No te imaginas la de veces que he auditado empresas cuyo sistema de gestión me decían que estaba integrado y en realidad no lo estaba. El motivo es que en ocasiones no se entiende con exactitud que es un sistema integrado. Y en realidad es bien sencillo, es la unión de dos o más sistemas en uno solo, aplicando sus requisitos como si fuese un único sistema. Con esto quiero decir tener un único mapa de procesos, tener una única política de gestión, una única definición de responsabilidades y competencias….
Pero en la mayoría de las ocasiones la integración de los sistemas no es tarea fácil y presenta sus dificultades. Sobre todo cuando los sistemas ya se encuentran implantados.
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Pero por ello se debe hacerse una valoración entre los beneficios y las dificultades, y seguro que la balanza se declina para el lado de los beneficios.
Ya son conocidos los beneficios que un sistema puede aportar a la empresa cuando la implantación se ha hecho efectiva, pero esos beneficios se pueden ver disminuidos si los sistemas no están perfectamente ligados entre ellos.
- Con la integración correcta de dos o más sistemas podemos ser muchos más eficaces.
- Se podrá ahorrar tiempo en la elaboración y seguimiento de la documentación y registros.
- Evitaremos duplicidades sin sentido.
- Ahorraremos tiempo en la formulación de objetivos y sus metas, y seremos más eficientes en su consecución.
- Conseguiremos que el personal se involucre más, mejore su percepción del sistema y se hable en un mismo lenguaje de gestión.
- Y sin olvidar el ahorro de tiempo y dinero en las auditorías, tanto internas como externas. No es broma cuando te digo que me he encontrado informes de auditorías internas, uno por cada sistema implantado. Imagínate la pérdida de tiempo.
Si este es tu caso y aún no tienes tus sistemas integrados, no te preocupes, aún no es tarde.
Deberás establecerte un plan de integración en el tiempo. No te precipites, ve paso a paso.
Lo primero que debes determinar es cuál va a ser tu método de integración de los sistemas de gestión. Ya que la integración va a requerir de un cambio cultural de la empresa. Y para ello deberás valorar el nivel de implantación o la experiencia que la empresa tiene en el sistema de gestión.
Cuanto más complejos sean los sistemas implantados por independiente, más despacio debemos actuar en la integración.
Tu plan de integración debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿cuál es mi objetivo? ¿qué pretendo para la integración?
- ¿qué sistemas o parte de ellos quiero integrar?
- ¿qué método voy a usar para integrarlos?
- ¿cómo voy a comunicar el plan de integración y la posterior integración?
- ¿quién va a ser el responsable y coordinador del plan de integración?
Y no olvides que una vez elaborado y ejecutado el plan de integración deberás llevar a cabo un plan de seguimiento con objeto de verificar que se están cumpliendo con los objetivos previstos inicialmente y hacer los cambios que se requieran necesarios para el alcanzar el éxito.
¿Qué tal? A qué es sencillo, ¿tienes alguna duda? usa los comentarios y trataré de aportarte todas las soluciones que pueda.
hola solo para hacer una pregunta estoy en proceso de integracion para el sistema de calidad son varias normas , pero no todas aplican para la empresa, el primer paso que estoy implementado en revisar que normas , aplican y en base a eso eliminar las que no aplican ,
estoy en lo correcto? espero su comentario
Hola Tomás. de que normas me hablas? ten en cuenta que no todos los puntos de las normas ISO podemos excluir.
saludos