Cuáles deben ser los indicadores de tu sistema de gestión

 

A la hora de definir y establecer los indicadores en tu sistema de gestión, te aconsejo que te bases en las necesidades identificadas  y reales de tu empresa.

Hazte la siguiente pregunta ¿Qué me interesa medir para después mejorar?

Indicadores podemos proponernos “tropecientos”, pero que sean útiles no son tantos.

 

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No te voy a descubrir la pólvora si te defino las características básicas de un indicador, ya que son bien sabidas y te las puedes encontrar en cualquier artículo al respecto. Pero no viene mal hacer un recordatorio:

  • el indicador debe estar referenciado a un actividad
  • debe estar formulado de tal forma que sea medible
  • los resultados deben ser cuantificables y en la medida de lo posible referenciados a otros datos para poder hacer comparativas
  • comparables en el tiempo
  • fiables
  • fáciles de mantener, medir, establecer, utilizar…
Una vez tenemos claro el concepto de lo que es un indicador, vamos a ver cómo elegirlos y obtener auténticos resultados con ellos. No creas que te voy decir que indicadores debes formular eso deberás hacerlo tú. Pero si puedo darte estos 7 sencillos pasos con los que no vas a equivocarte:

1.- Marcarte unos objetivos

Hazte la siguiente pregunta: “¿cuáles son las áreas que me interesa medir y por qué?”

Debes de plantearte que es rentable o deseable controlar. Esto va a depender en gran medida de las condiciones especiales de tu sistema y de tu organización. Por ejemplo, puede ser interesante hacer incapié en conseguir una mejor posición en el mercado, mejorar la rentabilidad, o quizás la satisfacción del cliente…

2.-Selección de indicadores

Ya sabemos cuales son nuestros objetivos, pero ¿como establecemos los indicadores?

Debemos determinar que medidas nos van a proporcionar datos más relevantes sobre aquello que queremos medir.

Por lo que su requisito principal es elegir un indicador que aporte valor y que realmente nos esté dando información sobre aquello que nos hemos propuesto monitorizar, volumen de ventas, escandallos, costes, grado de satisfacción del cliente…

La creatividad, la experiencia y sobre todo el sentido común serán factores clave a la hora de identificar los indicadores.

3.- Forma de cálculo:

Tienes que preguntarte: ¿cómo vas a concretar la medida? o lo que es lo mismo “¿cómo se calcula el indicador que has seleccionado?”

Ten en cuenta que debes obtener un dato final que sea medible y comparable, por lo que podrá ser un número, días, euros, un recuento, un porcentaje, un grado de medida, una escala de valor, una estimación, un ratio…es decir, la forma de cálculo debe darte un resultado objetivo y sin ambigüedades.

4.- Periodicidad

Para ello deberás tener en cuenta: “¿cada cuanto tiempo lo vas a medir y/o calcular?”

Esto dependerá de las necesidades de la organización, del coste de recogida de los datos. Habrá indicadores críticos que tenga sentido medir mensualmente, (por ejemplo los relacionados con tesorería, quejas o reclamaciones de los clientes, aunque eso dependerá del caso concreto de cada organización) y otros cuya obtención pueda ser anual (como podría ser los relacionados con la satisfacción del personal, necesidades de formación…)

5.- Meta del indicador

Debes preguntarte: “¿cuales van a ser los valores deseables del indicador?”

Cada indicador debe tener un punto de referencia o meta, ya que si no sería imposible conocer si nos encaminamos al resultado deseado.

Este debe ser el valor del indicador al que nos parece deseable y razonable llegar.

La meta del indicador tiene que ser ambiciosa (que nos impulse a la mejora), a la vez que creíble y asumible (es decir, que  pueda ser realmente alcanzada en un plazo determinado).

 6.- Establecer responsabilidades de la medición y gestión

“¿Quién se va a encargar de la medición y gestión?”

Es importante definir responsabilidades para generar la información de partida o bien realizar el cálculo del indicador con la periodicidad elegida, por ejemplo deberás establecer:

  • Quién recoge la información: Hay que seleccionar a las personas responsables de la recogida de información de entre las implicadas en los procesos, áreas, actividades…, de forma se podrá integrar  las tareas de esta recogida en sus actividades diarias.
  • Quién comunica los datos obtenidos a otras personas implicadas
  • Quién analiza o interpreta la información y los resultados obtenidos.

7.- Construcción de un cuadro de mando

Una vez llegados a este punto, debes plasmar todos los resultados en un cuadro de mando, donde puedas tener una visión de toda la actividad y evolución de los indicadores. De esta forma facilitaras la interpretación de los resultados obtenidos por cada indicador. Para ello podrás apoyarte en la utilización de herramientas gráficas.

Así conseguirás resaltar los datos significativos, desviaciones, tendencias, para poner en evidencia los resultados de la empresa que no se ajusten a los límites establecidos de antemano y advertir sobre aquellos otros que se mueven en zonas delimitadas como de riesgo. En consecuencia podremos facilitar la comunicación entre los diversos agentes implicados en la decisión y asignar las responsabilidades necesarias.

Siguiendo estos pasos te resultará mucho más sencillo de lo que parece, pero aun así si tienes alguna duda siéntete libre de preguntarme dejando tus comentarios.

 

 

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4 comentarios
  1. hola… SI ES POSIBLE, por favor necesito info CERCA DE LA HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS INDICADORES, NO DE ALGUNO EN ESPECIAL, SOLO DE LOS INDICADORES EN GENERAL… GRACIAS

  2. Al hacer la presentación en herramientas graficas, estas deben ser una grafica por cada indicador o se puede presentar todos los indicadores en un solo grafico?
    Te agradezco de antemano, y aprovecho para felicitarte por los excelentes artículos publicados.

    • Hola Yolanda, deberás elegir la opción que más cómoda y facil de interpretar te resulte. quizás meter todos lo indicadores en un mismo gráfico puede dificultar si interpretación, pero si son indicadores que vas a comparar puede ser positivo. Cada responsable de los indicadores deberá elegir su propio método.

      muchas gracias!

  3. tiene ejemplos de incdicadores para un sistema de gestion como ifs

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