Ya sabes que la norma de gestión de calidad ISO 9001:2008 requiere que tengamos implantados seis procedimientos obligatorios mínimos y que uno de estos procedimientos obligatorios es el procedimiento de control de documentos según el punto 4.2.3 y el otro es el procedimiento de control de registro según el punto de la norma 4.2.4.
El primer paso en la aplicación de estos dos procedimientos requiere de una comprensión de la diferencia entre las palabras ‘documento’ y ‘registro’. Aquí te invito a volver a leer el artículo que escribí sobre este tema y sus diferencias. (ver artículo).
A modo de recordatorio te digo que “documento” es aquella información que se encuentra en un soporte determinado (papel, digital).
El objetivo es que los documentos aporten evolución así como que los nuevos datos repongan los datos existentes y es esta evolución y distribución la que el procedimiento de control de documentos deberá gestionar de forma eficaz.
Recuerda que la información es un activo con valor para tu empresa y por ello debes cuidarla como tal
El procedimiento de control de documentos debe reflejar como vas a cumplir con unos requisitos mínimos que nos indica la norma. Estos son
– ¿Cómo vas a aprobar los documentos antes de su uso?
– ¿Cómo los documentos van a ser revisados y actualizados?
– ¿Cómo vas a identificar las versiones correctas de los documentos?
– ¿Cómo se puede acceder a las versiones correctas de los documentos?
– ¿Cómo vas a garantizar la legibilidad?
– ¿Cómo vas a controlar y distribuir los documentos externos?
– ¿Cómo vas a prevenir el uso accidental de documentos obsoletos?
Y si ahora repasamos la definición de “Registro” podemos decir que es el documento donde has capturado una información histórica y que no se va a ver sometido a cambios.
El registro captura los resultados de las actividades realizadas dentro del ámbito de tu sistema de gestión de calidad, como son, entre otros, los resultados del proceso de realización del producto, análisis de medida y procesos de mejora.
Debes considerarlos tanto o más importante que los documentos de tu sistema de gestión, ya que son los que realmente van a demostrar la conformidad con los requisitos aplicables.
Y deberás tener en cuenta todo lo que tu procedimiento debe contener:
– ¿Cómo vas a almacenar los registros y por cuánto tiempo?
– ¿Cómo vas a protegerlos para que permanezcan legibles?
– ¿Cómo vas a recuperarlos si los necesitas?
Una vez que ya sabemos toda la información que debe contener el procedimiento de control de documentos y registros, te pido que medites bien cómo va a ser tu control sobre ellos. Por mi experiencia, he podido comprobar que éste es el procedimiento al que menos importancia se le da y no se llega a desarrollar con toda la profundidad necesaria.
También me considero culpable, ya que reconozco que en muchas ocasiones cuando el tiempo asignado a una auditoria no es suficiente, suelo dejar este procedimiento y su cumplimiento más para el final. Pero realmente debemos partir de este procedimiento para poder disponer de la guía de cómo vamos a elaborar, diseñar y controlar los documentos de nuestro sistema.
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