Si buscas en google “plantillas modelo para un sistema de gestión de calidad” te salen infinitos resultados, prueba. Pero te puedo adelantar que pocos de esos resultados va a ser de provecho.
Cada día más se está difundiendo la implantación de sistemas de gestión basada en plantilla modelo. Se está incrementando sustancialmente el negocio de las consultoras, creando plantillas modelo y vendiéndolas como churros, a un precio irrisorio. Y con el gancho de que se obtiene la certificación.
Se me ponen los vellos de punta de pensar que una empresa coherente con ganas de hacer una gestión eficiente pueda caer en la trampa. Es un error garrafal basarse en las plantillas preestablecidas, ya que de esta manera estamos adaptando nuestra metodología de gestión y de trabajo a un documento modelo, creado por personas sin visión de gestión de mejora.
El objetivo o propósito principal que debe tener una empresa cuando decide implantarse un sistema de gestión es conseguir mejorar sus procesos, optimizarlos y estandarizarlos consiguiendo una mayor eficiencia y viendo sus resultados tanto en la satisfacción de clientes como consecuentemente en los beneficios globales de la empresa.
Si la documentación que elaboramos para respaldar al sistema de gestión no está adaptado a nuestro sistema real de trabajo, será difícil que consigamos nuestros objetivos.
El fallo inicial está en el desconocimiento conceptual de los requisitos reales de la norma. No se saben identificar con precisión cuales son los documentos que debemos elaborar para describir nuestros procedimientos o instrucciones de trabajo. Con lo que se tiene a elaborar un mastodonte manual y extensos procedimientos por cada uno de los procesos identificados. Y para colmo, esos procedimientos y manual no son acordes no están elaborados a medida para la empresa. Para esto, ya he puesto la solución, he elaborado una guía para que puedes distinguir fácilmente cuales son los requisitos de un sistema de gestión y que te podrás descargar entrando a formar parte de mi club de responsables de calidad.
Otro fallo que se suele cometer es que se suelen redactar los manuales y procedimientos con una extensión desorbitada, con trascripciones literales del contenido de la norma y con unos tecnicismos que ni la propia empresa entiende.
Me da la sensación de que son los propios escritores de los documentos los que no quieren que realmente la empresa se entere de su contendió para estar siempre dependientes de ellos y para demostrar que son unos expertos en la materia, cuando en realidad es todo lo contrario.
El objetivo de la documentación es de proveer de información a los integrantes de la empresa u organización, de tal manera que puedan entender con detalle su trabajo y la relación con los demás, declarar de forma concisa y clara las actividades a realizar, demostrar con evidencias objetivas el cumplimiento de los requisitos de la norma de aplicación… . Te aseguro que si los documentos no son reales, acordes y con un lenguaje llano, nadie se los va a leer y por tanto cumplir.
Si al final no es tan difícil, solo hay que prestarle un poquito de atención, saber que documentos vamos a elaborar y escribir lo que realmente nos va a ser de utilidad. Y todo esto con la mayor brevedad posible pero sin suprimir los detalles necesarios.
Venga!!!, responsables de calidad, manos a la obra y a escribir documentos que nos sean de utilidad. En breve publicaré una guía de elaboración de documentación, que podrás descargarte entrando a mi club.
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