¿Qué tener en cuenta ante la primera auditoría de sistemas de gestión de calidad?

Acabas de terminar de implantar toda la documentación, llevas un tiempo con el sistema de gestión de calidad funcionando y se te acerca el día de recibir la visita de los auditores externos para la certificación. No tengas nervios, te voy a dar unos consejos para que todo vaya sobre ruedas.
Es normal que si es tu primera vez te surjan dudas sobre el proceso. Tu piensa que la auditoria va a identificar incumplimientos de requisitos, errores en el sistema de gestión de calidad y desviaciones a la norma, pero va a servirte de gran ayuda para mejorar el sistema de gestión de calidad. Es normal que te dé una visión distinta para adoptar soluciones y herramientas de mejora.
Para que puedas salir airoso de la auditoria, te aconsejo lo siguiente:
• Demuestra que tienes soltura con tu sistema de gestión de calidad,

que tienes a mano toda la documentación que te vaya pidiendo, independientemente del formato en el que se encuentre. No te pongas nervioso si no la encuentras, eso nos pasa a cualquiera.

• No pongas excusas rebuscadas para intentar salir del paso.

Piensa que el auditor ya ha visitado y auditado muchos sistemas y se conoce todos los trucos. La mayoría de los auditores también han sido consultores y se saben todas las triquiñuelas para “engañar” al auditor. Y desde mi experiencia, no hay nada peor que me intenten engañar y que me de cuenta. Mejor es ser sincero y tener buena disposición para solucionar y mejorar el sistema.

• No le tengas miedo a las no conformidades que puede encontrar en tu sistema de gestión de calidad.

Es mi práctica habitual ir adelantando los incumplimientos a lo largo de la auditoria para poder debatirlos y salir de dudas ante posibles confusiones. Si finalmente se demuestra que es un incumplimiento, si ya lo he ido anunciando, no se encontrarán con la sorpresa al final de la auditoría. Si el auditor que tienes enfrente no lo está haciendo así, coméntaselo. Pídele que te vaya adelantando los resultados que va viendo.

• Evita discutir con el equipo auditor.

Puede ser normal que no estés de acuerdo con los resultados de la auditoria. Pero, como ya te he dicho, no tengas miedo a las No conformidades. Después de la auditoria, el auditor te dejará el informe con los resultados y dispones de un tiempo para hacer las alegaciones que consideres oportunas si no estás de acuerdo con dichos resultados. En esas alegaciones podrá aportar todas las evidencias suficientes para demostrar tu punto de vista. Discutir para lo único que te va a servir es para poner al auditor en tu contra.

• Cuando acabe la auditoria, por regla general, si se dispone de tiempo, el auditor o equipo auditor te dejará el informe.

Deberá explicarte los resultados obtenidos y el procedimiento a seguir por tu parte para establecer el plan de acciones correctivas. No te quedes con dudas en el tintero, pregunta todo lo que te sea necesario. Entiende bien el origen de cada No Conformidad que te haya detectado y así te resultará más sencillo resolver dicha no conformidad. Pregúntale por su opinión sobre la vía de resolución de las no conformidades. Es verdad que el auditor no puede dar labor de consultoría. Pero hazle la pregunta de forma que quede claro que es una “opinión”. Aprovéchate de la experiencia del auditor, no le pidas que te diga el “cómo tienes que hacerlo”.

• Reúne a todo el personal implicado en el sistema de gestión de calidad antes de la auditoria.

Coméntales que se acerca la fecha de la auditoria de certificación, que no se pongan nerviosos y que deben actuar como su día a día. Diles que deberán atender a todas las preguntas que el auditor o equipo auditor les pueda hacer, que deben colaborar en todo momento. De esta forma los estás haciendo partícipes del sistema.

 

No olvides que antes deberás haber hecho la auditoria interna, incluso te lo aconsejo, ya que te ayudará a  tener el sistema de gestión de calidad a punto. Échale un vistazo a este otro artículo: Como programar tus auditorias de sistemas de gestión.
Espero que con estos consejos te enfrentes a la auditoria con más tranquilidad y los resultados sean los esperados.
Y no olvides que sea cual sea el resultado, siempre va a tener vía de solución.

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7 comentarios
  1. Gracias por compartirlo! el articulo esta muy bueno, es muy útil.

  2. Muy bueno tus planteamientos para ¿Qué tener en cuenta ante la Primera Auditorias de SGC?

    Cuando participaba en auditorias internas, los usuarios me preguntaban Que hacer?, Cuales eran las Preguntas? Que responder?
    my recomendación al respecto es leer el Manual de Calidad de la Empresa donde definida la estructura del SGC y donde esta documentado el alcance y la forma de operar SCG , permitiendo una visión de una gestión integral del negocio y la interrelación de los proceso es decir una perspectiva de fondo .
    Otra recomendación consiste en la lectura del Procedimiento de Auditoria, donde se define el alcance de las auditorias, tipos de auditorias, las condiciones que se llevan a cabo, definición de responsabilidades y como llevar a cabo las auditorias y como entregar resultados de las mismas. el manejo de esta información permite familiarizar con vocabularios relacionados con el proceso de auditoria minimizar el nivel de incertidumbre y estrés ante las preguntas y respuestas. Una perspectiva de forma

    • Muchas gracias por tu aporte Mary, es un buen comienzo de auditoria. Imprescindible leer previamente la documentación que indicas.

      Gracias.

  3. Gracias por los comentarios.

  4. Muy interesante y útil este artículo.
    Creo que normalmente los auditores son profesionales con buena disposición y se muestran colaborativos.
    En mi experiencia en auditorías siempre me han propuesto mejoras y soluciones

    Muchas gracias

    • Hola María, me alegro de la buena experiencia que estás teniendo con los auditores. que siga así!

      Saludos

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