Para conocer las diferencias entre sin una Corrección o una Acción Correctiva, déjame que antes te cuente que tipos de No conformidades podemos tener.
Te voy a empezar definiendo lo que es una no conformidad según la definición que nos podemos encontrar en la norma ISO 9000:2005, que es un incumplimiento de un requisito.
Como ves, en la definición no nos encontramos distintas categorías o grados de incumplimientos. Pero es frecuente encontrarte en empresas con un sistema de gestión implantado, que las no conformidades se pueden clasificar en mayores, menores, observaciones…
Categorización que bajo mi punto de vista la veo muy acertada, ya que de esta manera ayuda a la empresa a actuar de forma distinta y más dirigida ante la importancia de las no conformidades.
Lo importante en este caso, es establecer un criterio fijo de categorización de las no conformidades. Por ejemplo determinar que una no conformidad mayor es aquella que afecta directamente a la relación con el cliente, o aquella que ha tenido una repercusión económica cuantificable, o aquella que ha incumplido con un requisito de forma generalizada, etc.
Pero a la vez, se debe tener muy presente que aquellas que se han clasificado con no conformidades menores no deben quedar en el olvido y no gestionarlas.
Esta categorización de las no conformidades que hacen últimamente las empresas se trata de una herencia adquirida por las Entidades de Certificación. Por regla general, las entidades de certificación las clasifican de la siguiente manera:
- No Conformidad Mayor: Incumplimiento de un requisito de la norma de referencia, propio de la organización y/o legal, que pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Por ejemplo puede ser la no aplicación de un requisito completo de una norma, el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de registros declarados por la organización o exigidos por la norma, o la repetición permanente y prolongada a través de pequeños incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad.
- No Conformidad Menor: Desviación mínima en relación con los requisitos de la norma, propios de la organización y/o legales, estos incumplimientos, son esporádicos, dispersos y parciales y no afecta mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestión de la calidad.
- Observación: Situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora.
Estas definiciones son propias y no están reguladas por ninguna norma, sí que son las que aproximadamente establecen las Entidades de Certificación para clasificar los incumplimientos detectados en una auditoria.
Y ahora vamos a tratar de cómo gestionar las no conformidades. En el momento de que las detectes. lo primero que debes hacer es llevar a cabo la corrección del fallo y analizar la causa del mismo, a continuación tienes que registrarla documentalmente, para lo cual en tu procedimiento de no conformidades, debes tener diseñado el formato diseño destinado a éste fin.
Las no conformidades deben quedar registradas en un documento numerado y fechadas en el día en que se cumplimenta o se ha detectado el incumplimiento. En la actualidad, es cada vez más común que las empresas dispongan de bases de datos o software de gestión de las no conformidades. pero aun así, los datos mínimos que debes registrar serán:
- Fecha en que se detecta la No Conformidad.
- Descripción de la no conformidad: debe ser detallada, clara, concisa y corta, incluyendo lo que ha pasado, medido, etc., la fecha y lo que la norma establece como requisito.
- Análisis de la causa: debes hacer una descripción sobre el motivo o la causa que supuestamente ha dado lugar al incumplimiento del requisito.
- Corrección propuesta: Exponer qué medida se va a tomar para volver a cumplir y eliminar el incumplimiento detectado.
- Acción correctiva: acción que se va a tomar para eliminar la causa que originó la no conformidad para evitar que vuelva a ocurrir
- Fecha en que se pone en marcha la acción correctiva
- Plazo de tiempo que deberá pasar para comprobar si la acción correctiva propuesta ha dado resultado,
- Verificación de la efectividad de la acción correctiva, comprobar que no ha vuelto a ocurrir la no conformidad, por lo menos por la misma causa.
- Cierre de la No Conformidad: Una vez se ha verificado y confirmado que la acción correctiva ha sido eficaz, se procede al cierre de la no conformidad, por el responsable en cuestión, mediante su firma y con indicación de la fecha de cierre.
Y ahora te invito a que continúes leyendo el siguiente artículo, para que no tengas dudas
de que acción debes aplicar. Si acción correctiva o preventiva. El artículo a continuación ha sido escrito Natalia Pérez de NP Consulting. En su blog http://npconsultingnet.wordpress.com/ El cual te recomiendo que visites, pues es muy interesante.
