Por donde empezar la implantación de tu Sistema

Has decidido iniciar la implantación de un sistema de gestión y no sabes aún por que opción empezar, pues deja que te diga algo:

Hoy la oferta de software para la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión es superior a la demanda. Existen infinidad de opciones de software para la gestión de un sistema. En la mayoría de las ocasiones estos programa integran sistemas de gestión de calidad, seguridad en el trabajo y medio ambiente. Pocos he encontrado en el mercado que se centren en el sistema de gestión de seguridad alimentaria, siendo ésta una certificación en mayor crecimiento que las anteriores.

Ya son cientos las empresas que he tenido la oportunidad de conocer y auditar, y me encuentro  que la mayoría de ellas, yo diría que el 90%, aún no están usando un software  para el sistema de gestión. Y no me sorprende, no es que esté en contra del uso de estos software, por supuesto que no, todo lo contrario. Creo que si se encuentra una opción que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa, se puede conseguir dar mayor operatividad al sistema. Pero por desgracia, veo que aún no es así.

Tampoco creo que sea la panacea. Creo que las empresas que empiezan su implantación basada en un software pueden perder la visión global del sistema. Por regla general, estos programas suelen ser cerrados y ello implica que la empresa debe adaptarse a ellos. De esta manera la empresa va a sufrir una gran cambio en su sistema de trabajo que al final acabará en el fracaso y por consiguiente en el abandono del software y finalmente del Sistema de Gestión.

No me considero una persona tradicional, sino muy vanguardista y que me gusta innovar. Pero en este tema, soy de la opinión de que cuando una empresa toma la decisión de implantarse una norma de gestión debe empezar por conocerla en detalle, diseñarse un sistema de gestión como si fuese un traje a la medida y una vez andado con ese traje a la medida, que ya hemos comprobado que ese patrón nos vale, nos sirve y le sacamos todo el beneficio posible, es cuando damos el salto a buscar la mejor opción de software. Es aquí donde vamos a adaptar el programa a nuestro sistema y no nuestro sistema al programa.

Pero claro, no te quedes con el primero que veas. Como ya te he dicho, hay una infinita oferta, haz un buen estudio de la oferta de  programas y valora cual te puede ser de mayor utilidad. Te voy a indicar algunos detalles que deberías tener en cuenta para poderte decidir:

  • – Que tengas la opción de que sea multidispositivos: que lo puedas usar con una tablet o smartphone
  • – que te permite integrarlo con otros programas, como el software que uses de calendario, mails, ERP….
  • – que sea de fácil manejo y personalizable a tus necesidades
  • – que lo puedan usar todos los usuarios necesarios
  • – que aunque esté instalado en tu propio servidor también pueda ser usado desde la web.
  • – que le puedas integrar más de un  sistema

Como verás no son pocos los detalles que debes valorar. Pero voy a insistir en aconsejarte que primero tomes la opción de diseñar tu Sistema de Gestión de la forma tradicional, que compruebes su aceptación y cumplimiento con el personal implicado en el sistema y una vez que lo tengas rodando como oportunidad de mejora puedes optar por implantar un software.

Si te surge alguna duda al respecto, puedes ponerte en contacto conmigo y te ayudaré tanto en la primera fase de implantación personalizada y tutorizada como a buscar la mejor opción de programas de gestión.

 

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