¿para que necesito tanta documentación en mi sistema de gestión?

¿Te has hecho alguna vez esta pregunta? Seguro que sí, ya que a mí me la han hecho

Y para responderte la pregunta, comencemos con algunas definiciones

¿Qué es un documento? tu sistema va a estar lleno de documentos y mejor que empecemos sabiendo que es, verdad?

Pues Un  documento  va a ser una información que debes   escribes o grabar  en algún medio, como papel o informático. Un documento puede especificar los requisitos (por ejemplo, un dibujo o una especificación técnica), proporcionar la dirección (por ejemplo, plan de calidad), o mostrar resultados o evidencia de las actividades realizadas (por ejemplo, registros).

Y te vas a preguntar, para que necesito yo tanta documentación en mi sistema de gestión si yo mi trabajo lo estoy haciendo bien. Pues veras que la documentación te va a proporcionar una gran cantidad de ventajas y objetivos para cumplir con el propósito del sistema de gestión.

 

 

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1. Comunicación de la información  – vas a necesitar indicar a todos los miembros de tu empresa como vas a planificar, operar y controlar todos los procesos. El tipo y extensión de la documentación va a depender en gran medida de los recursos disponibles en la empresa y del grado de implantación de tecnologías. aún sigue siendo el  formato papel el más usado, aunque ya poco a poco se va tendiendo al envío de la documentación en formato pdf. Si te doy mi opinión, ambos medios no suelen ser muy efectivos, pocos se leen el documento que le entregues.
2. Evidencia de la conformidad  -el documento te va a  proporcionar evidencia de que lo que estaba previsto hacer  y lo que realmente se ha hecho, será necesario para demostrar que lo que se tiene que hacer se está haciendo.
3. Depósito e intercambio de conocimientos  – también te pueden servir para preservar y difundir las experiencias de tu empresa, de tu negocio y de conocimientos técnicos. Un ejemplo típico sería una especificación técnica, que se puede utilizar como una base para el diseño y desarrollo de un nuevo producto.
4.  Herramienta de formación  – y cómo no? un documento te va a servir para formar al personal en el desempeño y desarrollo de sus responsabilidades y tareas.
5. Dar consistencia a los resultados  – al tener todo el personal la misma documentación,  realizan con el mismo método, práctica o procedimiento el desarrollo de sus actividades.
6. Promover las mejores prácticas  – el documento te va a ayudar a poder transmitir todos los conocimientos necesarios para el buen desarrollo de las actividades.

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Como ves son muchos los motivos que te deben impulsar a dedicar el tiempo necesario y preciso en el diseño de tu documentación. Si tú eres el primero en creer en estas ventajas, se verá reflejado en el documento, y así lo transmitirás a la persona receptora de tu documentación.

Y ahora permíteme que te dé unos consejos para elaborar tu documentación:

Comienza  por definir los tipos de documentos que van a componer tu sistema así como la jerarquía entre ellos.

El primer documento que debes escribir es el manual, de él te irán derivando al resto de documentos que vas a necesitar en tu sistema.

Y luego ve desarrollando los distintos procedimientos necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de procesos descritos en el Manual.

La naturaleza y el alcance de dicha documentación varían de una organización a otra.

Por ejemplo, en función de la complejidad de los procesos te va a «obligar» a desarrollar instrucciones o guías de trabajo. También te puede depender del grado de  cualificación del puesto de trabajo al que está destinado el documento, cuanto más alta la cualificación, más liviano podrá ser el documento.

Y por último, independientemente de cómo y en qué medida vas a  documentar tu SGC, debes siempre tener presente que el objetivo no es sólo demostrar la aplicación efectiva de tu SGC en cuanto a la conformidad con la norma de referencia en cuestión sino también los requisitos que te establezca el cliente, la normativa aplicable y los propios requisitos establecidos por tu propia empresa.

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