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Optimizar la mejora de los procesos a buen tiempo

16 de julio de 2014 0 Comentarios
Optimizar la mejora de los procesos a buen tiempo - Club Responsables de Calidad

Actualmente ya no nos debemos conformar con buscar la mejora continua de nuestro sistema sino que debemos conseguir una gestión eficiente y eficaz. Ya he hablado en diversas ocasiones de la gestión de los procesos, pero en este caso le vamos a dar una gestión de procesos orientada al tiempo. Y es que invertir el tiempo adecuado en cada proceso es un punto importante que en la mayoría de las ocasiones queda en el olvido o en el segundo plato. No solo nos debe primar hacer bien nuestro trabajo sino además hacerlo en el menor tiempo determinado.

Como responsables de calidad debemos tener presente también este factor y establecerle indicadores de medida para poder tomar acciones determinadas en caso de obtener datos no muy satisfactorios.

Cualquier trabajador debe ser consciente del tiempo que dedica a sus tareas en el trabajo, ya que es el recurso más preciado y más costoso. Bajo el sistema de gestión de calidad nos enfocamos en medir la productividad a nivel de desperdicios, producción conforme, producción no conforme, averías, etc pero nos dejamos atrás la gestión del tiempo.

Hoy en día hay infinidad de software que nos ayudan a medir los tiempos y así analizar la productividad de las personas en su trabajo. Es verdad que la mayoría de ellos están enfocados a trabajo realizado con un ordenador, pero es que son estos trabajos los más propensos a pérdidas de tiempo, divagamos por internet, nos entretenemos con los correos electrónicos…

Los principales indicadores que podemos medir en este sentido pueden ser:

  1. - El tiempo dedicado a actividades productivas
  2. - Lo que representa el tiempo productivo sobre la actividad total
  3. - El tiempo dedicado a otras actividades que no son relacionadas con el trabajo
  4. - Interrupciones, distracciones, etc durante la jornada de trabajo
  5. - Medir el enfoque-esfuerzo del trabajador.

El medir estos indicadores no está enfocado al espionaje del trabajador, sino todo lo contrario. Se debe enfocar a proporcionar herramientas de mejora para el trabajador, ya que en la mayoría de las ocasiones no son conscientes de sus niveles de productividad tan bajos y no saben como podrían mejorar su rendimiento.

Hay una serie de factores que influyen a que haya una falta de productividad en el trabajo:

  • Falta de concentración
  • Falta de objetivos
  • Exceso de tiempo personal
  • Reuniones excesivas y poco productivas
  • Abuso de herramientas como el correo electrónico
  • Interrupciones excesivas,
  • Etc.

En España se tiene una obsesión por cumplir con unas jornadas de trabajo extensas o no llegar tarde ni dos minutos. Pero estar en el sitio de trabajo no implica que se esté trabajando y obteniendo un rendimiento beneficioso para la empresa. Por supuesto que no todos los trabajos son propensos a este tipo de optimización del tiempo. Hay puestos de trabajo que deben cumplir con un horario si o sí, por ejemplo cuando es de atención al cliente, operario de máquina, vigilante, etc.

Pero en este caso como responsable de calidad una vez que analices tus procesos y los recursos humanos necesarios para tus procesos deberás determinar cuales son los que pueden verse afectados tanto en productividad como en rendimiento.

Para mejorar los procesos a nivel de tiempo y la gestión de recursos humanos en ellos te aconsejo que siguas estos seis pasos:

  1. Define los procesos y los indicadores clave para medir su productividad.
  2. Define la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha elegido. Es mejor ir modificando una a una las fases que intentar cambiar todo el proceso.
  3. Una vez identificada la fase que se necesita optimizar, se planificará el proyecto de mejora, no olvides establecer un cronograma de implantación del proyecto.
  4. Se deberá definir claramente el objetivo de mejora que se pretende conseguir y la necesidad de recursos para conseguirlo.
  5. Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar los resultados obtenidos con la mejora del proceso. Comparar los datos obtenidos con el objetivo planificado.
  6. Controlar y seguir constantemente el proceso. En este punto te aconsejo que el objetivo conseguido pase a ser indicador de medida, de este forma mantendrás un control constante sobre el proceso mejorado.

Estos seis pasos puedes aplicarlos a cualquier proyecto de mejora, pero te insto a que hagas una prueba sobre un proyecto de optimización de tiempos y me cuentes tu experiencia.

Suerte y ánimo.

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