Para conocer las diferencias entre sin una Corrección o una Acción Correctiva, déjame que antes te cuente que tipos de No conformidades podemos tener.
Te voy a empezar definiendo lo que es una no conformidad según la definición que nos podemos encontrar en la norma ISO 9000:2005, que es un incumplimiento de un requisito.
Como ves, en la definición no nos encontramos distintas categorías o grados de incumplimientos. Pero es frecuente encontrarte en empresas con un sistema de gestión implantado, que las no conformidades se pueden clasificar en mayores, menores, observaciones…
Categorización que bajo mi punto de vista la veo muy acertada, ya que de esta manera ayuda a la empresa a actuar de forma distinta y más dirigida ante la importancia de las no conformidades.
Lo importante en este caso, es establecer un criterio fijo de categorización de las no conformidades. Por ejemplo determinar que una no conformidad mayor es aquella que afecta directamente a la relación con el cliente, o aquella que ha tenido una repercusión económica cuantificable, o aquella que ha incumplido con un requisito de forma generalizada, etc.
Pero a la vez, se debe tener muy presente que aquellas que se han clasificado con no conformidades menores no deben quedar en el olvido y no gestionarlas.
Esta categorización de las no conformidades que hacen últimamente las empresas se trata de una herencia adquirida por las Entidades de Certificación. Por regla general, las entidades de certificación las clasifican de la siguiente manera:
- No Conformidad Mayor: Incumplimiento de un requisito de la norma de referencia, propio de la organización y/o legal, que pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Por ejemplo puede ser la no aplicación de un requisito completo de una norma, el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de registros declarados por la organización o exigidos por la norma, o la repetición permanente y prolongada a través de pequeños incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad.
- No Conformidad Menor: Desviación mínima en relación con los requisitos de la norma, propios de la organización y/o legales, estos incumplimientos, son esporádicos, dispersos y parciales y no afecta mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestión de la calidad.
- Observación: Situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora.
Estas definiciones son propias y no están reguladas por ninguna norma, sí que son las que aproximadamente establecen las Entidades de Certificación para clasificar los incumplimientos detectados en una auditoria.
Y ahora vamos a tratar de cómo gestionar las no conformidades. En el momento de que las detectes. lo primero que debes hacer es llevar a cabo la corrección del fallo y analizar la causa del mismo, a continuación tienes que registrarla documentalmente, para lo cual en tu procedimiento de no conformidades, debes tener diseñado el formato diseño destinado a éste fin.
Las no conformidades deben quedar registradas en un documento numerado y fechadas en el día en que se cumplimenta o se ha detectado el incumplimiento. En la actualidad, es cada vez más común que las empresas dispongan de bases de datos o software de gestión de las no conformidades. pero aun así, los datos mínimos que debes registrar serán:
- Fecha en que se detecta la No Conformidad.
- Descripción de la no conformidad: debe ser detallada, clara, concisa y corta, incluyendo lo que ha pasado, medido, etc., la fecha y lo que la norma establece como requisito.
- Análisis de la causa: debes hacer una descripción sobre el motivo o la causa que supuestamente ha dado lugar al incumplimiento del requisito.
- Corrección propuesta: Exponer qué medida se va a tomar para volver a cumplir y eliminar el incumplimiento detectado.
- Acción correctiva: acción que se va a tomar para eliminar la causa que originó la no conformidad para evitar que vuelva a ocurrir
- Fecha en que se pone en marcha la acción correctiva
- Plazo de tiempo que deberá pasar para comprobar si la acción correctiva propuesta ha dado resultado,
- Verificación de la efectividad de la acción correctiva, comprobar que no ha vuelto a ocurrir la no conformidad, por lo menos por la misma causa.
- Cierre de la No Conformidad: Una vez se ha verificado y confirmado que la acción correctiva ha sido eficaz, se procede al cierre de la no conformidad, por el responsable en cuestión, mediante su firma y con indicación de la fecha de cierre.
Y ahora te invito a que continúes leyendo el siguiente artículo, para que no tengas dudas
de que acción debes aplicar. Si acción correctiva o preventiva. El artículo a continuación ha sido escrito Natalia Pérez de NP Consulting. En su blog http://npconsultingnet.wordpress.com/ El cual te recomiendo que visites, pues es muy interesante.
