En diversos artículos hemos puesto en entredicho la falta de compromiso de la dirección con respecto a sus funciones en el sistema de gestión de calidad. Y he tenido respuestas en ambos sentidos, unas respuestas muy gratas en la que me indicabais que vuestra dirección está implicada en el sistema, pero también he tenido algunos comentarios en la que os quejabais “un poco” sobre vuestra relajada dirección.
Pues este artículo, me gustaría que te sirviese de guía para determinar la implicación de la Dirección y también para ayudarla a implicarse.
Se trata de una serie de preguntas que te debes contestar y con la respuesta intentar detectar por donde puede originarse la “relajación” de sus funciones.
- ¿De qué manera demuestra su compromiso de forma visible, activa y continua en la gestión?
- ¿Cómo son los métodos utilizados para demostrar ese compromiso?
- ¿Se asegura de que todo el personal entiende y pone en práctica la política de calidad?
- ¿Cómo le da seguimiento a la implantación de la política de calidad y el sistema de calidad?
- ¿Son los recursos suficientes para implantar y mantener el sistema de gestión de la calidad?
- ¿Se hace eco cuando hay desviaciones en la política de calidad y falta o insuficiencia de recursos en cualquier parte o aspecto de la empresa?
- ¿Se hacen exámenes a la gestión, al seguimiento, la retro-alimentación de los clientes y al seguimiento de las medidas adoptadas en las incidencias?
- ¿Se controla el progreso en los procesos?
Tus respuestas pueden ser muy gratas al darte cuenta que en realidad la Dirección está más implicada en el sistema de lo que pensabas.
Y ahora hazte nuevamente estas nuevas preguntas:
- ¿La dirección ha nombrado a un miembro de su equipo como responsable del sistema? Nunca está de mal tenerlo por escrito, es verdad que para la ISO 9001 no es una cosa habitual pero hay otras normas que sí es más común. [/box]
Pasando ya directamente a la Revisión del Sistema de Gestión, chequea lo siguiente:
[box type=»info»]- La realización de la revisión del sistema de gestión.
- El entendimiento por parte de Dirección y miembros implicados del propósito y la importancia de la Revisión. Ya que es una operación critica para el sistema.
- Periodicidad de la revisión: normalmente es anual, pero podría ser más adecuado intervalos más cortos. No necesariamente siempre tiene que ser una revisión completa. Puedes repartir en trimestre los distintos puntos a tratar. Quizás así se aprovecha mejor la reunión y se estudia con más profundidad el orden del día.
- Orden del día: es importante que se defina previa a la realización de la revisión el orden del trabajo. Asegúrate que se ha revisado lo mínimo que pide la norma, como mínimo anualmente.
Cada norma es muy clara con los puntos mínimos a revisar, pero a veces somos tan escuetos en cada punto que al final el propósito de la revisión del sistema se diluye con el simple objetivo de cumplir con la norma.
Ahora te voy a dar unos consejillos para que puedas aportar datos de valor a la revisión y puedas sacar mejores conclusiones:
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- Considere la posibilidad de revisar los resultados reales de informes anteriores, la madurez del sistema de calidad, valórala, su eficacia en la consecución de las políticas y los objetivos de calidad.
- Tendencias que pueden indicar problemas en el sistema
- Identifica las áreas problemáticas crónicas que reciben una atención especial
- Revisa cada uno de los procesos del sistema desde su raíz, ayúdate de sus indicadores.
- Analiza si la estructura de la empresa es la más óptima.
- Analiza la adecuada formación de todo el personal tanto en sus funciones como en sus responsabilidades con el sistema.
- Y por qué no? Incluye datos económicos, de rendimientos, de productividad… esto ayuda a saber sobre la salud de la empresa.
- No sólo tengas en cuenta las “encuestas de satisfacción de clientes”, usa más métodos de captación de su opinión, te sorprenderás…
- Realiza un buen análisis de las No conformidades, clasifícalas por causas, tipos, departamentos, correcciones, etc… Veras más claramente cuál es el proceso, departamento, equipo con mayor concentración de No conformidades. Será ahí donde debas aportar tus mayores esfuerzos.
- Si has hecho cambios en instalaciones, analiza el impacto de estos cambios en los productos y procesos, sacarás conclusiones de acierto o no de ese cambio.
- No digas sólo “Objetivo no cumplido”, describe el motivo de no haberlo conseguido, cuáles fueron las trabas, que no funcionó de la estrategia, que vas a hacer en el futuro para intentar conseguirlo… y por supuesto no mantengas la estrategia, si no te funcionó a la primera, tampoco lo va a ser a la segunda. Se realista contigo mismo.
- Desgrana cada uno de los indicadores, no tengas pereza en pasar los datos a gráficas, se verán mucho más claros. Y por supuesto, analízalos en profundidad. Los datos más altos, los más bajos, los motivos de las fluctuaciones, etc.
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