Como redactar las no conformidades detectadas en una auditoria

Ya has visto en el anterior post, como hacer que la auditoria nos sea de utilidad, pero se nos quedaría cojo si luego a la hora de redactar las incidencias detectadas, no lo hacemos correctamente. Una no conformidad redactada mal puede crearnos ambigüedades, confusiones o malentendidos con las partes interesadas.

En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas.

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Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si aplicamos  estas pautas:

 

  • En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC.
  • En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas.
  • Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.

 

Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

 

MAGNITUD:

Va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar según sea:

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o  sistemático, para lo que podremos usar las siguientes inicios de frase….

 

  • – En todos los casos se detecta …
  • – En la mayoría de los casos se detecta…
  • – Con carácter general …
  • – En algún caso…
  • – En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…
  • – En el caso…
  • – En el proceso…
  • – En el proyecto…

 

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo los siguientes ejemplos:

 

  •  – El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre el tratamiento del producto no conforme.
  • – El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los equipos de la zona de semiprocesados.

 

DESCRIPCIÓN:

Donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:

Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia.

Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su comprensión.

Te propongo unos ejemplos que debes evitar:

 

  • – Hay o habría que…
  • – Se debe o debería…
  • – Considero adecuado o no considero correcto…
  • – No está suficientemente documentado…
  • – Se considera insuficiente…

Utiliza estructuras definidas y objetivas tales como

 

  • BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL : no se ha podido verificar…
  • BIEN: en los registros analizados… MAL : en ningún registro…
  • BIEN: no se ha aportado… MAL : no disponen de…

 

EVIDENCIAS:

Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC.

En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:

 

  • – Identificación de los registros.
  • – Identificación de los equipos.
  • – Identificación de los documentos del sistema, etc.

 

REFERENCIA:

Donde debes dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concreto de la norma de referencia que estás auditando o un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la empresa.

Te propongo ahora unos ejemplos completos de NC según esos cuatro bloques vistos

 

 

Magnitud Descripción Evidencia Referencia
En todos los casos analizados (proyecto X, Y, Z e W) se detecta… … que no se ha llevado a cabo la inspección de los trabajos realizados… …en las obras de excavación… … según el procedimiento X del sistema
En 5 de las 9 ocasiones en las que se ha superado los valores límite de los indicadores… … no se han establecido acciones correctivas… … ejemplo en el indicador de plazos de entrega e indicador de devoluciones… … según establece el punto 8.2.3 de la norma ISO 9001

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Y si quieres dejarme tu comentario con tu no conformidad ejemplo, ganamos todos.

 

 

 

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49 comentarios
  1. Excelente articulo
    Tal vez en otra entrega es análisis causa raíz de las NC y la metodología más apropiada de aplicación.

  2. Excelente información, como auditores internos hay que tener nuestra huella y una es la correcta redacción.

  3. Marifé me gustaría saber tu opinión sobre esta NC que nos pidieron realizar en clase. Podrías decirme si ¿hay algo que deba mejorar? De ante mano te agradezco.

    Registro de no Conformidad nº: 01
    Cliente: Municipalidad Distrital de Mariano Melgar
    Código: OC-SP
    Proceso: Ejecución de sardinel tipo peraltado Tramo: progresiva 0+60
    Norma:
    Sección 1: Detalle de la no conformidad
    Descripción:
    Se detectó un incumplimiento en el proceso de ejecución de sardinel, ya que dicha estructura no cuenta con la resistencia de concreto indicado para el proyecto.
    1. Requisito. no cuenta con la resistencia de concreto indicado para el proyecto.
    2. Evidencia. Fotos de las estructuras, certificado de resistencia de la estructura.
    3. Enunciado. En la progresiva 0+60 se detectó que la estructura no cuenta con la resistencia de concreto requerida por lo que se levanta esta no conformidad, para que el responsable directo en el proyecto pueda subsanar dichas observaciones.
    auditor:
    fecha: 06/06/2016 Responsable. Residente de obra
    Sección 2: plan de acción
    Análisis de la causa raíz (¿Cómo / porque paso?):
    Falta de capacitación e información del proceso.
    Mala dosificación del concreto (relación agua cemento).
    Mal vibrado del tramo
    Mala calidad de los agregados (piedra, arena) etc.
    Acción preventiva.
    Se toma todas las acciones o factores de causa y se documenta para que no se vuelva a cometer el mismo error.
    Se capacita a los responsables del proceso a corregir.
    Se verifica todos y cada uno de los materiales a usar y los equipos que estén operativos.
    Acción correctiva ( para que no vuelva a suceder la no conformidad)
    Se debe impartir charlas a todo el personal de la organización en temas de calidad y como deben practicarlo.
    Realizar el ensayo de materiales del concreto en laboratorio para una correcta dosificacion
    Verificar que se utilice la dosificación correcta para el vaciado

