La norma ISO 9000:2005, Norma sobre «sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario» ha definido los documentos y registros.
Según la norma ISO 9000:2005, un documento se define como la información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de ordenador o de otra manera.
Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos.
En consecuencia, podemos interpretar la siguiente:
– Todos los documentos no son registros.
– Todos los registros son documentos.
Y digo esto porque por regla general se confunden los términos documentos y registros. Para aclarar la diferencia entre el documento (que no sean de registro) y el registro, te voy a dar una clara diferencia:
– Un documento (que no sean de registro) es un documento vivo, mientras que un registro es un documento muerto.
– Un documento (que no sea registro) menciona cómo llevar a cabo una actividad, mientras que un registro menciona cómo se ha llevado a cabo la actividad.
– Documentos (excepto los registros) están sujetas a cambio, los registros son la evidencia de la actividad desarrollada y no está sujeto a cambios.
– Documentos se aprueban y publican (o liberado) por la Dirección y /o responsable del sistema. Los registros se generan y se aprueban después de la actividad por cualquier persona que lo haya generado.
– Período de conservación de documentos (que no sean registros) por lo general no se mencionan, ya que son de papel directo, sin embargo, se puede especificar el período de retención de registros.
– Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.
Como ves son muchas las diferencias.
Espero que a partir de ahora no se vuelvan a confundir los términos de documento y registro.
Si te ha ayudado, ahora ayúdame a mí dándole a “me gusta”.
Muchas gracias por aporte, hace mas claro y sencillo el uso de los terminos. Tengo una pregunta si en la organización que laboro se lleva el informe de las actividades desarrolladas en formatos aprobados, al diligenciar la información en estos documentos pasarian a ser registros?
Hola Angelina, un formato en el momento que se cumplimenta, pasa a ser un registro.
Gracias y un saludo
Hola Marifé,
Interesante artículo, gracias por compartir tus conocimientos.
Quería preguntarte algo sobre los cambios, tú indicas lo siguiente: «Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.» Sobre los cambios en los documentos lo tengo perfectamente claro, pero cuando mencionas que los registros se identifican con números de formato, ¿a qué haces referencia con números de formato? Podrías aclarármelo con algún ejemplo por favor.
Saludos,
Hola Gustavo, me refiero por ejemplo el F560 puede ser el formato de informe de Revisión por la dirección. Es una simple forma de nombrarlos. Es por darle una numeración. Pero se pueden identificar como mejor os venga.
saludos
Hola Marife
Quería preguntarte con lo que te menciona gustavo en la web dice: “Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.” mi pregunta es si en los formatos queda evidenciado los cambios en caso de tenerlos.
Muchas gracias
Hola Gabriela, los formatos son tambien documentos, que deberán ser revisados y controlados.
Gracias! saludos!
Hola, quería preguntarte, si los registros no están sujetos a revisión o cambios, como debe tratarse un registro que luego de realizada la actividad se evidencia algún error o que por trazabilidad es necesario corregir algún dato. Específicamente debe continuar la secuencia de numeración con que se controlan ? es incorrecto tratar ese cambio como una revisión? en cual norma puedo conseguir mas información? Muchas gracias
Hola Mercedes, los registros son los formatos cumplimentados. Si se evidencia un error, tan simple como tacharlo, que no borrarlo, de forma que nunca ocultemos el error, y escribir al lado el dato correcto. El formato es el «documento» sujeto a revisiones y cambios.
Puedes consultar la norma ISO/TR 10013, puede serte útil.
Espero haber resuelto la duda.
Saludos
Un operario pierde eficiencia al completar registros? Se desconcentra?? Es cierto que las grandes compañías tienden a que un solo operario se encargue de todos los reg y el resto trabaje?
Me suena a excusas.
Gracias
no es cierto que pierda eficiencia al contrario si fuera un formato de llenado continuamente, el personal se diera cuenta de cualquier problema o anomalia que susitara en su puesto de trabajo,pero si un solo operador se encarga de los documentos ya que a estos solo se les da revición y se agregaria modificaciones si fueran requeridas
yo lo vería como mera excusa, recordando que cualquier registro es evidencia del trabajador por muy simple que esta sea su información, es evidencia de que se realizo alguna actividad dentro de cualquier puesto de trabajo.
Me ha parecido muy interesante