Citando su artículo:
Acciones Correctivas versus Preventivas
Seguro que esta pregunta te la has hecho en más de una ocasión cuando has tenido que abrir la acción para eliminar una no conformidad. A simple vista parecen casi lo mismo y es que bajo la norma, por ejemplo ISO 9001, no presentan mucha diferencia, ¿verdad?
Ambas acciones están dentro del capítulo de Mejora Continua de la norma ISO 9001, y es una gran herramienta para la resolución de las no conformidades o incidencias o problemas que se puedan encontrar.
En el ciclo de Deming (ciclo PDCA) nos encontramos en uno de los pasos, que aunque es un ciclo y sería el último paso, es A: actuar. Pues es aquí donde metemos la aplicación de dichas acciones, encaminadas a la mejora continua de nuestro sistema.
La diferencia que existe entre ambas acciones (acción correctiva frente a acción preventiva) reside principalmente en el objetivo de cada una:
– Acción correctiva: corregir un problema real, ya detectado e identificado.
– Acción preventiva: corregir un problema potencial futuro. Aún no ha ocurrido pero podría ocurrir sino no se actúa previamente.
Ya aclarando la principal diferencia de ambas acciones, vamos a entrar en profundidad y vamos a ver como actuaríamos con cada una de ellas.
- Acción correctiva: esta acción la abriremos en el mismo momento que estamos tratado la no conformidad analizando la causa que la originó.
La acción correctiva debe atacar sobre la raíz de la causa con el objetivo final de evitar que vuelva a producirse.
En la apertura de la acción es de vital importancia que se llegue a un acuerdo o consenso entre el responsable de calidad, que será la figura que lleve el seguimiento y las partes implicadas o ejecutoras de aplicar la acción correctiva.
El momento de su apertura es “urgente” ya que se pretende solucionar y eliminar la causa de una no conformidad detectada.
Este tipo de acciones son muy dinámicas y activas.
- Acción preventiva: estas acciones se abren y se identifican en las reuniones de los comités de calidad, cuando se está analizando el sistema y su efectividad.
Deben ser abiertas, de igual manera que las anteriores, bajo consenso entre el responsable de calidad y el personal implicado pero el momento de su apertura no tiene la misma urgencia. Ya que su objetivo es evitar que ocurran no conformidades potenciales, con lo que aún no se han detectado.
En este caso no hay ningún problema real que solucionar.
Pero no por ello se deben quedar en el olvido una vez que se han identificado. Recuerda el refrán “mejor prevenir que curar”.
Pero necesito aclararte que esto no quiere decir que no se pueda abrir una acción correctiva en la celebración de una reunión de revisión del sistema, o viceversa, que no se pueda abrir una acción preventiva en cualquier momento. Es lo más habitual o lógico pero no por ello nos debemos cerrar a esta metodología.
El motivo es que una acción preventiva debe tener un estudio más amplio y detallado, no se debe actuar con prisas, y es por ello que se aconseja que sea en reuniones del comité de calidad y no solo el responsable de calidad el que las trate.
Pero dentro de estas grandes diferencias, es verdad que ambas acciones son muy similares en los siguientes términos:
• Deben ser documentadas y registradas.
• Deben definirse tanto los responsables como los plazos de ejecución.
• Debe valorarse su eficacia. Es fundamental una vez que las hemos llevado a cabo, verificar que ha sido eficaz la acción y realmente ha evitado que vuelva a ocurrir la no conformidad inicial. En caso de detectar su ineficacia, se deberá replantear la acción y darle otro enfoque más apropiado.
Pero ten en cuenta que el tiempo de verificación de la eficacia debe ser algo dilatado, no la valores al siguiente día de su cierre, ya que no le has dado oportunidad de dejarla rodar. Espera un tiempo prudencial, una semana, un mes, un trimestre… en función de la naturaleza de la acción.
Recuerda, usa la herramienta de acción correctiva/acción preventiva como mejora continua de tu sistema.
Y ahora te pregunto: ¿Cuál ha sido la acción correctiva más eficaz que has implantado? ¿Has abierto alguna vez una acción preventiva? Déjame tus comentarios.
hola la acción correctiva mas eficaz fue evitar la contaminacion de la pasta de tomate en la ultima etapa de concentración, el problema estaba en que el depósito de jugo de tomate al principio se llenaba demasiado y luego descendía de nivel por lo cual quedaba jugo en las paredes del depósito y consiguiente desarrollo microbiológico y fermentacion sumado el vapor dentro del depósito era todo un caldo de cultivo que contaminaba el jugo que iba ingresando con el posterior resultado de pasta fermentada.A fin de evitar estos problemas opté por lavar el depósito con un desinfectante no contaminante para el producto momentos antes de iniciar el último llenado del depósito para la concentración final con lo cual no se fermentó nuevamente el producto.
