¿Con qué frecuencia debes realizar auditorías internas según la norma ISO9001? Esta pregunta me la han hecho en más de una ocasión. Y la verdad es que no tiene una única respuesta. Espero que cuando termines de leer este artículo puedas sacar tus propias conclusiones. Ya que, como tantas cosas en la vida, la respuesta va a depender de ti.
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La norma ISO9001 requiere que tengas un programa documentado de auditorías internas, de forma que tengas en cuenta el estado y la importancia de cada proceso y las áreas a auditar. Normalmente las empresas van a tener un único programa de auditorías anual, y en él vas a determinar la frecuencia de auditorías de los procesos.
Me encuentro, en la inmensa mayoría de empresas a las que audito, que la frecuencia de las auditorias es una al año. No deja de ser válido, pero quizás no es lo más operativo, práctico y eficiente. Y el motivo es que en las pequeñas empresas se suele contratar a un consultor externo que les haga la auditoría y por motivos de coste, la concentran en una auditoría interna al año. Las auditorías internas son consideradas como un gasto más dentro del sistema y no le dan el valor que realmente debe tener.
Si tienes la norma ISO 9001, verás que el apartado de “Auditoria Interna” se encuentra dentro del capítulo “Medición, Análisis y Mejora”. ¿Y te imaginas el motivo? Pues bien, las auditorias internas deben ser consideradas como una herramienta de mejora muy potente. El objetivo de las auditorías internas es hacer un alto en el camino para realizar un examen objetivo de cómo está funcionando tu empresa. La auditoria interna trata de obtener información de forma planificada, para compararla con lo que inicialmente se planificó a fin de confirmar que las cosas se están haciendo adecuadamente.
Durante la auditoría debes buscar áreas de mejora, aquellos procesos que se encuentre en baja forma, intentar determinar una alternativa para mejorarlos. No consiste en buscar los fallos o los incumplimientos de los requisitos.
Como te he dicho al principio, la periodicidad de las auditorias no es un termino fijo sino que va a depender de cada empresa y del estado en el que se encuentre. Y para determinar el periodo tuyo, hazte estas preguntas:
- ¿Tengo procedimientos o procesos de especial complejidad que se deben auditar con mayor frecuencia y de manera independiente? En este caso, te aconsejo que no determines sólo una auditoría anual.
- ¿Cuál es el grado de madurez de tu sistema? Para los primeros años, cuando el sistema se encuentra en una fase de juventud, el llevar a cabo una única auditoria al año, es un granito más al vaso del fracaso.
- ¿Tengo algún aspecto o área que tenga un historial de problemas o no conformidades? Pues entonces no lo dejes para auditar hasta final de año, no esperes once meses, enfoca todos tus esfuerzos en mejorar esa área.
Seguro que al final has encontrado algún proceso o área que merezca la pena hacer auditorías con mayor frecuencia, ¿verdad?
Conforme adquieras práctica y manejo con tu sistema de gestión de calidad, irás teniendo idea de qué áreas de tus operaciones son más proclives a los problemas y planificarás auditorías más frecuentes. Y en caso contrario, tendrás procesos en tu empresa que se ejecuten sin problemas y no obtendrás un beneficio al hacer auditorías con mayor frecuencia.
Yo te sugiero que elabores un programa de auditorias consistente y justificado en función de lo que ya te he indicado. Piensa en alternativas, por ejemplo, reparte los procesos a lo largo del año, no los agrupes en una única auditoría, a los más importantes o claves, amplíale la frecuencia, etc.
Finalmente verás como las “odiadas” auditorías internas pasan a ser una gran herramienta de mejora que aportará valor a tu sistema.
¿Tú que opinas? Déjame tus comentarios.
En un 100% de acuerdo, considero que lo expresado como requisito en la norma es un poco blando y deja lugar a unas cuantas maniobras legales en principio pero que no aportan al sistema de gestión.
Lo mismo ocurre a mi parecer con la revisión del SG por parte de la dirección
Así es Rodrigo, muchas gracias por tu comentario.
Un saludo
Marifé
Muy útil tu enfoque y orientación. Concuerdo contigo en que las auditorías deben pasar de ser «odiadas» a convertirse en una útil herramienta de medición y mejora de todo SGC. Gracias por tus valiosos aportes. Saludos.
Muchas gracias, y espero que con este artículo pueda conseguir cambiar de visión al que pensaba que las auditorias no sirven para nada, me conformo con cambiar solo a una persona.
Considero que si las organizaciones se enfocan en realizar las auditorias por tener un registro que evidencia aquello y así cumplir con un requisito de la Norma no podrán nunca verla como una herramienta de mejora.
El momento en que la organización empiece a aprovechar la información que resulta de las auditorías, generando acciones correctivas y preventivas tras un análisis de causa raíz o traspasando buenas prácticas detectadas en un proceso a otro, será cuando la auditoría agregue valor a la organización y sea uno de los puntales para la mejora contínua.
Es decir APROVECHE las auditorías.
Eso espero, que el momento de aprovechar llegue.
gracias.
Es una pena que, como dices, las auditorías sean «odiadas» cuando en verdad su fin no es destruir el sistema, por el contrario, es mejorarlo en todos sus aspectos y partiendo incluso desde los problemas menos visibles. Quizá influye la frecuencia con la cual se desarrollan, pues si esperamos todo un año para auditar cada proceso, independiente a su importancia o complejidad, es lógico pensar que el cúmulo de no conformidades sea mayor, lo cual crea predisposición en el auditado.
La verdad es que cuando se habla de auditorías, la mayoria de las personas se aterrorizan y ven al profesional como el verdugo que tiene que juzgar a los funcionarios y no lo ven como el profesional que desea aportar para que su empresa continúe en ascenso o permita que continúe mejorando sus sistemas??
Felicidades por el artículo que es un gran aporte de concientizacion a todos los que realmente quieren superarse y mejorar el nivel de su empresa..