Hábito 3: ESTABLECER PRIMERO LO PRIMERO

Habito 3: ESTABLECER PRIMERO LO PRIMERO / ADMINISTRACIÓN PERSONAL

Llegamos al tercer hábito, y es el primero que nos propone una acción concreta: tengo que llevar a la práctica lo que establecimos en el primer y segundo hábito. Recordamos que el primer hábito establece que nosotros somos los creadores de todo aquello que imaginemos, pensemos y deseemos tanto para nuestros proyectos laborales como personales. El segundo, nos propone una estrategia clave: crear en nuestra imaginación aquello a lo que queremos llegar.

Si queremos pensar el tercer hábito en términos de estrategia o metodología a seguir, aparece una herramienta muy importante, de las más importantes en cualquier tipo de gestión: organización del tiempo en cuatro cuadrantes.

El gran secreto del tercer hábito

En tiempos en los que el tiempo, y no es un juego de palabras, parece ser uno de los grandes tesoros, saber optimizar el recurso parece definitorio.

Más allá de la escasez de tiempo, y en lo que muchas veces caemos sin darnos cuenta, el problema es la forma en que organizamos dicho tiempo. Durante las auditorías es frecuente escuchar «si tuviéramos más tiempo» o tal cosa «no la podemos hacer porque nos falta tiempo».

El tercer hábito nos propone dividir los distintos temas, acciones o planes en los siguientes cuatro cuadrantes:

  1. Urgente
  2. No urgente
  3. Importante
  4. No importante

hábito

Cuando llegamos al tercer hábito, llegamos a la primera oportunidad de actuar con absoluta voluntad independiente. Todos tenemos muchas actividades por hacer, y a quién no ha pronunciado la frase «no sé ni por dónde empezar»? Es precisamente lo que nunca te puede pasar, si quieres ser efectivo en tu gestión. Tienes que saber con qué actividad empezar y con cual seguir. Ahora bien, cuál es el criterio para definir dicho orden? El cuadrante te propone, que definas y distingas entre las cosas que pueden ser o o no urgentes y las que son importantes de las que no lo son.

Donde debo concentrar mis energías

Después que leemos las categorías del cuadrante, es natural que todos deseáramos invertir la mayor parte de nuestro tiempo y nuestras energías en las cosas importantes y no urgentes.

Trabajar sobre lo urgente, suele ser necesario en muchas ocasiones. Sin embargo, cuando aplicamos el tercer hábito y adquirimos cierto entrenamiento, las cosas urgentes disminuyen en cantidad significativa.

Un líder efectivo dedica gran parte de su día en atender las cosas IMPORTANTES y NO URGENTES. De esta forma, todo lo que debe ser atendido está en su mira, y no trabaja bajo el estrés y el riesgo de lo urgente. Pero cómo hacemos para estar parados en el cuadrante II?

Recomendaciones para estar en el Cuadrante II

Algunas recomendaciones que podrán orientarte hacia el cuadrante II:

  1. Establecer las prioridades. Esta última palabra es clave. Organizar y planificar tu día de trabajo por ejemplo, con base en prioridades te ahorrará mucho tiempo. Una práctica muy sencilla, es comenzar la jornada escribiendo cuáles son todas las tareas a realizar durante el día. Después de tener la lista con dichas tareas, asignarle un número de prioridad.
  2. Identificar claramente qué es urgente, qué es importante y qué no lo es. Parece obvio, pero muchas personas tienden a confundirse, y piensan que lo urgente siempre es importante por ejemplo.

Urgente: algo que tiene que hacerse ya! Uno de los grandes enemigos con las cosas urgentes, es la ansiedad e impaciencia que otros compañeros o sectores de la organización tienen. Nunca has conocido a alguien para quien siempre todo debe hacerse ya? Ese tipo de personas, y especialmente si tienen autoridad, ejercen presión y suelen trasladar su ansiedad.

Importante: algo que aporta significativamente a nuestras metas y a nuestra misión. Algo importante hace al resultado.

3.Saber defender el plan de prioridades. Una vez que hemos definido un plan de prioridades, y que nos hemos tomado el tiempo para distinguir qué es importante y qué no, tenemos que saber defenderlo. De quién? especialmente de quienes ejercen autoridad y presión. Tenemos que aprender a decir NO, aún sea el director de la empresa quién nos encomiende una tarea. Debemos encontrar la buena manera de explicarle porque determinada acción, por ejemplo, debe realizarse antes que otra.
Si nosotros mismos no somos capaces de respetar nuestro plan de prioridades, no pretendamos

  1. No olvidar el aspecto humano. Qué significa esto? Generalmente cualquier agenda de trabajo o plan de acción implica a una o varias personas. Podemos ser muy buenos planificando actividades, estipulando tiempo y definiendo recursos, pero si consideramos el factor humano podemos fallar. El factor humano implica por ejemplo, que una persona con la cual nos teníamos que reunir, haya cancelado. O que una persona plantee un problema personal por el cual no llegó a tiempo con una meta trazada, qué hacemos? inmediatamente hay que disparar el plan B y continuar con la lista de prioridades. No podemos desorganizarnos y quedar mirando al techo, sin saber qué hacer.
  2. Saber delegar. Si formamos parte de un equipo de trabajo, en el cual tenemos la autoridad de delegar actividades, no dejes de hacerlo. Vale la pena tomarse el tiempo, en saber qué tipo de tareas se puede delegar y a qué tipo de personas. Ya lo sostenía Covey, si podemos delegar responsabilidades en personas adiestradas, podremos dedicar más de nuestro tiempo a cosas importantes.

Una vez que tenemos clara la diferencia entre lo importante y lo urgente, y una vez que hemos decidido emprender la carrera hacia el objetivo, estamos listos para actuar. Después de construir y completar nuestro propio cuadrante de actividades, debemos concluir en un plan de acción. Las acciones tienen que ser tareas concretas, objetivas y medibles en el tiempo.

Si logramos pasar la mayor parte de nuestro día trabajando en el cuadrante II, estamos en la senda de la gestión efectiva.

 

Que te parece? Déjame tu comentario

Compartir contenido:

¿Te Ha Gustado este Artículo?

Este blog continua sus publicaciones en una nueva web: https://marifemontes.com/blog/

Sigue siendo la misma, y hablaremos de lo mismo, no ha cambiado nada, sólo la dirección web!!!

Suscríbete y recibirás la información publicada puntualmente.

He leído y acepto la política de privacidad


Deja una respuesta

Twitter