Hola Adriana, muchas gracias por tu aportación.
Un saludo.
Esta muy bueno el artículo. Sería interesante que explicaran con más detalle, si es posible, las etapas que hay que seguir y registrar para el caso de las Acciones Correctivas y Preventivas.
Los ejemplos no estarían nada mal para entender un poco más.
Muchas gracias por sus aportes!
Muchas gracias, lo tendré en cuenta para ampliar el artículo.
Claro que si en varias ocasiones he tenido que abrir acciones correctoras las cuales como mencionas necesitan un periodo de tiempo para determinar si el plan de acción funciona el cual puede ir incluso hasta demorar 4 meses
Exactamente el periodo debe demorar todo lo necesario para comprobar la eficacia, que puede ser meses o incluso todo un año, no hay tiempo fijo. Todo depende de que se haya finalizado la aplicación y ya podamos tener resultados para comprobar la eficacia. Hasta entonces no debemos cerrar la acción.
Gracias por tu comentario Carlos
Un saludo
Marifé
El objetivo deaplicar acciones correctiva o preventiva es eliminar causas reales y potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas incidencias puedan volver a repetirse.asi se deben aplicar apenas se detecte algun acto o condicion subestandar
Efectivamente, gracias!
Me parexce interesante saber la diferencia entre una accion correctiva y una preventiva perome gusatria si pudieras darnos uun ejemplo real seri interesante como comenta Ana Gracias Marfe por lainduccione entre la diferencias entre esta espero tu ejemplo
Me gustaría dar un ejemplo sencillo al respecto:
Una empresa que fabrica jabón se da cuenta que al momento de empacarlo, hay empaques vacíos (aunque cerrados) y se dan cuenta por el peso que levanta el operador.
Al verificar que efectivamente hay empaques vacíos, toman como acciones correctivas: 1) verificar la producción para eliminar los empaques vacíos y reemplazarlos por empaques con jabón; 2) asignar personal al chequeo de la producción que sigue 3) mandar a revisar por el técnico la máquina empacadora para evitar que siga sucediendo.
Como acción preventiva, (en caso que la máquina vuelva a dañarse, o los operadores no logren detectar empaques vacíos), deciden colocar dos ventiladores (si uno falla el otro estará funcionando), al final de la cadena de producción, de tal forma que los empaques vacíos salgan volando fuera del ciclo de empaque.
Hola Marifé:
En casos en que los procesos son continuos en el tiempo, esto es completamente realizable.
Me queda la duda sobre el cierre de una No Conformidad Mayor (NCM), No Conformidad Menor (NCm) y/o Observación (Observ.) cuando se aplica una acción «preventiva», ya que debes evaluar si la acción fue efectiva o no pero mucho tiempo después; en casos de proyectos, estas acciones preventivas deben evaluarse (verificar en «papel» la efectividad de la acción – normalmente se refiere a la implementación de controles) de una forma expedita, de tal forma que permita dar cierre a la NCM, NCm y/o Observ. presentada.
Para el cierre de los proyectos se requiere que ya no existan NCM y/o NCm sin haberse cerrado. La pregunta que aquí cabe es: cómo puedo evaluar si realmente pudo hacerse la mejora al sistema? Pudo haberse implementado el control, este servir (no se presentó la posible causa de una nueva NCM/NCm/Observ., pero … cambió mi sistema de gestión en algo? o fue solo parte de ese proyecto y no aportó?
Cordial saludo desde las lindas tierras colombianas,
Norman
Hola, buen día, tengo lo siguiente: se ha detectado una NC el año pasado, se ha planteado la evaluación de causas con la consiguiente acción correctiva y esta causa no ha vuelto a ocurrir. Pero, en auditoria de este año se observa la misma NC pero con una causa diferente; debo
1. Agregar el nuevo caso de este año al del año pasado y mantener una sola SAC.
2. Abrir una SAC nueva con el caso de este año.
Ahora, sobre la eficacia de las acciones:
1. Para la NC del año pasado, como no se ha vuelto a presentar la causa, la puedo dar por concluida, considerando que la NC se repite este año por con una causa distinta?
Gracias por la comunicación.
cuales son los diferentes tipos de acciones correctivas que existen