Ya has visto en el anterior post, como hacer que la auditoria nos sea de utilidad, pero se nos quedaría cojo si luego a la hora de redactar las incidencias detectadas, no lo hacemos correctamente. Una no conformidad redactada mal puede crearnos ambigüedades, confusiones o malentendidos con las partes interesadas.
En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas.
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Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si aplicamos estas pautas:
- En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC.
- En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas.
- Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.
Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:
MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA
MAGNITUD:
Va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar según sea:A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o sistemático, para lo que podremos usar las siguientes inicios de frase….
- – En todos los casos se detecta …
- – En la mayoría de los casos se detecta…
- – Con carácter general …
- – En algún caso…
- – En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…
- – En el caso…
- – En el proceso…
- – En el proyecto…
B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo los siguientes ejemplos:
- – El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre el tratamiento del producto no conforme.
- – El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los equipos de la zona de semiprocesados.
DESCRIPCIÓN:
Donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia.
Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su comprensión.
Te propongo unos ejemplos que debes evitar:
- – Hay o habría que…
- – Se debe o debería…
- – Considero adecuado o no considero correcto…
- – No está suficientemente documentado…
- – Se considera insuficiente…
Utiliza estructuras definidas y objetivas tales como
- BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL : no se ha podido verificar…
- BIEN: en los registros analizados… MAL : en ningún registro…
- BIEN: no se ha aportado… MAL : no disponen de…
EVIDENCIAS:
Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC.En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:
- – Identificación de los registros.
- – Identificación de los equipos.
- – Identificación de los documentos del sistema, etc.
REFERENCIA:
Donde debes dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concreto de la norma de referencia que estás auditando o un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la empresa.Te propongo ahora unos ejemplos completos de NC según esos cuatro bloques vistos
| Magnitud | Descripción | Evidencia | Referencia |
| En todos los casos analizados (proyecto X, Y, Z e W) se detecta… | … que no se ha llevado a cabo la inspección de los trabajos realizados… | …en las obras de excavación… | … según el procedimiento X del sistema |
| En 5 de las 9 ocasiones en las que se ha superado los valores límite de los indicadores… | … no se han establecido acciones correctivas… | … ejemplo en el indicador de plazos de entrega e indicador de devoluciones… | … según establece el punto 8.2.3 de la norma ISO 9001 |
Si te ha resultado util este artículo, te pido que me ayudes a difundirlo por las redes sociales.
Y si quieres dejarme tu comentario con tu no conformidad ejemplo, ganamos todos.
excelente platica muy agradecido el dia de hoy aprendi algo nuevo gracias
Muchas gracias a tí Oliverio, es agradable escuchar eso, me hace sentir que el trabajo no es en vano. Un saludo
Hola Marifé, me ha parecido muy interesante tu post y en general todo tu blog y por eso me gustaría poner un link desde mi blog al tuyop, ya que creo que se retroalimentan mútuamente. Saludos cordiales,
Claro Miguel, sin duda es una idea estupenda y te lo agradezco. Muchas gracias por todo y un saludo.
Te agradecería que si también te interesa, pudieras poner un link de tu blog al mío. Mi último artículo fue acerca de las Auditorías de Calidad, puede que lo encuentres interesante.
Claro que sí Miguel, es muy interesante, ya lo leí ayer y lo comparti en las redes sociales, te deje un comentario, al enviarlo se borró porque no tengo cuenta de blogspot y había que estar logeado.
Dejo el enlace aquí: Auditorias de calidad
Yo también he escrito un artículo sobre como hacer una auditoria interna mediante 4 sencillos pasos que tal vez también te interese. Un saludo
Muy claro, buenos ejemplos y excelente para poder aplicarlo en el trabajo. Me ayudó mucho. Gracias!
Muchas grarcias Gissella. Me anima mucho saber que es de ayuda. Para cualquier otra cosa que necesites puedes acordarte de mí. Un saludo
Hola Marifé ya que lo mencionas, quería consultarte sobre alguna estratégia para motivar al grupo de auditores ya que estan queriendo renunciar al grupo que seleccionamos, no ven un beneficio para su trabajo en las auditorías. El grupo está formado por distinas áreas, la productiva es la que está perdiendo el interés.
Espero tu consejo Saludos.
Hola Gissella:
Con los datos que me das, no puedo valorar porque están exactamente perdiendo la motivación para poder aconsejarte con precisión.
Generalmente el principal motivo es que no le dan importancia, lo ven como una pérdida de tiempo. Otras veces, están sobre saturados con su propio trabajo y lo ven como una carga. Otras es que el sistema no funciona bien y las auditorías se convierten en un trámite burocrático que en realidad no aporta valor por sí mismo. Por eso, en general, el principal objetivo es encontrar esos beneficios que aportan por un lado las auditorias internas y por otro lado el que sean auditores internos los que las lleven a cabo y no personas externas que nada conocen del sistema y de la empresa.
Por tanto, es primordial hacerle ver al grupo de auditores la importancia y valor de su trabajo. No deben ser considerados como los que vienen a buscar los fallos sino todo lo contrario, la función de los auditores es la de evaluar la conformidad de una serie de requisitos bajo una norma determinada, detectar las áreas de mejora y aportar su conocimiento y visión objetiva para formular estrategias de mejora continua.
Es un papel complementario y muy necesario junto con el responsable de calidad.
Pero claro lo fundamental es que el sistema en general funcione y aporte valor a la empresa, para después conseguir esos beneficios que nos darán las auditorias internas como herramienta de mejora, y una vez se vean todos estos beneficios ya nadie tiene porque poner en duda el valor que tiene realizar este trabajo.
Espero servirte de ayuda.
Claro que esto es un debate muy extenso y daría para muchas horas de charla. No obstante cualquier consulta más que quieras hacerme no dudaré en respondértela lo mejor que pueda.
Un saludo
Marife
Hola, si el tema es ese una de las personas no encuentra beneficio al trabajo relizado, y la otra persona está sobre cargada. muchas gracias por el aporte, es tarea nuestra encontrarle la vuelta pero tus recomendaciones son muy útiles. Muchas gracias nuevamente
Muy buen aporte. Agradecido.
Gracias Gonzalo, un saludo
Marifé
Excelente información. Estoy muy contenta de conocer ésta página tan lucrativa, que nos ayuda a ampliar y a afianzar nuestros conocimientos.
Sobre el tema les aporte que pueden sumar el renglón de /IMPACTO/ si les parece, recordando no alargar mucho la redacción de la NC, para poder mantener la claridad y asegurar el fácil entendimiento del auditado.
Gracias por tu aporte Katherine, Un saludo Marifé
Excelente información.
Conformidad: En el caso analizado se detecta que la información aportada es sumamente valiosa y útil según los principios de la claridad expositiva y la pertinencia.
Muchas gracias por la sencillez.
😀 Gracias Jose, Un saludo, Marifé
super interesante …es lo mejor que he encontrado sobre como redactar NC felicitaciones.. gracias
Muchas gracias Isa. Vuelve cuando quieras, pienso publicando cosas que espero que te interesen igualmente. Un saludo, Marifé
Me parece muy interesante, los temas impartido. te felicito Marife.. sere un buen seguidor de tus temas.
saludos..