La revisión por la Dirección en el sistema de seguridad alimentaria

Revisión por la Dirección: Managment Review

Déjame que te pregunte una cosa: ¿hasta que punto le sacas provecha a la Revisión por la Dirección?
Ya he perdido la cuenta de las auditorías externas que habré hecho y déjame decirte que en muy pocas de ellas me he quedado sorprendida por un buen informe de revisión por la alta dirección del sistema de gestión.
Y es que no entiendo dónde está el problema….
Hacer una revisión por la Dirección es requisito de muchas normas de gestión, de todas. Según la ISO 9001: 2008, lo encontramos en el apartado 5.6, en la futura versión ISO 9001:2015 nos lo encontraremos en el punto 9.3, si nos vamos a seguridad alimentaria, en la ISO 22000 está en el punto 5.8, y así podría seguir con más normas.

Si leemos los que nos pide el requisito, vemos que debemos tomar unos datos de entrada, hacer un análisis y dar unos datos de salida. Esto sería en breve.
Así de sencillo, pues te puedo asegurar que en la mayoría de las veces, me encuentro informes que son pura recopilación de datos, sin análisis ni conclusiones. Y es que perder el tiempo de esa manera, me resulta absurdo.
Si nos tiramos todo el año registrando datos y más datos, para luego analizarlos, vamos a hacerlo bien, no?
Como mínimo esta <strongclass=»amarillo»>Revisión por la Alta Dirección (Managment Review) debe ser anual, pero es elección de cada empresa elegir un periodo más corto. Va a depender mucho de las reuniones que tengas acostumbrado a hacer dentro de tu empresa, también de la envergadura de datos y actividad en sí.
Lo que está claro, es que si es anual, me cuesta ver que el informe sean 3 paginas! Y con esto no estoy diciendo que tengamos que escribir la Biblia (mis respetos), pero demuestra que las conclusiones y datos de salida son muy escasos.
La Revisión por la Dirección consiste en analizar todos los resultados obtenidos del Sistema de Calidad y que servirán para la toma de decisiones.
En este caso vamos a tomar como referencia para escribir este artículo la norma ISO 22.000, vamos a analizar que nos pide esta norma:

Información de entrada: Revision por la Dirección

    • Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas:

muy claro, toma la anterior revisión, mira que acciones determinasteis (esto serían los datos de salida) y pregúntate:
• Se han ejecutado todas al 100%
• Han sido eficaces: nos ha servido para algo
• Las que no se ejecutaron, por que?
• Quedan pendientes por terminar acciones
• Que dificultades nos hemos encontrado?
• ….. y todas tus respuestas deberán ser descritas en el informe
• ….. y en función de tus respuestas tendrás nuevos datos de salida.

    • El análisis de los resultados de las actividades de verificación:

la norma nos dirige al punto 8.4.3, por hacer un simil con la norma ISO 9001, seria como analizar los indicadores de procesos, pero a nivel de seguridad alimentaria. Si te parece, este punto vamos a dejarlo para el siguiente artículo ya que es bastante extenso de explicar. Pero lo que ahora nos interesa es saber si nuestras actividades de comprobar que el sistema de seguridad alimentaria son eficaces para suministrar productos seguros. Aquí me encuentro mucho que se dice “programas de prerrequistos implantados ok”. Claro que están implantados, pero son eficaces?

    • Circunstancias cambiantes que puedan afectar a la inocuidad de los alimentos: :

nuevamente nos dirige al punto 5.6.2 de la norma, donde nos propone una lista no completa de todas las posibles circunstancias cambiantes. Y nuevamente me encuentro “no ha habido circunstancias cambiantes”. Pero luego durante la auditoria me entero, que han ampliado los productos, que han modificado su lista de proveedores, que han sustituido una máquina, que han arreglado el suelo del almacén…. Pues déjame que te diga, eso son circunstancias cambiantes. Te hago una reflexión, y si el nuevo proveedor te está suministrando productos que contienen alérgenos y no lo has evaluado correctamente?
situaciones de emergencia, accidentes y retirada del producto: aquí no solo valdría decir que no ha habido un terremoto, ni que hemos sufrido accidentes. Sería un buen lugar donde indicar que hemos realizado un simulacro en tal fecha para tal producto y que nuestro sistema de trazabilidad y gestión de retiradas es efectivo por haber identificado al 100% de nuestro producto.

