Evaluación de proveedores
Ya vamos por el tercer Reto de Calidad, a todos gracias por vuestros comentarios, nos vamos superando en cada reto, son muchos los comentarios que recibo en respuesta a cada reto, tanto en el blog como en las redes sociales. Si acabas de descubrir el Reto, déjame recordar en que consiste el Reto de Calidad.
¿Cómo Funciona el Reto de Calidad?
Cada quincena os propondré un nuevo ejercicio, se trata de un tema que tendréis que trabajar y subir vuestros comentarios al blog.
Los temas serán variados, desde proponer objetivos, encontrar el indicador más extraño, el diseño y desarrollo más original, la calibración más sencilla, el procedimiento más breve, la no conformidad más complicada, etc.
Los temas serán propuestos al inicio de semana y tendrás dos semanas para comentarlo. Finalizado el plazo, se cerrará el Reto y dictaminaré la respuesta más apropiada, original, atrevida…
Esto no se trata de un concurso, sino de una forma de compartir vuestras experiencias con el resto de los responsables de calidad y consultores. Es una excusa para activar vuestra imaginación y ser atrevidos con el sistema de gestión. Dejad vuestro comentario más abajo. Y aunque no se trate de un concurso ni de ganadores, como he dicho antes, pero al que dictamine como más original, le enviaré algún ebook o material exclusivo de mi blog por la participación, será sorpresa!
En este tercer Reto de Calidad trataremos el tema de “Evaluación de proveedores”
Este tema no es tratado con el rigor y seriedad que se le merece. Sabes que es requisito de cualquier norma de calidad y en especial de seguridad alimentaria. Y que como tal debemos cumplir, pero no sólo por obligación, sino que nos va a ayudar a conseguir mejores productos de nuestros proveedores y ello se verá repercutido en nuestro producto o servicio que ofrezcamos.
Puedes hacerte una lista de los criterios que vas a solicitar a tus proveedores y así pasar a una evaluación en serio. Pero por favor, no pienses siempre en el precio en primer lugar. Desajustes entre tus necesidades y la oferta de tu proveedor puede ocasionarte grandes costos, retrasos, daños, perdida de reputación, que nada de esto lo podrás amortiguar con un precio bajo.
Te voy a dar una lista de 10 criterios de Evaluación de proveedores:
- Competencia: puedes evaluar a tu proveedor mucho mejor si lo comparas con su competencia. «Por muy bien que hagas un trabajo, la competencia dirá que lo hubiera hecho mejor y más barato.»
- Capacidad: Deberás comprobar que el proveedor tiene la capacidad suficiente de cumplir con tus requerimientos.
- Compromiso: importante es que tu proveedor te garantice un compromiso de permanecer con los estándares de calidad que necesitas, sobre todo para suministros a largo plazo.
- Control: preguntale a ver que controles hace sobre sus procesos, productos, políticas, cadena de producción, etc. Te da garantías?
- Solvencia: en que situación se encuentra tu proveedor? Tiene buena salud financiera?
- Precio: claro que sí, también lo debes tener en cuenta. Pero piensa que lo barato al final nos sale caro. Y yo no lo he puesto en primera opción de evaluación. Compara precios pero a igualdad de calidad y condiciones.
- Consistencia: nadie es perfecto todo el tiempo, pero debemos intentar que nuestro proveedor no decaiga. Y se mantenga en el tiempo con los mismos estándares.
- Cultura: su cultura empresarial, tu proveedor en que se fija más en la calidad o los beneficios? Si sólo mira el bolsillo, mal vamos…..
- Políticas: por supuesto, pregúntale que compromisos tiene sobre el respecto al medio ambiente, responsabilidad social, responsabilidad legal, etc.
- Comunicación: como os vais a comunicar proveedor-cliente, o sea tu. Acordar una via de comunicación acorde a ambas partes.
Ésta por supuesto no es una lista cerrada de criterios, puede haber infinidad más.
