Los 5 por qués de Toyota

Nueva herramienta de mejora: los 5 por qués

Ya sabes lo que me gustan a mi todas estas herramientas de mejora que nos ayudan a hacernos la vida más fácil a la hora de resolver problemas dentro de nuestro sistema de gestión. Hoy tratamos juntos los 5why o los 5 por qués.
La técnica de los 5 por qués, los 5 why es una técnica de resolución de problemas iniciado por Toyota Motor Corporation. El conceto de los 5 por qués es bien simple, como vamos a ver en este artículo.

¿Cómo usar esta herramienta: los 5 por qués?

Básicamente sería solucionar problemas haciéndote la pregunta «¿Por qué….?» cinco veces seguidas, o las veces que puedan ser necesarias hasta que lleguemos a la raíz del problema, por regla general la causa principal que generó el problema se te presentará en el cuarto o quinto por qué. Con frecuencia, el quinto por qué apunta directamente a los sistemas de gestión y prácticas que han hecho que el problema existe.
Podríamos decir que la técnica de los 5 Por qués se asemeja a una  lluvia de ideas dirigida. O incluso a la técnica de RCA Análisis Causa Raíz  donde se requiere ir determinado los problemas y las causas que los generó.
Todo esto son técnicas que nos ayudan a resolver los problemas de la mejor manera, que podemos usar por independiente o de forma conjunta. Cogiendo lo que más te guste de cada una de ellas. Va a depender de la naturaleza de la no conformidad, del hábito en resolución de los problemas, en el uso de trabajar en equipo… Todos estos factores te ayudarán a elegir una herramienta u otra. Lo importante es que elijas una, te ayudará bastante.
Igual que visto en anteriores artículos, esta técnica también puede ser usada en grupo de trabajo o de forma individual. Como quieras. Pero lo importante es que te preguntes por 5 veces seguidas el por qué y que trates las respuestas a distintos niveles o perspectivas. Cuando ya te resulte complicado seguir contestando al “por qué…” ya habrás encontrado la respuesta.
Cuando se haga la descripción del problema ten en cuenta esto:

Si no lo puedes decir de manera fácil, es que no entiendes bien el problema

 

El objetivo de esta técnica es:

  • Descubrir la información vital de una forma sistemática,
  • Analizar las causas ocultas y
  • Desarrollar preguntas perspicaces que requieran de soluciones creativas.

La vamos a aplicar para Diagnostico, solución de conflictos y toma de decisiones
Y ahora para continuar con el artículo, te pido que visualices el video donde encontraras la aplicación de esta herramienta con un ejemplo muy sencillo.
Los pasos que puedes seguir para usar esta herramienta serán:

  • Paso 1: Identifica el problema, la oportunidad de mejora, la situación disconforme
  • Paso 2: Pregúntate el por que de este problema
  • Paso 3: pregúntate el por qué de la respuesta dada en el paso 2
  • Paso 4: pregúntate el por qué de la respuesta del paso 3 y así sucesivamente hasta que opines que la respuesta ha llegado a la idea o solución más acertada y viable.

Lo mejor es poner un ejemplo para visualizarlo mejor.
Supongamos que hemos recibido una reclamación porque el cliente ha recibo tarde su pedido.

1º ¿Por qué llegó tarde el pedido? Porque la agencia de transporte lo entregó tarde
2º ¿Por qué lo entregó tarde? Porque vino a recogerlo tarde
3º ¿Por qué lo recogió tarde? Porque se le avió que debía de venir a recogerlo tarde.
4º ¿Por qué se le avisó tarde? Porque la información entre el departamento de ventas y responsable de logística no se comunicó con fluidez
5º ¿Por qué no se comunicó con fluidez? Porque no existe una sistemática estandarizada de comunicación entre los pedidos recibidos y la planificación de logística.
Resolución: diseñar una instrucción técnica de comunicación entre ambos departamentos. De esta forma estamos atacando a la raíz real del problema.

En este ejemplo, cuando se hubiese recibido la reclamación al departamento comercial, éste habría abierto una No Conformidad directamente a la agencia de transportes, pero haciendo todo este análisis con el uso de la herramienta de los 5 por qués, se ha llegado a la conclusión que el problema radica más a un problema interno y no del proveedor.
La técnica de los 5 porqués es una más de las herramientas utilizadas dentro del análisis de causa raíz, muy utilizado por su sencillez y rapidez como habrá visto.
Espero que te resulte igual de sencillo que a mí.

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10 comentarios
  1. Excelente artículo. Una técnica sencilla pero poderosa. Por su sencillez se hace fácil entender y aplicar y la capacidad y profundidad de análisis son impresionantes. Vital para quien está vinculado a la mejora de procesos.
    Gracias por recordarla y compartirla.
    Saludos,
    Orlando Edgar

  2. Excelente artículo, considero que es un buen recurso para los auditores y asesores administrativos al examinar y detectar las deficiencias de tipo administrativo, operativo, información, actitud del personal y baja productividad que está afectando el funcionamiento de una empresa o negocio. Gracias

    Autor de http://www.librosdeauditoriaadministrativa.net

  3. En efecto esta técnica es afín con Ishikawa.Resulta útil tratar de costear cada una de las causas raiz, identificando por ejemplo el costo de los defectos o el costo de la falta de capacitación o de maquinas obsoletas.Al final la suma de estos costos representaran el beneficio de resolver las causas raíz.

  4. Es sin duda una de las herramientas de uso simple pero que logra hallar de una manera sencilla la causa raíz de muchas dificultades en diferentes áreas y tipos de empresas. Es mucho mejor cuando el análisis se realiza con un grupo de colaboradores pertenecientes al área donde ocurre el problema.

  5. Creo que para emplearla se necesita que quién pregunta tenga una gran agilidad mental, ya que debe hilar ideas con las preguntas a hacer al momento.

  6. hola me llamo yazmin, soy de colombia, este articulo me parecio muy completo, ademas se presta para poder solucionar cualquier problematica en los procesos, felicicdades.

  7. Fantastico post. Gracias por aportarlo…Espero màs…

    Saludos

  8. Cuanto tiempo tardó Toyota en implementar el 5 porque??

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