7 Fases para Implantar un sistema de gestión de calidad

La implantación de un sistema de gestión debe pasar por un procedimiento estructurado, con unas fases bien definidas y sin saltarse ninguna de ellas. Te propongo 7 pasos muy simples para poder implantar un sistema de gestión de una forma sencilla y metódica.

Fase I.-  Auditoría de Diagnosis.

Lo primero que debes hacer es  realizar una auditoría de diagnosis con el fin de establecer tu estado en relación al grado de cumplimiento con la norma que esté tomando como referencia.

También debes identificar todos los requisitos reglamentarios que se apliquen en tu actividad.

Con el diagnóstico obtenido deberás desarrollar un proyecto particular y específico de implantación del Sistema de Gestión para tu actividad.

Fase II.-  Presentación del proyecto al personal implicado.

Consistirá en una primera reunión con la dirección y todo el personal con responsabilidad directa en el proyecto, en la cual debes informar de las actividades que se llevarán a cabo con el fin de obtener la certificación. Se marcarán objetivos, plazos y responsabilidades, al mismo tiempo, debes impartir unas nociones básicas sobre el concepto de Gestión y Norma que tomes como referencia.

Y para finalizar debes establecer un calendario de actuación en el que estén conforme todas las partes implicadas.

Fase III.-  Identificación de las necesidades concretas de cada área para la definición del Sistema de Gestión.

Se identificarán los procesos necesarios para el Sistema de Gestión, analizando:

•   Estructura de dichos procesos: Establecer la secuencia de actividades que los forman, de forma gráfica, de manera que nos sirvan de punto de partida para el desarrollo de los procedimientos.
•   Recursos involucrados, tanto humanos como materiales.
•   Controles establecidos. Indicadores.
•   Documentación existente.
•   Registros generados.
•   Tratamiento de no conformidades.
•   Se elaborará un Mapa de Procesos y se definirá el sistema de seguimiento y medición para asegurar que se obtienen los resultados buscados.
•   Se describirá el Organigrama de la organización.
•   Se establecerá la Políticay los Objetivos

Fase IV.-  Elaboración de la Documentación del Sistema de Gestión.

Una vez definidos los puntos básicos del Sistema de Gestión, se irá desarrollando la documentación completa, del que formará parte:

•   Declaraciones documentadas de una Política y de Objetivos,
•   El Manual de Calidad que describe el sistema, la política, los objetivos, los procesos y su interacción;
•   los Procedimientos documentados requeridos por la Norma;
•   Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, y
•   Los registros requeridos por la Norma.

Fase V.-  Implantación del Sistema de Gestión de Calidad.

Una vez se vaya teniendo definida la documentación necesaria, se elaborará un Plan de Implantación detallado con fechas, responsable y contenido para cada requisito de la norma, que asegure el cumplimiento de los plazos previstos para la implantación. Será necesaria la implicación de todos los responsables de departamentos y de su personal.

En esta fase deberás tener distintas reuniones con el personal en las cuales se les formará y ayudará en la implantación siguiendo el siguiente proceso:

•   Sesiones de formación y explicación al personal sobre los capítulos, procedimientos e instrucciones en que estén involucrados
•   Implantación con los responsables de cada requisito, de la documentación aplicable y evaluación de la eficacia del sistema definido.
•   Corrección y mejora: propuestas de modificación. Sistemática de No Conformidades y Acciones Correctoras y Preventivas.
•   Reuniones de seguimiento a la implantación, con corrección de desviaciones: Seguimiento del Comité de Calidad.

Fase VI.-         Medición del Sistema de Gestión de Calidad.

Una vez finalizada la implantación y como fase previa a la certificación se realizará al menos una Auditoría Interna completa, mediante la cual se detectarán todas las desviaciones que haya y se definirán las acciones correctoras necesarias para solucionar las no conformidades que aparezcan.

Esta Auditoría servirá de ensayo previo a la auditoría de certificación al mismo tiempo que impulsará la implantación del Sistema de Gestión.

Fase VII.-       Auditoría de Certificación.

En función de los resultados de las Auditorías Internas se planificará la actuación frente al organismo certificador elegido para la certificación de tu sistema.

Es importante considerar al organismo certificador elegido desde el inicio, pues los plazos pueden cambiar de uno a otro.

Para saber mejor como debes elegir la entidad de certificación, relee este artículo click aquí Cómo seleccionar una Entidad de Certificación

Pues si una vez sabidos los pasos que debes seguir para la implantación de tu sistema aún no te ves con fuerzas, puedes contar conmigo que te ayudaré en

•   Ofrecer alternativas de la política de forma que la alta dirección defina su propia Política.
•   Asesorar en la identificación y selección de los objetivos de calidad.
•   Elaborar un borrador de la planificación de la calidad.
•   Redactar los procedimientos documentados, que será posteriormente revisados y aprobados por la dirección.
•   Elaborar el mapa de procesos y sus interrelaciones a partir de la identificación y análisis de los procesos.
•   Asesorar y orientar la elaboración de las instrucciones técnicas necesarias.
•   Formar e informar a todo el personal implicado
•   Etc.

Estos pasos de implantación pueden servirte para implantar un sistema de gestión de calidad, ambiental, de seguridad alimentaria, seguridad en el trabajo….  ¿tu cual necesitas?

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