¿Qué te propongo en este Reto de Calidad: “Evaluación de proveedores”?
Te propongo que nos cuentes que criterios de evaluación usas para tus proveedores, te están siendo útiles o por lo contrario te has dado cuenta que son mejorables?, los evalúas a todos por igual?, haces auditorías a tus proveedores?
Como ves, te doy bastante juego para animarte a participar.
Te indico el enlace para que puedas volver a leer el artículo sobre el repaso al capítulo 8 del borrador de la norma ISO 9001:2015 donde trata este tema
Para dar cierre al Reto de calidad nº 2 sobre las no conformidades, espero que coincidáis conmigo en que el comentario más desarrollado y que mejor ha sintetizado el tema ha sido el de Felipe Macera, ¡¡felicidades!! Espero tu comentario en este nuevo reto.
Y por último, te voy a pedir que me ayudes a difundir esta sección del Reto de Calidad. Así llegará a más personas y mi contribución a la comunidad será mayor. Y por supuesto, que te animes a dejar tu comentario en el Reto de Calidad
¡¡Ánimo y participa!!!
Los diez criterios excelentes.
El más interesante y eficaz: Comparar al proveedor con su competencia.
Castiblanco
Muchas gracias Castiblanco por tu apoyo!
Hola:
Desde mi punto de vista la Capacidad del proveedor para satisfacer los requisitos; así como el compromiso para lograrlo son fundamentales y bueno en esta época de crisis sobre crisis claro que el precio es factor influyente aunque no determinante y la comunicación ya que si nos comunicamos de manera efectiva y asertiva las cosas salen mejor.
espero disfrutemos el reto y no dejen de compartir. recordemos que: «El conocimiento es la única materia que aumenta cuando se comparte»
Abrazos
hola marife. te comento que le he propuesto a la dirección tener un listado de al mínimo tres proveedores por producto. en argentina estamos teniendo algunos problemas con importaciones y por lo tanto muchos de nuestros proveedores también lo están sufriendo y eso lleva a veces a que escasee alguno de los insumos y por eso me pareció buena la idea de tener este pequeño litado. el problema surge cuando hay mucha diferencia en precio y en mas de una ocacion la dirección se deja llevar por esto y como vos lo dijiste, termina saliendo mas caro. últimamente están cambiando la forma de pensar y están viendo que la unica manera de comparar precios es contando con un servicio de igual calidad sino es imposible. saludos y felicitaciones por el nuevo desafio
Hola Marifé:
Gracias por mantener tus interesantes Retos de Calidad. Lo acabo de compartir en Google Plus y he intentado hacerlo en LinkedIn, a través del botón que está en tu misma página, pero no me ha funcionado.
Más tarde te estaremos enviando un comentario del reto de hoy, con las experiencias de nuestro grupo de trabajo.
Saludos
Ma. del C.
Hola Nuevamente Marifé..!!
En nuestra empresa decidimos calificar a los proveedores ponderando algunas características agrupadas así:
Aspectos Estratégicos: Ubicación, Experiencia, Capacidad, Certificaciones, Reputación Corporativa, Alianzas estratégicas
Aspectos Técnicos: Respuesta a Emergencias, Infraestructura, Personal Capacitado, Versatilidad, Información Técnica Completa
Aspectos Comerciales: Precios Competitivos, Cumplimiento Requisitos, Cantidades Requeridas, Cumple Tiempo de entrega, Documentación completa, Atención, Garantías
Cada grupo tiene un valor en % y según el cumplimiento vamos sumando. Los proveedores tienen un tiempo mínimo antes de entrar en evaluación, así no perdemos tiempo con proveedores fugaces que aparecen de tanto en tanto….
Que les ha parecido?… Hay alguno que se me escapa?.
Saludos…
Hola Janne, me ha parecido muy completo. No me cabe duda que con esta sistemática de evaluación vas a conseguir hacerte con un grupo de proveedores muy eficientes. Ademas para la industria alimentaria se hace aún mas importante la evaluación de los proveedores. Me he tomado la libertad de visitar vuestra web y me ha resultado un producto muy delicioso. Tomaré alguna receta!!
