Las auditorías no anunciadas bajo la Certificación BRC
Las auditorías sin anunciar se han puesto de “moda” desde hace un tiempo. Es una alternativa que además de todos los beneficios que implica una auditoría, agrega ciertos “condimentos”.
Vista como una herramienta más objetiva a la hora de evaluar la situación de una empresa, las auditorías no anunciadas son una de las alternativas más elegidas por las compañías alimentarias.
Veamos cómo podemos hacer uso de esta herramienta y optimizar su uso.
Antes de discutir el impacto y aspectos de su implementación, veamos cuales son los requisitos del BRC en relación a las auditorías de imprevistos:
- Las empresas deben elegir por este tipo de auditorías dentro de los 3 primeros meses después de la última auditoría realizada.
- Una auditoría no anunciada debe hacerse en los meses 4 a 12 en el ciclo anual. Lo más habitual es que se haga entre los meses 9 y 12.
- A partir del día en que la empresa anuncia querer participar del programa de auditorías no previstas, tiene un período máximo de 15 días en el que no está disponible.
- No está permitido ningún tipo de notificación previa a la auditoría.
- Una vez que el auditor ha llegado a la empresa tiene un tiempo máximo de 30 minutos para empezar con la auditoría.
¿Las auditorías no anunciadas siguen un plan distinto a las otras auditorías?
- El proceso es el mismo que para cualquier auditoría. Hay una reunión inicial en la que se confirma el alcance de la auditoría y algunos detalles prácticos. Luego comenzará la inspección de las instalaciones, después la revisión de los documentos pertinentes, una revisión de ciertos puntos de producción que el auditor entienda necesario y, finalmente una reunión de clausura.
¿En qué se enfocan las auditorías no anunciadas?
Este tipo de auditoría hace foco en los procedimientos de seguridad alimentaria y de las buenas prácticas.
Podemos decir que la mitad de la auditoría transcurre en pleno campo de juego, en la zona de producción. Allí el auditor aprovechará para hablar con el personal, revisar registros que estén disponibles y los que no, así como también observará cuidadosamente cada proceso.
El impacto que puede tener una auditoría no anunciada
Si bien a veces es difícil cuantificar beneficios o eventuales desventajas, en el caso de las auditorías imprevistas, el impacto parece ser siempre positivo. Como datos, hay ciertas estadísticas que apoyan esto:
- Aumenta en casi un 10% la probabilidad de obtener una certificación tipo A cuando una empresa ha pasado por auditorías no anunciadas. Esto cuando se compara con otras empresas que nunca han pasado por esa experiencia.
- Cuando se encuesta a las empresas que han tenido auditorías no anunciadas, un 50% de ellas concuerda en que el programa ha sido muy exitoso. Solo un 13% advierte más desventajas que ventajas y, el resto no ha emitido opinión.
- El 85% de las empresas encuestadas entiende que una auditoría no anunciada no implica ninguna alteración en lo que refiere al enfoque e implementación de un sistema de seguridad alimentaria.
Aquí cabría la pregunta de ¿por qué no hacer una auditoría no prevista?
- Un dato muy interesante, es que casi el 40% de las empresas consultadas, le gustaría que sus proveedores también pasaran por este tipo de auditorías.
Cómo obtener el máximo provecho de una auditoría no anunciada
Si nos hemos decidido incursionar en una auditoría no anunciada, te damos algunas sugerencias de cómo sacarle el mayor provecho:
- Formar auditores internos. Siempre es muy útil la experiencia de pasar por auditorías internas y, una auditoría de improviso no sería la excepción.
Promover el desarrollo y la formación de personas de la compañía es una de las mejores inversiones, en materia de calidad. Recordemos que las personas debieran pertenecer a distintos equipos de trabajo, de manera de integrar equipos interdisciplinarios.
- Generar y estimular la cultura de ser auditados para aprender y mejorar. Independientemente del sistema de certificación y, empezando por quienes tienen poder de decisión, las auditorías deben concebirse como herramientas claves para el éxito sostenido de la empresa. Esa conciencia debe extenderse a todo el personal, quien vea en una auditoría no prevista, una oportunidad para mostrar y demostrarse que las cosas se están haciendo bien.
- “Asegurar” que la seguridad alimentaria y, no es un juego de palabras, forme parte de las tareas y responsabilidades de cada equipo de trabajo. No importa que una persona trabaje en administración y no en contacto directo con la producción, ella también es responsable de la seguridad alimentaria.
Datos recogidos en el Informe «Study of BRC Unannounced Audits, june 2015.