    • La revisión de los resultados de las actividades de actualización del sistema: :

previamente habrá debido de revisar tu Sistema de APPCC (HACCP), Programas de prerrequisitos, análisis de peligros, etc. Aquí entramos en un bucle, es verdad que la norma nos pide que tomemos como datos de entrada para hacer la actualización del sistema los datos de la revisión por la dirección y en la revisión por la dirección que tomemos los datos de la actualización. Te aconsejo que previamente revises tu sistema y luego hagas la revisión por la Dirección.

    • La revisión de las actividades de comunicación, incluyendo la retroalimentación del cliente:

comunicaciones pueden ser muchas, no es que tengas que transcribir todas ellas, pero sí tener en cuenta la que afecta directamente sobre tu producto y tu sistema. No olvides que cambios legislativos puede ser también una comunicación hacia ti.

    • Auditorías externas o inspecciones:

apartado muy claro, hemos tenido auditorías externas? Pues haz un resumen de ellas, que resultados obtuviste, que mejoras implantaste, cuál fue el plan de acciones correctivas, como va el avance, Las recomendaciones para la mejora detectadas por las auditorias…. De igual manera para las inspecciones. Sobre todo si son inspecciones legales de la administración.

Información de salida: Revision por la Dirección

Y después de todos estos datos de entrada, habrá otros de salida. Que de igual manera, la norma nos exige o nos pide unos datos minímos, que son:

    • Asegurarnos de la inocuidad del producto:

con todos los datos que has analizado debemos tener claro que el producto que estamos sacando al mercado es totalmente inocuo y si no es así tal seguridad, tendrás que establecer acciones que lo aseguren.

    • La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos:

este es el cajón de sastre para meter todas las acciones de mejora que consideremos necesarias derivadas de todo el análisis anterior. Por ejemplo, determinar que se requiere de una auditoria extraordinaria sobre el proceso de mantenimiento de equipos de seguimiento….

    • Las necesidades de recursos:

recursos de todo tipo, humanos, económicos, infraestructuras, materiales, equipos…..

    • Las revisiones de la política de la inocuidad de los alimentos de la organización y los objetivos relacionados:

y aquí llega el punto fuerte: sigue estando nuestra política en vigor? Nos planteamos objetivos nuevos?

Recomendaciones a la revisión por la dirección del Sistema de Gestión:

Te propongo estos simples pasos:
1. Convoca la reunión previamente
2. Solicita la información que cada uno debe aportar
3. Llevar a cabo la reunión
4. Aportar cada miembro asistente todos sus datos
5. Analizar todos los datos
6. Determinar conclusiones,
7. Emitir el informe
8. Aprobarlo por todo el equipo.

En general en el informe y la reunión para la revisión por la Dirección se debe incluir perfectamente estructurado, todo aquello que afecte o sea de interés para el Sistema de Gestión de la Calidad y Seguridad Alimentaria, importante las oportunidades de mejora que el responsable de la Gestión de Calidad observe que pueden ponerse en práctica. Todos los datos deben estar soportados por estudios, análisis e informes fiables y es positivo apoyarlos con gráficas.
No te propongo ningún modelo de informe, es algo muy particular de cada actividad y de cada empresa, tampoco te aconsejo que tomes un descargado de la web, úsalo solo de guía, adáptalo a tu necesidad.

¡¡Cada revisión del sistema obtendrás datos distintos, pero estoy segura que serás capaz de llevar la mejora continua también a este campo. !!!

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