Un saludo, Marifé
Hola Marifé:
Te estamos haciendo llegar las experiencias de nuestro grupo, con lo cual también nos gustaría tener tus comentarios.
Nuestro laboratorio, como parte de una dirección científica, pertenece a una organización mayor (Centro Nacional de Investigaciones Científicas), por lo que las actividades de compra se realizan por otras direcciones de apoyo. En este caso, las importaciones las realiza la importadora-exportadora del centro y las compras “en plaza”, es decir, en el territorio nacional, las realiza un Dpto. de Compras, perteneciente a otra dirección de apoyo. Debe tenerse en cuenta que se refiere tanto a la compra de productos como de servicios.
Debido a esto, la evaluación de proveedores se realiza por estas dos instancias y no por el laboratorio directamente, aunque es el propio laboratorio quien da las especificaciones de calidad que se deben pedir al proveedor para cada compra y, al final del proceso, también chequea si los productos o servicios recibidos reúnen las especificaciones solicitadas.
Los criterios que se evalúan a los proveedores son los siguientes:
1.- Para compras en plaza:
• Desempeño de la calidad, por ejemplo: concordancia entre las especificaciones de calidad de los productos solicitados y las de los productos recibidos.
• Desempeño comercial, por ejemplo: cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato comercial.
• Información del Sistema de Gestión de la Calidad, por ejemplo: si el proveedor tiene establecido un SGC y si éste está certificado.
• Desempeño de la documentación, por ejemplo: certificados de calidad recibidos con respecto a la cantidad de ítems recibidos.
• Desempeño ante quejas y reclamaciones, por ejemplo: total de quejas o reclamaciones solucionadas con respecto a las recibidas.
• Desempeño en centros homólogos, por ejemplo: evaluación obtenida por el proveedor en centros similares al nuestro en compras de productos similares.
• Desempeño de los servicios, por ejemplo: total de servicios cumplidos entiempo con respecto al total de servicios solicitados.
En base a la evaluación de todos estos criterios, los cuales tienen puntajes diferenciados se calcula un índice de valoración, que permite clasificar a los proveedores en Aprobado-Excelente (mayor o igual a 90 %); Aprobado-Bien (entre 76% y el 89,99%); Aprobado-Regular (entre 56% y el 75,99%) y Desaprobado (menor del 89,99%).
2.- Para importaciones:
• Existencia de un sistema de calidad, se evalúa a través de cuatro preguntas.
• Desempeño de la calidad en cuanto a especificaciones. Debe analizarse el cumplimiento de las especificaciones, en función de la presentación del producto, cantidad de lotes recibidos y aceptados que cumplen las especificaciones de calidad, información suministrada por el cliente final.
• Desempeño de la calidad en cuanto a la documentación. Debe analizarse en función de todos los documentos acordados (firmados y acuñados).
• Desempeño de calidad en cuanto a la recepción en tiempo de muestras sin valor comercial. Se analiza la recepción de muestras solicitadas y el cumplimiento de las especificaciones de calidad.
• Desempeño en cuanto al tiempo de entrega, en función del cumplimiento de los plazos acordados según contrato.
• Desempeño en cuanto a la comunicación, en función de la atención recibida y envío de información para poder realizar los trámites aduanales en el tiempo establecido.
De acuerdo a la evaluación de estos aspectos se realiza la evaluación integral del proveedor en los criterios siguientes:
• Calificado o Condicionado: proveedor con capacidad demostrada, tenga o no certificación, que ofrece productos y servicios evaluados como conforme. Proveedores históricos o confiables que pueden seguirse utilizando como proveedores.
• No calificado: proveedor con deficiencias en su desempeño e incumplimientos reiterados, que debe valorarse si se mantiene como proveedor, en función del mercado.