Citando su artículo:
Acciones Correctivas versus Preventivas
Seguro que esta pregunta te la has hecho en más de una ocasión cuando has tenido que abrir la acción para eliminar una no conformidad. A simple vista parecen casi lo mismo y es que bajo la norma, por ejemplo ISO 9001, no presentan mucha diferencia, ¿verdad?
Ambas acciones están dentro del capítulo de Mejora Continua de la norma ISO 9001, y es una gran herramienta para la resolución de las no conformidades o incidencias o problemas que se puedan encontrar.
En el ciclo de Deming (ciclo PDCA) nos encontramos en uno de los pasos, que aunque es un ciclo y sería el último paso, es A: actuar. Pues es aquí donde metemos la aplicación de dichas acciones, encaminadas a la mejora continua de nuestro sistema.
La diferencia que existe entre ambas acciones (acción correctiva frente a acción preventiva) reside principalmente en el objetivo de cada una:
– Acción correctiva: corregir un problema real, ya detectado e identificado.
– Acción preventiva: corregir un problema potencial futuro. Aún no ha ocurrido pero podría ocurrir sino no se actúa previamente.
Ya aclarando la principal diferencia de ambas acciones, vamos a entrar en profundidad y vamos a ver como actuaríamos con cada una de ellas.
- Acción correctiva: esta acción la abriremos en el mismo momento que estamos tratado la no conformidad analizando la causa que la originó.
La acción correctiva debe atacar sobre la raíz de la causa con el objetivo final de evitar que vuelva a producirse.
En la apertura de la acción es de vital importancia que se llegue a un acuerdo o consenso entre el responsable de calidad, que será la figura que lleve el seguimiento y las partes implicadas o ejecutoras de aplicar la acción correctiva.
El momento de su apertura es “urgente” ya que se pretende solucionar y eliminar la causa de una no conformidad detectada.
Este tipo de acciones son muy dinámicas y activas.
- Acción preventiva: estas acciones se abren y se identifican en las reuniones de los comités de calidad, cuando se está analizando el sistema y su efectividad.
Deben ser abiertas, de igual manera que las anteriores, bajo consenso entre el responsable de calidad y el personal implicado pero el momento de su apertura no tiene la misma urgencia. Ya que su objetivo es evitar que ocurran no conformidades potenciales, con lo que aún no se han detectado.
En este caso no hay ningún problema real que solucionar.
Pero no por ello se deben quedar en el olvido una vez que se han identificado. Recuerda el refrán “mejor prevenir que curar”.
Pero necesito aclararte que esto no quiere decir que no se pueda abrir una acción correctiva en la celebración de una reunión de revisión del sistema, o viceversa, que no se pueda abrir una acción preventiva en cualquier momento. Es lo más habitual o lógico pero no por ello nos debemos cerrar a esta metodología.
El motivo es que una acción preventiva debe tener un estudio más amplio y detallado, no se debe actuar con prisas, y es por ello que se aconseja que sea en reuniones del comité de calidad y no solo el responsable de calidad el que las trate.
Pero dentro de estas grandes diferencias, es verdad que ambas acciones son muy similares en los siguientes términos:
• Deben ser documentadas y registradas.
• Deben definirse tanto los responsables como los plazos de ejecución.
• Debe valorarse su eficacia. Es fundamental una vez que las hemos llevado a cabo, verificar que ha sido eficaz la acción y realmente ha evitado que vuelva a ocurrir la no conformidad inicial. En caso de detectar su ineficacia, se deberá replantear la acción y darle otro enfoque más apropiado.
Pero ten en cuenta que el tiempo de verificación de la eficacia debe ser algo dilatado, no la valores al siguiente día de su cierre, ya que no le has dado oportunidad de dejarla rodar. Espera un tiempo prudencial, una semana, un mes, un trimestre… en función de la naturaleza de la acción.
Recuerda, usa la herramienta de acción correctiva/acción preventiva como mejora continua de tu sistema.
Y ahora te pregunto: ¿Cuál ha sido la acción correctiva más eficaz que has implantado? ¿Has abierto alguna vez una acción preventiva? Déjame tus comentarios.
Cual tendencia podria utilizar para abrir un CAPA?