El objetivo de este plan, es garantizar la seguridad y el origen de todos los productos adquiridos externamente.
En un buen plan de control de proveedores debieran estar incluidas todas las actividades que correspondan tanto al suministro como a la comercialización de productos y servicios.
Hoy veremos cómo podemos estructurar un plan de este tipo tal que nos facilite una correcta implantación. Su desarrollo, así como la forma en que lo validemos terminarán de darnos la herramienta que necesitamos a la hora de controlar a nuestros proveedores.
Qué debería incluir nuestro plan de control de proveedores
Al momento de definir un plan, pensemos en los siguientes aspectos:
- Cuando aplicaré el plan. ¿Todos los proveedores de productos y servicios serán pasibles al momento de aplicar dicho plan? Para ayudarnos a responder a esta pregunta listemos cuales son todas las materias primas y, los distintos servicios que nuestra organización consume. Puede ayudarnos darle un orden de criticidad o prioridad. Nunca subestimemos a los proveedores, por más pequeños que sean.
Otra pregunta a hacernos: ¿en qué momento y con qué frecuencia debiéramos aplicar tal programa de control? Si ordenamos a nuestros proveedores por criticidad, podemos identificar quizás dos o tres categorías. La frecuencia para cada una de ellas puede ser diferente.
- Qué metodología voy a aplicar. Con que herramientas de gestión, por ejemplo, vamos a llevar a cabo dicho plan.
- Quienes serán los responsables. Como siempre insistimos, para todo tienen que haber personas responsables. Y siempre, estas personas deben estar claramente identificadas y, que ellas sepan que son responsables.
- Como validaremos el plan. Otro de los pilares de gestión con los que siempre insistimos: debemos poder verificar si una herramienta que estamos aplicando, está siendo efectiva de acuerdo a los objetivos planteados.
Desarrollo de proveedores
Cuando tenemos que contratar y desarrollar a un nuevo proveedor hay etapas específicas que tenemos que incluir en el plan de control. Algunas de ellas son las siguientes:
-Ver si el proveedor cumple con los requisitos generales. Cuando hablamos de requisitos suele haber confusión. Por un lado, están los requisitos generales por así decirlo y, que refieren a aspectos comerciales y logísticos fundamentalmente. Después e igualmente importante, están los requisitos específicos. Pensemos que un proveedor puede ser muy conveniente desde el punto de vista económico, de entrega, pero supongamos que no cumple con las especificaciones técnicas del producto. Es aquí en donde el sector de Calidad debe mostrar que un plan de control de proveedores es integral y por tanto todos los requisitos deben ser cumplidos.
También debemos ser muy cuidadosos y “celosos” a la hora de definir las especificaciones técnicas. En el sector alimentario las condiciones higiénicas y sanitarias son definitorias de la calidad de los alimentos producidos. También debemos ser muy precisos a la hora de incluir la legislación a la que debemos ajustarnos. Aspectos de etiquetado, identificación de sustancias potencialmente peligrosas, así como fecha de vencimiento deben siempre estar claramente identificados.
Todos estos elementos formarán parte de la validación que hagamos sobre nuestros proveedores. Sobre esta validación es que trabajaremos el plan de control trazado.