• No aprobado: por mal servicio o mala calidad de los productos y queda excluido.
Para el laboratorio, cuyo sistema de gestión está basado en la NC-ISO/IEC 17025:2006, con lo establecido por las áreas de apoyo que realizan la evaluación de proveedores, se considera como suficiente para cumplir con lo establecido en el requisito 4.6. Compras de servicios y suministros, en su epígrafe 4.6.4, de la norma de referencia.
Gracias por plantearnos este tema que como bien dejas entender, se le debe dar la importancia que merece.
Es parte de mi actividad profesional evaluar proveedores y deseo tomar del segundo punto la palabra “Capacidad” para aportar mi pequeño grano de arena:
Capacidad de investigación y desarrollo: importante observar un equipo que logre diseñar un producto acorde con las necesidades del cliente y que demuestre ambición en procesos de mejora continua, las buenas ideas de un proveedor nos hace más fuerte.
Capacidad de Producción, de Calidad e inocuidad: de vital importancia conocer y evaluar el sistema de calidad e inocuidad del proveedor. No solo deberá cumplir con las entregas programadas a tiempo, deberá tener capacidad para entregar la calidad e inocuidad especificada.
Capacidad de respuesta: es muy cierto: nadie es perfecto en el tiempo y por tanto, debemos valorar la capacidad del proveedor en resolución de los problemas. La eficacia de este aliado comercial debe ser tomada en cuenta y valorada en función del tiempo, cantidad y calidad.
Hola Marife:
Se me hace difícil participar en esta época por el trabajo de fin de año, aunque me encantaría como ves.
En este caso solo propongo algo que nos paso en la empresa en la que cumplo funciones como Jefe de Área de Calidad en estos momentos.
Cuando yo llegue a la misma en compras se evaluaban 1200 proveedores por igual.
En la primera oportunidad que tuve le sugerí al Equipo de Calidad (conformado por los tres Gerentes y quien suscribe), el tomar solo a los proveedores que hacían a la calidad del producto final. Siendo la nuestra una empresa de construcción y la mayoría de los técnicos Ingenieros fue una ardua tarea el hacerles entender que estos productos no eran los de mayor criticidad en las obras (desde el punto de vista ingenieril ) sino que me refería a los que representaban a los proveedores que nos brindaban insumos, servicios o subcontratos que por su incidencia en la calidad del producto final eran los más importantes.
Esa fue la primera meta a conseguir por el área de calidad y fue una lucha ardua y todavía sigue.
Logramos bajar la lista de proveedores a evaluar a menos de la mitad y a su vez logramos mejores contratos y mayor eficiencia. Los precios lo seguimos teniendo como un item a evaluar pero lo ponderamos con menor puntaje que por ejemplo a tiempo de entrega y capacidad técnica y logística. También logramos que se comience a evaluar como otro item fundamental el que los mismos tuvieran un SGC implantado (no necesariamente certificado).
Saludos;
Diego.
Hola Diego, darte las gracias por tu comentario sabiendo que además estás apurado de tiempo. No me quiero imaginar lo que es lidiar con una lista de 1200 proveedores. Ánimo en tu tarea de optimizar la lista!!!
Muchas gracias y un saludo, Marifé
Salud Marife!
Desde Argentina y para el mundo dejo mis opiniones y experiencias sobre el tema Evaluación de Proveedores.
Las empresas han de servirse de su entorno a fin de conseguir las máquinas, materiales y mano de obra que requieren para la construcción de sus productos. Así entonces los proveedores toman una importancia vital para el éxito de nuestros negocios: una adecuada provisión de insumos, equipos y mano de obra nos permite partir de una base sólida para conformar o construir nuestro producto con calidad.
No caben dudas que existen múltiples criterios de selección. Bien afirma Carlos Bogado que el precio termina siendo (lamentablemente) una variable fundamental para el Director Financiero, esto habilitará una disputa de intereses con el Director de Operaciones (que busca la calidad del insumo, equipo o mano de obra); aquí tallará entonces el CEO o dueño de la empresa y seguramente, mirando su bolsillo o el saldo de la cuenta bancaria, apoyará al Director Financiera en este conflicto de intereses.