    Sección 3. Verificación del auditor ( la subsanación de la no conformidad)
    Subsanada la no conformidad y en las fechas acordadas el auditor supervisa la estructura, se cerciora que si cumple con todos los requisitos anteriormente observadas, y por ultimo levanta la no conformidad declarando que la estructura si contiene la calidad esperada.
    Sección 4. Cierre de la no conformidad
    Teniendo todas las pruebas, certificados el auditor cierra la no conformidad. Y al pie firman todos los involucrados y se registra y se documenta.

    • Hola Yamiko, la veo bien redactada, completa, tan solo indicaría cual es la resistencia del concreto requerida y cual la obtenida, para saber de que diferencia estamos hablando en la no conformidad. Y comentar cual ha sido la corrección, lo que se ha realizado para eliminar el concreto que no cumplía la resistencia. ¿Se ha eliminado?

      saludos, buen trabajo!

  4. Hola buen día que tal. Tengo una duda con las no conformidades, para documentarlas tienen que ser obligatoriamente una por una, es decir un formulario para cada no conformidad encontrada o se pudiese hacer como una especie de matriz donde se coloquen todas bien descritas claro, esto con la intención que el responsable solo tenga que firmar un documento y no 100, suponiendo que se encontraron 100 no conformidades.

    Agradecida de antemano… saludos!

  5. ¿Qué cosas no deben ser parte de la redacción de una no conformidad?
    a. Indicar la cláusula trasgredida.
    b. Los hechos tal como fueron observados.
    c. Juicios de valor.
    d. Entregar cantidades para visualizar el tamaño del problema.

  6. sería bueno considerar a Yumiko las Normas técnicas del Reglamento nacional de Edificaciones para la construcción del sardinel.además la comparación de la no conformidad y obtener la diferencia. cómo muestra de evidencia y luego continuar con las acciones correctivas.

  7. sería bueno considerar a Yumiko las Normas técnicas del Reglamento nacional de Edificaciones para la construcción del sardinel.además la comparación de la no conformidad y obtener la diferencia. cómo muestra de evidencia y luego continuar con las acciones correctivas.

  8. Hola, me pueden ayudar a identificar como identifico si hay o no no conformidad en este planteamiento?

    Situación de auditoría tres: Durante una auditoria a una compañía de seguros, usted le pide al director de formación para que muestre los registros de capacitación para tres personas que trabajan en el proceso de reclamaciones. Usted ve del registro de formación que cada uno ha asistido a un curso de atención al cliente.
    Usted le pide al Gte de Capacitación como evalúan la formación y se les dice “Le pedimos a cada persona que asiste al curso de formación completar un cuestionario sobre si disfrutaron el curso, lo útil que encontraron el entrenamiento y lo bueno que el tutor era. Esta información nos ayuda a decidir si desea enviar al resto del personal al curso.

  9. Hoy he encontrado esta pagina, y me ha sido muy grato porque me ha dado una visión más clara para redactar las no conformidades, sin dejar lugar a dudas, es usted muy clara en dar los detalles precisos

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