Diferencias entre documentación y registros

La norma ISO 9000:2005, Norma sobre «sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario» ha definido los documentos y registros.

Según la norma ISO 9000:2005, un documento se define como la información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de ordenador o de otra manera.

Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos.

En consecuencia, podemos interpretar la siguiente:

Todos los documentos no son registros.

Todos los registros son documentos.

Y digo esto porque por regla general se confunden los términos documentos y registros. Para aclarar la diferencia entre el documento (que no sean de registro) y el registro, te voy a dar una clara diferencia:

– Un documento (que no sean de registro) es un documento vivo, mientras que un registro es un documento muerto.

– Un documento (que no sea registro) menciona cómo llevar a cabo una actividad, mientras que un registro menciona cómo se ha llevado a cabo la actividad.

– Documentos (excepto los registros) están sujetas a cambio, los registros son la evidencia de la actividad desarrollada y no está sujeto a cambios.

– Documentos se aprueban y publican (o liberado) por la Dirección y /o responsable del sistema.  Los registros se generan y se aprueban después de la actividad por cualquier persona que lo haya generado.

– Período de conservación de documentos (que no sean registros) por lo general no se mencionan, ya que son de papel directo, sin embargo, se puede especificar el período de retención de registros.

– Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.

Como ves son muchas las diferencias.

Espero que a partir de ahora no se vuelvan a confundir los términos de documento y registro.

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28 comentarios
  1. Marifé, muchas gracias por la explicación que ha sido muy útil y clara.

  2. Como siempre Marifé, me encanta tu forma de explicar y hacer entendibles los términos y situaciones a las personas que están entrando en estos campos.

  3. DOCTORA GRACIAS SUS CONOCIMIENTOS HAN SIDO DE GRAN UTILIDAD EN MI TRABAJO QUE DIOS LA BENDIGA SIEMPRE

  4. Gracias por el tiempo que empleas en llegar a todos los detalles. Saludos.

  5. Muchas Gracias Marifé, clarísima tu explicación. Saludos desde Argentina

  6. Marifé…claros los conceptos que presentas. El único que me confundió un poco fue «un registro es un documento muerto»…en realidad, como dices luego, es un documento que no se modifica, pero la información que contiene es «viva», y por eso definimos un plazo de conservación. Creo que el concepto «registros» le da una noción un tanto burocrática al tema, ya que en definitiva, el Ap 4.2.4 de ISO 9001 lo que pretende es que gestionemos adecuadamente la «información» clave que genera el SGC, y si así lo hacemos, estaremos en condiciones de aplicar el 7mo. principio de la calidad, esto es, la toma de decisiones basada en datos….saludos!

  7. Hola, gracias es muy clara la definición

    • Muchas gracias.

      • Hola, estoy de acuerdo con Marifé, y se entiende perfectamente lo que explica, pero me gustaría añadir algo, ya que mi experiencia me ha enseñado que cuando se lo explico a los técnicos de calidad, les queda claro y lo entienden muy bien. Yo les explico que los procedimientos son documentos vivos (porque se van mejorando y adaptando a las necesidades y cambios que puedan surgir) que explican como, cuando y quien deben hacer las cosas (procesos) en una empresa y que normalmente llevan asociados formatos, impresos normalizados (o como los quiera llamar cada empresa).
        Dichos formatos o impresos normalizados, si se consideran necesarios en las revisiones, también pueden estar expuestos a cambios y modificaciones, también están vivos.
        Por ejemplo; un procedimiento de compras y subcontratación, explicará como, cuando y quien debe hacer las compras en una organización y los formatos que les puede aplicar para llevar a cabo el procedimiento, pueden ser; formato de orden de compra, comparativos, contratos, etc…
        Pues bien, estos formatos o impresos normalizados una vez se empiezan a rellenar y a guardar en una empresa, se convierten en registros (que son las evidencias del rodaje del procedimiento). Y una vez ya rellenos, son documentos que se guardan y que ya no pueden ser cambiados, de ahí, me supongo, se refiere Marifé a documentos muertos.
        Que no implica que el procedimiento y/o el formatos en sí, no estén sujetos a cambios cuando se consideren oportunos en sus revisiones como mencioné anteriormente.
        Saludos

  8. Hola, una consulta, un informe de un monitoreo ambiental como se clasifica para poder codificarlo?, ya que como su nombre lo dice es un informe de los resultados obtenidos.

    • Hola Verónica, según me dices, se trataría de un registro. Deberás codificar el formato para mantener un control correcto sobre él.

  9. Buenos días,

    Primero de todo, Marifé, enhorabuena y muchas gracias por la web. Soy nueva en este mundo de la certificación de calidad, llevo unos días leyendo la web y me está siendo de gran utilidad para empezar a entender todo. Igualmente gracias a todos los que comentan cada hilo, ya que son muy enriquecedoras igualmente sus aportaciones.

    La primera pregunta con la que me he topado al empezar a estudiar este tema es la diferencia entre documentos y registros, ya que los estaba confundiendo y no veía límite claro entre ambos. Después de leer el artículo me ha quedado más claro, aunque aún dudo en algunas cosas. Pongo un ejemplo que no sé si se clasificaría en uno u otro concepto, o simplemente no es ninguno de los dos. En nuestra empresa tenemos fichas técnicas de los distintos productos que se producen. Al redactar el procedimiento de pedidos se comenta que una vez que un cliente pide una oferta/presupuesto concreto, se generan una serie de archivos-documentos informáticos (cálculos, planos, etc.), que yo he considerado como «documentos». A su vez, existen esas fichas técnicas de los productos, que sirven como elemento informativo para los clientes en todo este proceso. Esas fichas técnicas, al estar sujetas a revisiones, etc., ¿se consideran documentos o no son ni documentos ni registros?

    Muchas gracias por adelantado por la ayuda.

    Un saludo

    • Hola Isabel, las fichas técnicas, según me comentas, en tu caso es un documento, aunque sea revisado con más frecuencia que otros.

      Muchas gracias.

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