Ahora bien, cuando hablamos de precio no debemos dejar de mirar también la cuestión de financiación: nos han enseñado en matemática financiera que el valor del dinero hoy es distinto que el valor de mañana merced a la bendita (o maldita) tasa de interés. Un buen plan de financiación puede hacer variar la elección.
Por esto, en las evaluaciones de proveedores que se hacen en mi empresa, el concepto Financiación cumple un rol por demás importante.
Quiero aclarar aquí que me desempeño en una pequeña empresa de desarrollo de software, por lo que podríamos afirmar que no compramos materiales (insumos) que afecten sustantivamente nuestro producto (sw), o al menos no son estratégicos para nuestra producción.
Catalogamos a los proveedores como importantes (si nos venden hardware, software, comunicaciones o capacitación) y no importantes (si nos venden mesas, sillas, o café).
Todos tendrán una evaluación anual en la que deberán obtener 70/100 o más en el resultado para ser considerados elegibles; adicionalmente, a los importantes los evaluamos en cada compra que realizamos a ellos (cumplimiento de plazos de entrega, entrega de capacidades acordadas o superiores, devoluciones efectuadas, etc.); si el resultado obtenido es inferior a 70/100 entonces salen de la categoría de elegibles hasta que nos quedemos sin ellos o hasta el año próximo cuando se revaluarán.
La evaluación anual se realiza puntuando de 1 a 5 los siguientes criterios: Servicio al cliente, Tiempo de entrega de las cotizaciones, Calidad del producto o servicio que presta, Referencias comerciales, Financiación/Forma de Pago.
Las evaluaciones por evento (compra) incluyen además los siguientes criterios: Servicio Post venta, Tiempo de entrega del pedido y Cumplimiento de lo acordado.
Finalmente quiero agradecerte la permanente transferencia de conocimientos que nos brindas. Magnífica idea esta la de participar.
Cordiales saludos.
Hola Fernando, gracias por tu comentario. Destaco que realmente los criterios de evaluación de proveedores pueden y de hecho es así, variar entre un país u otro. Conozco la situación de Argentina de muy cerca tanto por motivos personales como profesionales y es verdad que el criterio «inflación» es un punto a tener en cuenta.
Muchas gracias por participar y te deseo lo mejor con tu sistema y empresa.
Un saludo, Marifé
Se cuenta con un procedimiento de evaluación de proveedores en Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Que es acompañado por una planilla de cálculo (4 hojas )
1- Caratula en donde consta datos del futuro proveedor , puntaje alcanzado durante la evaluación y si califica o no califica .
2- Gestión de la calidad ( 25 ptos.) : Algunas preguntas por ej. Posee SGC Iso:9001:2008 , ente que certifica , alcance , vencimiento certificación, etc.
3- Gestión seguridad y Salud ocupacional ( 50 pts) : algunas preguntas por ej. Dispone SGSS , basado en OHSAS 18001, entidad certificadora , alcance, etc.
4- Gestión Ambiental (25 ptos ) algunas preguntas por ej. Dispone SGMA , basado en ISO 14001, entidad , alcance, etc.
Complementariamente la evaluación inicial señalada en el procedimiento y como parte de la evaluación técnica, cada subcontratista deberá, en el momento de presentar la oferta, dar cumplimiento a lo indicado en lo completando dicho registro y aportando todas los documentos requeridos, para lo cual el área de Abastecimiento incorporará estos requisitos en la pedido de cotización.
Se realizan auditorias a proveedores .
Espero haber cumplido con el reto, muchas gracias por haberme hecho participar…
Atte.
Gracias Ruben, reto cumplido! muchas gracias por compartir tu procedimiento de evaluación de proveedores!
Un saludo