Cómo seleccionar una Entidad de Certificación

La selección de una Entidad de Certificación puede ser una decisión con impacto en tu empresa, un impacto negativo o positivo. Con este artículo, mi objetivo es que ese impacto sea lo más positivo posible.

¿Quieres auditores que sean objetivos, éticos y pragmáticos y que la Entidad de Certificación disponga de una reputación para ofrecer un alto nivel de conocimientos, apoyo y flexibilidad? La base de cualquier relación a largo plazo con la Entidad de Certificación va a depender del nivel de comodidad que tengas con la Entidad.

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Vamos a comenzar definiendo a un Organismo de Certificación o Entidad de Certificación:

Es una organización independiente contratada para evaluar la conformidad del sistema de gestión de tu empresa a las exigencias de la norma apropiada (s) y emitir un certificado de conformidad cuando sea necesario.

¿Y que es Acreditación?

Acreditación se refiere al reconocimiento formal por un Organismo de Acreditación  de que la Entidad de Certificación  es competente para llevar a cabo el proceso de certificación

En términos  más simples, podríamos decir que la acreditación es la certificación de la propia Entidad de Certificación. Dicha certificación te garantiza de que la Entidad de Certificación está siguiendo protocolos necesarios y cumplir con las buenas prácticas de la certificación.

Cómo seleccionar una Entidad de Certificación

De igual manera que nosotros definimos nuestro alcance de certificación, las Entidades de Certificación también definen el alcance de su actividad de certificación con el fin de ser acreditado por la Entidad Nacional de Acreditación.

Por ello es importante que te asegures que la Entidad de Certificación está acreditada para certificar tu actividad. Para ello te aconsejo que visites la web de la Entidad Nacional de Acreditación, ya que todos estos datos son públicos.

Y te preguntarás ¿Cuál es el coste de la certificación? Pues eso va a depender del tamaño y la complejidad de tu empresa, el alcance de tu SGC y el número de localizaciones que se incluirán. Es por ello que cuando solicites presupuesto a distintas Entidades de Certificación, le aclares bien todos estos detalles para que el presupuesto sea lo más real posible y no nos encontremos con posteriores sorpresas.

Los gastos de viaje, tales como pasajes aéreos y hoteles podría estar incluidos o no en el presupuesto y pueden constituir una parte importante de los costes de la certificación. Aclara este detalle también antes. Por esto, también es importante elegir una Entidad de Certificación que disponga de auditores locales. Un auditor local también puede permitir una mayor flexibilidad en la programación.

Básicamente, se cobra por el tiempo que el auditor necesita para realizar la auditoria en las instalaciones. El coste por día de auditoría y auditor pueden variar, en España, de 550 a 900€. Puede haber algunas tarifas específicas para la administración y gestión de expediente, pero no es la parte significativa del presupuesto.

Aclarar que esa tarifa de precio por día y auditor es que si por ejemplo te hacen la auditoria en un día pero viene dos auditores, computa como dos días para determinar el coste. Lo aclaro ya que he visto que este detalle en muchas ocasiones ha creado confusión.

El número de días de auditoría está determinada por las directrices de la Entidad de Acreditación y no es arbitrario ni a decisión de la Entidad de Certificación. El cálculo se basa en el tamaño de su organización, la complejidad de los productos y procesos, y número de empleados. Por eso, previamente al presupuesto la Entidad de Certificación debe pasarte un formulario de toma de datos, para que les indiques todos esos datos  lo más acertados posible.

Todo esto anterior es lo más habitual, pero ahora te voy a indicar algunos detalles que debes tener en cuenta y que también son importantes.

Pregunta a la Entidad por la frecuencia de las visitas, la duración del contrato, que suele ser de tres años, la penalización por cambio de fechas, la penalización por rescindir el contrato, condiciones de pago, momento del pago… ya que te aseguro que en esta parte hay una gran diferencia entre las Entidades de Certificación.

Tenga en cuenta que mientras que el precio es importante, debe ser mejor utilizado como un desempate, si todos los demás factores son iguales entre las distintas Entidades de Certificación que estés evaluando.

Es más importante que te presten un servicio técnico competente y local accesibles a través de teléfono o correo electrónico. Las competencias del personal de soporte técnico pueden afectar significativamente el resultado de tu auditoría.

Ten en cuenta que deben hacerte las auditorías de seguimiento a tiempo para garantizar tu certificación actualizada, las acciones correctivas de proceso sean oportunas  y que el proceso de certificación sea breve y rápido. Y por supuesto no olvides comprobar referencias de la Entidad de Certificación.

Asegúrate también de que la Entidad de Certificación tiene auditores cualificados a nivel local disponibles y se adaptan a tus necesidades de fechas, ten en cuenta que los auditores deben cubrir una agenda muy apretada de auditorías y no siempre van a estar disponibles. Así que te aconsejo que lo planifiques con tiempo.

No olvides firmar un contrato con la Entidad de Certificación y leer bien la letra pequeña, que suele estar siempre. Revisa los términos y condiciones establecidas en el contrato antes de firmar cualquier acuerdo.

Indicarte que dispones de un proceso de apelación en caso de que tengas que disputar un hallazgo o inconveniente. Por ejemplo, en situaciones que pueden ocasionar suspensión del certificado, tales como, las acciones que no hayan concluido en el plazo pactado, mal uso de la marca o el logotipo de la Entidad de Certificación  u otras condiciones de certificación que no se cumplan y de las que no estés de acuerdo.

Y ya para terminar, decirte que en el transcurso de su relación con la Entidad de Certificación, reunirá una cantidad significativa de información acerca de ti. Pues debes saber cómo protege tus datos, que grado de  confidencialidad tiene en con toda tu información. Debes asegurarte que te garantiza que esa información está protegida de cualquier uso ilegal o inadecuado por parte de la Entidad de Certificación.

Como resumen, podemos concluir que una Entidad de Certificación puede ser un “socio” valioso que te proporcione recursos útiles para el mantenimiento y la mejora de tu Sistema de Gestión de Calidad. La Entidad de Certificación facilitará el reconocimiento externo de tu empresa y mejorará tu competitividad.

Espero que estos consejos te hayan sido útiles y te invito a que me dejes tu comentario sobre tu experiencia con la Entidad de Certificación elegida.

Y por supuesto, si necesitas alguna consulta, déjame tu comentario.

 

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