Las verdaderas claves para aumentar la Productividad en los Sistemas de Gestión

Al momento de hablar de productividad aparece mucha literatura al respecto. Ya sea a través de libros, cursos o simplemente información divulgada en internet, vamos a encontrarnos frente a distintos conceptos y variadas formas de abordar este tema. Ahora bien, en algo todos coincidirán: aumentar la productividad es algo que debemos lograr cómo parte de nuestro éxito.
En la gran interrogante de cómo aumentar nuestra productividad, créannos que no existen recetas mágicas. En muchas ocasiones se plantean medidas o ideas, considerando que estas van a funcionar mágicamente. Aumentar la cantidad de empleados en mi empresa, o invertir en nueva tecnología, suelen ser algunas de estas recomendaciones.
Después de experimentar la realidad de una gran cantidad de organizaciones, desde pequeñas hasta empresas multinacionales, desde negocios familiares hasta los integrados por accionistas del mundo entero, me he dado cuenta que la forma de aumentar la productividad es más sencilla de lo que pensamos.

La verdadera forma de aumentar mi productividad en los Sistemas de Gestión.

Cuando hablamos del Sistema de Gestión de una empresa, estamos hablando del “corazón” de la empresa. A través de este sistema se puede, no sólo mejorar la productividad sino asegurar que dicho aumento efectivamente redunde en la satisfacción del cliente. Como consecuencia de un cliente conforme con nuestro producto, tendremos las ventas aseguradas.
Veamos cómo podemos, mediante 5 reglas básicas, aumentar la productividad de nuestro Sistema de Gestión.

1. Motivar al equipo humano de trabajo.

Esta es la regla Nº 1 y que ¡nunca falla! Es crucial, para lograr un éxito sostenible en el tiempo, que las personas estén motivadas. Esto que puede parecerte un tanto trivial, realmente es más difícil de lo que parece.
Motivación es una palabra que proviene del término “motor”. Para llevar adelante cualquier proyecto en nuestra vida, y al igual para que un auto nos lleve al destino que queremos, lo primero que debemos hacer es encender el motor. Luego tendremos que conducirlo, pero lo primero es que funcione el motor.
Si te ha tocado liderar un equipo, entonces como líder debes transmitir este concepto. Para ello, nosotros mismos somos los primeros que debemos estar motivados. Debemos sentir firmemente el deseo de querer llegar a algo, y debemos estar convencidos de porque debemos hacerlo, por ejemplo, aumentar la productividad del sector. Una vez que estamos convencidos y seguros de querer lograr la meta, vamos a direccionar todos nuestros esfuerzos para alcanzar ese objetivo. No lo hacemos porque alguien nos dio una orden, lo hacemos porque nosotros estamos realmente convencidos de que hay que hacerlo y ¡queremos hacerlo!

2. Integrar los conceptos cantidad y calidad.

Generalmente cuando hablamos de productividad pensamos en lograr mayor cantidad de producto con menor cantidad de insumos. Este concepto no es erróneo, sin embargo está incompleto. No sólo debemos producir más cantidad sino que tenemos que hacerlo bien.
Piensa en el siguiente ejemplo: trabajas en un laboratorio y te han encomendado revisar y actualizar todos los instructivos que explican el funcionamiento de cada equipo. Dado que son muchos los equipos y te dieron plazo hasta la próxima semana ¡debes ser altamente productivo! Cómo estrategia, decides hacer un instructivo consultando con la gente que lo sabe usar y vas hasta el lugar donde se encuentra dicho equipo. Con esta información redactas el documento y después decides que a partir de este, harás los restantes. Sólo le cambiarás el título y adaptarás el texto.
Resulta que precisamente hay alguien nuevo y necesita usar uno de los equipo. Cómo no sabe hacerlo va a usar el instructivo, pero los valores que obtiene no son razonables. Cuando un experto del laboratorio consulta el documento repara que está equivocado. ¡Hay que hacer de nuevo! No sirvió de nada ser rápidos, no fuimos productivos pues si bien hicimos todos los instructivos rápidamente no lo hicimos bien.

3. Detectar los fallos del Sistema y analizar sus causas.

Cuando queremos mejorar y aumentar la productividad, debemos relevar la situación actual y tener bien en claro de dónde partimos. Para ello, siempre y sin excepción, es necesario reunirse con todo el equipo de trabajo. No solo cada persona aporta ideas que pueden ser muy útiles, sino que integrarlos y compartir un objetivo en común, hará que se sientan partícipes del proyecto de aumentar la productividad.
También te será muy útil consultar los reclamos, es decir, conocer cuáles han sido las quejas más frecuentes, quienes las han realizado y cuáles son las razones por la que se han quejado. Haz una lista comenzando por los más recurrentes.
Para cada uno de los problemas detectados, analiza las posibles causas. Qué cada integrante del equipo participe de esta actividad. Para este análisis existen diferentes herramientas de Calidad: diagrama de Pareto, FODA, diagrama espina de pescado, entre otras.

