Trabajamos en equipo: el gran comienzo

Trabajar en equipo puede ser maravilloso, siempre y cuando todos los miembros del equipo trabajan bien juntos.

Trabajamos en equipo: el gran comienzo!!!

Si cada miembro del equipo tiene una visión distinta y mira para otro lugar, la experiencia puede ser nefasta, te lo aseguro.

En este artículo quiero hacerte ver lo importante de trabajar en equipo de una forma ordenada y definida, no a lo loco.

Para que el trabajo en equipo sea bueno, se deberá definir la dirección en la que todos deben trabajar. Tienes que evitar las luchas internas, que pueden afectar a la efectividad de tu trabajo y tus compañeros y en consecuencia a tu empresa.

Comienza desarrollando los documentos que definen el propósito del equipo, cómo se va a trabajar, y los resultados que esperas. Márcate tus «hojas de ruta», es como un viaje que vais a hacer todos juntos, partís desde el mismo punto y queréis llegar al mismo destino, sin separaros.

Asegúrate que todo conocen tus hojas de ruta, si a lo largo del trayecto hay algún tropiezo siempre puedes volver a recurrir a la hoja y recuperar la visión del «panorama general».

Consejo:

Al inicio de un proyecto, todo es impulso y emoción, y los componentes del equipo van a estar ansiosos por empezar a trabajar de inmediato, podemos caer en un error. El «no planificar es planificar el fracaso», como es no haber fijado objetivos con determinación y consenso. Al principio puede parecer tiempo perdido, pero en realidad serán ganado antes algún tras pies.

No vas a encontrar en ningún lugar una “hoja de ruta” con un guión fijo. Va a depender del proyecto y de los miembros del equipo. Pero aquí te propongo un guión que te puede ser de bastante utilidad, es el que yo he usado en infinidad de ocasiones.

 

Adáptalo a tu situación junto a tu equipo:

  1. Antecedentes.
  2. Misión y Objetivos.
  3. Composición del equipo y funciones de cada miembro.
  4. Autoridad y Límites.
  5. Recursos necesarios y de apoyo.
  6. Operaciones.
  7. Negociación y acuerdos.

Pero no te quedes preocupado, te explico lo que puedes tratar en cada punto.

Antecedentes

Aquí haz una introducción sobre el problema que vais a tratar en el proyecto, como se ha formado el equipo, puedes hacerte estas preguntas:

  • ¿Qué problema se está abordando?
  • ¿Qué resultado o la entrega se espera?
  • ¿Por qué es esto importante?

Te pongo un ejemplo: el equipo se forma para aumentar la cooperación entre las distintas plantas que tiene la empresa para unificar criterios y documentación del sistema de gestión, hasta ahora cada planta tenía un sistema diferenciado, con lo que hacía más laboriosa la realización de las auditorías internas y la alineación de objetivos corporativos.

Misión y objetivos

Mediante la definición de una misión, sabréis lo que tenéis que alcanzar. Sin una misión clara, podéis seguir teniendo agendas distintas y por tanto no conseguiréis alinear definitivamente vuestros esfuerzos.

Continuando con el ejemplo, vuestra misión sería poder integrar todos los sistemas de gestión en un, para que, en un plazo de dos años, podáis certificar vuestro sistema bajo una multisite.

Ahora lo que tienes que hacer es convertirlo en metas y objetivos medibles. Cada objetivo tendrá una estrategia, unos hitos a cumplir, unos responsables.

Como guía, recuerda que los objetivos deben seguir la Regla Smart

La clave aquí es asegurarte de que cada objetivo se puede medir, por lo que el éxito puede ser medido

Composición y funciones

El equipo que formes va a ser más eficaz si:

  • Lo formas con miembros con habilidades y experiencia necesarias para hacer el trabajo.
  • Pueden aportar su experiencia y enfoque desde distintas perspectivas.
  • Lo formas el nº de personas suficientes para cubrir con el plan de trabajo, no te pases en número que al final tendría efecto contrario.
  • Los miembros que nombres deben tener responsabilidades y funciones relevantes, toma como referencia el organigrama y que no sea el último escalón.

Una vez esté convencido de que has formado un buen equipo, ahora toca:

  • Reparte las funciones y tareas entre los miembros del equipo.
  • Define cuáles serán las habilidades, formación y entrenamiento necesario para cumplir con las funciones y tareas.

Autoridad y límites

Con las funciones repartidas, ahora tienes que revisar lo que los miembros del equipo pueden y no pueden hacer para lograr la misión:

  • ¿Cuánto tiempo debes asignar a los miembros del equipo a estas nuevas funciones y como lo compaginan con su día a día. ?
  • ¿Pueden los miembros del equipo reclutar a nuevos miembros?
  • ¿Qué puede hacer el equipo, lo que puede no hacer, y si necesitan aprobación o no al líder del equipo antes de hacer algo?

Recursos y Apoyo Disponible

Llegados a este punto, define los recursos que vais a necesitar para conseguir las metas y objetivos. Esto incluye presupuestos, tiempo, equipos y personas.

Además de esto, describe el apoyo a la formación y entrenamiento a disposición del equipo para ayudar a que haga su trabajo.

Operaciones

Describe cómo el equipo va a funcionar sobre una base del día a día. Aquí puedes llegar a tal nivel de detalle como el proyecto lo merezca.

Por ejemplo, puedes usar un diagrama de Gant con todas las fases y sus operaciones, hacer un cronograma, calendario de reuniones, etc.

Negociación y Acuerdos

Un buen equipo requerirá de negociación y acuerdos. Como líder del equipo debes dirigir al equipo pero no por ello no vas a permitir la comunicación, negociación y acabar en acuerdos bilaterales.

Debéis llegar a acuerdos sobre la misión, objetivos, recursos necesarios, apoyos externos, funciones, actividades, etc. Nunca caigas en el error de ser el rey y el equipo tus subordinados.

Por último, pero no menos importante, viene la aprobación, finalizada la negociación y acuerdos debéis firmar el documento donde se encuentra definido todo el proyecto. Es puro formalismo simbólico, pero no está de más.


Como he dicho al principio, no hay un modelo de documento para desarrollar un proyecto, esto ha sido una simple guía, espero que te pueda servir, y por fin puedas atreverte a trabajar en equipo sin miedos.

¡Verás que tranquilidad trabajar con un buen equipo!

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