Tu sistema de gestión se va de vacaciones!!!

Ya estamos en el periodo estival y muchos ya están disfrutando de unos días de descanso y vacaciones. Yo lo voy a hacer en breve. Pero antes de irme unos días, estoy cerrando agenda para mi regreso. Ya tengo planificadas algunas auditorías de sistemas de gestión con fechas cerradas.

Te voy a contar lo que ocurre en muchas ocasiones cuando retomo la agenda de auditorías en el mes de septiembre.

Es muy curioso y no lo pongo en duda pero “curiosamente” en julio y agosto no ocurren incidencias o no conformidades. El registro de incidencias se corta justo cuando el responsable de calidad se va de vacaciones! Es curioso, verdad? Y vuelven a aparecer cuando regresa de las vacaciones.

Si somos muy “malos” pensaremos que es el responsable de calidad el causante de tales males. Que el origen de las incidencias o no conformidades es el responsable de calidad y que deberíamos de mandarlo todo el año de vacaciones. Esta es una opción, pero yo me decanto por otras opciones radicalmente distintas.

Yo creo que pueden pasar dos cosas.

Una es que el resto de personal relaja sus funciones con respecto al sistema una vez que no tienen al responsable de calidad cerca. No confían en las virtudes del sistema y por tanto, lo aparcan mientras el responsable está de vacaciones. Es decir que también mandan de vacaciones al sistema.

Y otra opción puede que el personal no dispone de la formación precisa y necesaria para la detección, tratamiento y/o registro de las incidencias y por tanto esperan al regreso del responsable de calidad.

Yo no me considero una persona “mal pensada” por lo que la primera opción ni la contemplo. De las dos siguientes, creo que ambas tienen remedio. Y sin buscar culpas, que no tendría sentido, sería el responsable de calidad el que debe poner cartas en el asunto y poner fin a esta situación.

Si aún no te has ido de vacaciones, aún estás a tiempo. Busca tu mejor estrategia para evitar alguna de estas situaciones.

Si te encuentras en la segunda situación, te propongo lo siguiente:

[box type=»info»] Prepara una jornada informativa con los responsables de departamentos o con las personas implicadas en el sistema. Comenta como lleváis los indicadores de las no conformidades, incidencias, acciones correctivas, objetivos…. Saca a resurgir las mejoras que ha tenido la empresa desde que tiene el sistema implantado. Proponles un ejercicio de auto convencimiento: que te indiquen los puntos fuertes y débiles del sistema para tratarlos a tu regreso. Los tendrás muy ocupados durante tus vacaciones.[/box]

Y si te encuentran en la última opción, te aconsejo que la atajes así:

[box type=»info»] Prepara una jornada formativa, que acudan todos los responsables de áreas o departamentos, sobre todo aquellos que no vayan a estar de vacaciones a la vez que tú!!. Fórmalos en la correcta detección y tratamiento de no conformidades. Indícales cómo será su registro según esté establecido en el sistema. Hazlos partícipes del sistema, involúcralos. Haz ejercicios de simulación, ayúdate de las no conformidades reales que ya tengas registradas. [/box]

Como ves no es tan difícil y un rato de descanso en su trabajo no les viene mal mientras le explicas una de las dos alternativas. Y si quieres darle un toque de humor, decora la sala de juntas con motivos vacacionales. Así se sentirán más cerca de sus vacaciones.

Para ambas opciones, el objetivo es que te puedas ir de vacaciones sin que el sistema se quede en stand-by.   Sin la presión a tu regreso de todo el trabajo que tendrás atrasado. No permitas que se pierda la cadena en el sistema. Está en tus manos.

Y para terminar, disfruta de tus vacaciones. Yo me voy a la playita!!!

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3 comentarios
  1. Gracias, es muy util 🙂

  2. También, a veces, ocurre lo contrario, aquellos a quienes han tenido que perseguir todo el año para que notificaran las no conformidades que ibas detectando, para no parecer un sabueso husmeando por la empresa, descubren que son capaces de hacerlo y te tienen todo el tiempo dando la vara con el telefonito. Eso si, su actividad se paraliza en cuanto vuelves. La de tus jefes generalmente también, parecen recordar que tienen responsable de calidad, expresamente esos días. el resto del año, casi casi, eres una molestia necesaria, pero incordiante

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