos y/o optimizarlos, pues ahora es el momento.
• Evitar escribir las cosas dos veces, lo que describes en un documento no lo vuelvas a escribir, usa las referencias o vínculos.
• Utilizar un lenguaje llano y claro (la documentación del sistema no la vas a presentare a ningún concurso literario).
• Describir los procesos siguiendo un orden cronológico, fase a fase, paso a paso.
• ƒDocuméntate sobre otros sistemas, investiga sobre lo que han hecho otros y quédate con lo mejor de cada uno.
• Que no te eche hacia atrás, pide consejo u  opinión  a personas con experiencia en la elaboración de sistemas de gestión, seguro que te pueden aportar ideas. Yo es lo que intento hacer con este blog, darte ideas y todo mi apoyo.
• Y como última sugerencia que te voy a dar es que te crees una plantilla de documento en el procesador de textos, de forma que estandarices todos los documentos tanto visualmente como en contenido. Determina que  todas las páginas tengan la misma cabecera, incluyendo el nombre y número del procedimiento, fecha de edición, aprobación, agrupación y nombre/logo de la organización. Y créate un pequeño guión del documento, cual es el objetivo del procedimiento, el alcance, lugar para un diagrama de flujo (si lo consideras necesario), documentos de referencia, personal implicado, recursos necesarios, descripción de cada fase, controles de cada fase…

Ya te he dado una pautas básicas de cómo elaborar los procedimientos. Ahora te toca a ti, manos a la obra. Y si te surge alguna duda o quieres consultarme algo, ya sabes que estoy aquí.

 

¿Te Ha Gustado este Artículo?

Este blog continua sus publicaciones en una nueva web: https://marifemontes.com/blog/

Sigue siendo la misma, y hablaremos de lo mismo, no ha cambiado nada, sólo la dirección web!!!

Suscríbete y recibirás la información publicada puntualmente.

He leído y acepto la política de privacidad