4. Trabajar en la mejora continua.

La mejora continua del Sistema de Gestión y la productividad, están íntimamente relacionados. El Sistema de Gestión ayuda a prevenir los fallos de calidad así como a mejorar constantemente los “estándares del producto”. Disminuir la cantidad de “producto defectuoso” es aumentar la productividad . Muchas veces cuesta ver e interiorizar este concepto.

Ser cada vez más productivos, significa o que hagamos más producto con la misma cantidad de recursos o que hagamos más producto con más cantidad de insumos, pero en cantidad menor que antes. Parece un juego de palabras, pero la regla es clara: si tengo siempre en mente que debo mejorar, buscaré la forma para hacerlo y seguro que lo lograré.

5. Medir tus procesos.

Medir y cuantificar es absolutamente necesario. En ocasiones, hacemos valoraciones cualitativas, que si bien pueden ser correctas, pueden engañarnos en cuanto a la dimensión de la realidad. Por ejemplo, te puedes encontrar diciendo que un determinado problema mejoró y te quedas en ese punto. Pero ¿qué pasa si aún no ha mejorado lo suficiente? Tarde o temprano las consecuencias del problema aparecerán.
Para estar seguros de que una decisión tomada ha sido suficiente o es la correcta, tenemos que medir el proceso. Encontrar la mejor manera de hacerlo es otro de los desafíos que tendrás por delante.

 

Si das diez, cuando podrías dar cien, no has ganado diez, has perdido noventa.

Anxo Pérez

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11 comentarios
  1. Hola Marife, es muy bueno tu articulo y bastante util, muchas gracias. saludos.

  2. Marife, creo que debieras leer tus artículos dos veces, antes de publicarlos, porque nuevamente existen fallas en los enunciados, como; «para ser eficaz hay que ser eficiente», esta frase debe ser completamente al revés » para ser eficiente, primero hay que ser eficaz»
    Y luego en el punto 4 dices; «que hagamos más producto con más cantidad de insumos, pero en cantidad menor que antes», no se nota la contradicción???, hacer más producto, con más cantidad de insumos???, eso no es productividad, debiera decir «hacer más productos con menos insumos» y luego decir contrariamente, «pero en cantidad menor que antes»???, en verdad no entiendo!!!, si dices que; «hacer más con más, pero con menos»???, cómo podra ser eso???
    En fin…….

    • Totalmente de acuerdo. Primero eficaz y despues eficiente. Y si que eficiencia lleva implicito eficacia.

      • Gracias Gorka, a priori eficiencia lleva implicito eficacia, pero puede ser que seas muy eficiente (hagas tu tarea muy bien, alcanzando los objetivos) pero no en el tiempo mínimo (eficacia)

        saludos

  3. Es cierto, los sistemas de Gestión ayuda a prevenir las fallas en un proceso, por lo tanto ayuda a mejorar la calidad del producto y la productividad. pero algunas veces la productividad no va de la mano de la calidad del producto; como ejemplo un caso puntual, en la elaboración de panetones o afines. Mientras mas largo sean los tiempos de fermentación la calidad de los panetones es mucho mejor pero trae como consecuencia menos unidades producidas en un cierto periodo de tiempo, aquí es donde debemos encontrar el balance adecuado de calidad y productividad.
    Todos éstos conceptos efectivamente dependen mucho del equipo de personas con lo que contamos, si están definitivamente comprometidos con su trabajo las cosas salen muy bien por que todos están motivados, caso contrario las posibilidades del éxito se reducen.

    • Hola Jose Luis, la productividad no debe ir ligado a hacerlo rápido y mal, sino a optimizar los recursos necesarios.

      Un saludo.

  4. Muchas gracias por el articulo.

    Yo tengo una duda, cuando se trabaja con la implantación de sistemas, no creo que siempre sea conveniente hacer mediciones cuantitativas, puesto que existen aspectos que no se pueden controlar. Por ejemplo. en mi caso la empresa esta en Barcelona y hay mas competencia; cuando comparan ciertos parámetros para aquí es perjudicial porque las exigencias de los clientes son mayores.
    Podrías indicarme alguna herramienta de mejora que me permita controlar los competidores o aspectos mas exigentes??

    Un saludo gracias

    • Nada mejor que analizarlos con profundidad, determinar sus debilidades y tus fortalezas y viceversa para actuar en consecuencia

      Un saludo

  5. Marifé, la habilidad que tienes para plasmar toda la información y que sea fácil de captar para tus lectores, con ejemplos prácticos y sencillos demuestra tu profesionalismo y para mi es digno de admiración, pues no todos comparten ese «don».

    Demás está decir que estoy de acuerdo contigo y tu publicación. Estaré muy atento a tus próximos artículos

    Saludos.

    • Muchísimas gracias Rony, es una alegría leer comentarios como el tuyo

  6. Kanban Tool es una herramienta de gestión de tareas que puede aumentar la productividad laboral. Ofrece funciones útiles como la priorización de tareas y la automatización, lo que permite a los usuarios concentrarse en las tareas más importantes y mejorar la calidad de su trabajo. Si estás interesado en utilizar esta herramienta, puedes visitar https://kanbantool.com/.

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