Ayer visité a un potencial cliente para hacerle la implantación y me preguntó lo siguiente:
¿En qué consiste realmente un sistema de gestión y qué conlleva tenerlo implantado?.
Es verdad que en la mayoría de las ocasiones que un potencial cliente nos hace esa pregunta le bombardeamos con los beneficios que tiene un sistema y no explicamos con claridad lo que es un sistema por miedo a perderlo, bien porqué no te entienda y sientera que eso no es para él o que crea que un sistema de gestión le viene grande.
Ya en otros artículos te he ido hablando de los beneficios, pero hoy nos vamos a centrar en lo que debe significar para tí un sistema de gestión y verás que realmente es muy simple:
Pues bien, un sistema de gestión de calidad debe ser un sistema lógico, estructurado y, sobre todo, que formalice la estructura organizativa de una empresa. Con ello conseguimos no debe dejar nada al azar, ni tampoco nada que haya que buscarlo en la memoria de las personas.
Tan simple como que todo sea conocido, documentado y regulado.
Para que entiendas lo que es una estructura lógica, te explico:
1º. Decir lo que haces.
En primer lugar en tu sistema de gestión debes definir “Cómo, quién, por qué, cuándo y dónde lo hace”. Es de vital importancia que todos tus procesos queden perfectamente definidos con esas preguntas. Hazte un favor, vuelve a leer tus procedimientos, si ya los tienes, y comprueba que contestas al cómo, quien, por qué, cuando y donde, si te queda por contestar alguna de estas preguntas, completa tu procedimiento hasta que quede perfectamente definidas tus respuestas.
2º. Hacer lo que dices que harás.
Es decir, lleva realmente a la práctica, lo que ya has formalizado y has dejado por escrito. De nada va a servir repasar todos tus procedimientos y que los completes si luego en la práctica cada uno hace lo que mejor le entra en gana. Suena muy rudo, pero es que es así. Ya me he encontrado en muchas ocasiones con procedimientos muy “bonitos” pero que luego no corresponden con la realidad. Intenta llegar a una buena combinación entre la realidad y el procedimiento “bonito”. Cuando digo “bonito” es claro, gráfico, con flujogramas, esquemas, cuadros, etc.
3º. Registra lo que haces.
Dejar «rastro», o como a los auditores nos gusta decir, deja “evidencia” de lo que está concluido, en proceso, o pendiente de hacer. Seguro que haciendo lo que dices que haces, estarás llevando a buen puerto tu sistema y tu empresa. Pero si no lo registras, ¿cómo me lo demuestras? Y no es sólo al auditor al que tienes que demostrarle que tienes un buen sistema sustentando con registros, también tendrías que demostrárselo a tus clientes, tus compañeros, a Dirección… Imagina que un cliente te reclama sobre un producto que le suministraste hace un mes, si no conservas los registros de cuando se fabricó, que controles se le hicieron, quien estaba en turno… difícil te va a resultar encontrar el origen del fallo.
4º. Comprobar los resultados de lo que ya has hecho y poder analizar las posibles deficiencias.
No tendrá sentido estar todo el día registrando y registrando si trascurrido un tiempo no nos paramos a comprobar cómo estamos haciendo nuestro trabajo. Rescata los datos, clasifícalos, analízalos y determina como de bueno eres y son en tu empresa.
5º. Por último, y como resultado de todo lo anterior, mejora de forma continua lo que haces.
La mejora de los procedimientos es la «estrella» de toda la normativa del sistema de calidad, y la finalidad del sistema. Pues sí, si estás analizando los datos es para que puedas saber por dónde flaqueas y así poder mejorar. Sería absurdo que los analices y valores para luego mantenerte igual, ¿no crees?
Y para terminar, aclararte que no debes cambiar la organización de tu empresa, sino adecuarla a tus necesidades y plasmarlo en el sistema. Lo que sí tendrás que hacer es ir mejorando y avanzando con la ayuda de tu sistema bien estructurado y formalizado.
Pues como ves, es así de simple, en tan solo 5 pasos he podido dejarte claro lo que es un sistema de gestión. Y con un mínimo de esfuerzo podrás conseguir mejorar tu empresa y tu sistema de gestión. Y así cumplir con los objetivos y conseguir todos los beneficios.
excelentes sus orientaciones, felicitaciones