Las 5´S como herramienta básica de mejora, ¿lo conoces?

El sistema 5´S es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.

Las Iniciales de las 5 S:

JAPONES                 CASTELLANO

Seiri                         Clasificación y Descarte
Seiton                     Organización
Seiso                        Limpieza
Seiketsu                  Higiene y Visualización
Shitsuke                 Disciplina y Compromiso

Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Su aplicación mejora los niveles de:

1. Calidad.
2. Eliminación de Tiempos Muertos.
3. Reducción de Costos.

En qué consiste el sistema 5´S

La aplicación de esta Técnica requiere el compromiso personal y duradero para que nuestra empresa sea un auténtico modelo de organización, limpieza, seguridad e higiene. Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes de departamentos y la aplicación de esta es el ejemplo más claro de resultados acorto plazo. Y por supuesto, es un sistema que se puede integrar con cualquier otro sistema de gestión ya implantado. Pero que de igual manera puede desarrollarse con cierta independencia del Sistema de Gestión.
La implantación del sistema 5´S constituirá un trampolín de sensibilización para lanzar a continuación esta acción.
Se trata de dar las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de Orden y Limpieza en la empresa, a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa. Las 5S forman parte de una metodología que integra 5 conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los trabajadores y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para elaborar y ofrecer unos productos y/o servicios de calidad.


Beneficios del sistema 5´S

Siempre nos gusta saber ¿para que necesito yo este sistema? ¿Qué me va a aportar a mi nuevo?. No es sencillo cuantificar los beneficios pero sí que te pueden ayudar a:
– Una mayor satisfacción de las personas
– Menos accidentes
– Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles
– Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido
– Disminución de los desperdicios generados
– Una mayor satisfacción de nuestros clientes

Pautas básicas para la implantación del Sistema 5´S

Es básico tener en cuenta una serie de pautas para la implantación del sistema 5´S, con esto te asegurarás el éxito de la implantación y conseguir todos los beneficios que te expuse
anteriormente.
Sostenibilidad Ambiental: cuando se está haciendo la identificación de todos los residuos para su mejora en la gestión debemos tener en cuenta la legislación ambiental al respecto para
garantizar la conservación, el manejo, la protección y el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales y el patrimonio biológico, en el área de su jurisdicción.
Equidad: Busca crear mecanismos para asegurar una distribución objetiva, racional y equitativa de las inversiones, las oportunidades y beneficios dentro de tu empresa.
Solidaridad: Convoca al trabajo conjunto y a la involucración de los diferentes departamentos dentro del desarrollo de la implantación.
Liderazgo: Siente las bases para el fortalecimiento y el liderazgo de la entidad como autoridad ambiental y como ente planificador y co-ejecutor de la política ambiental.
Eficiencia y austeridad: La buena gestión ambiental exige la acertada aplicación del principio de economía a través de la eficiencia en los procesos de planificación y ejecución de la implantación del sistema 5´S.

Qué significa cada una de las “S”

De forma breve te voy a exponer que
1. Seiri: Clasificación: ¡Separar lo que es necesario de lo que no lo es y tirar lo que es
inútil!, con esta fase conseguiremos más espacios de trabajo, mejorar el control de
nuestro inventario y almacén, eliminar el despilfarro y menores accidentes en el área
de trabajo.
2. Seiton: Organizar: Colocar lo necesario en un lugar fácilmente accesible. Nos va a ayudar a encontrar más fácil el documento, producto, objeto, economizando nuestro tiempo, nos ayuda a identificar el hueco cuando nos falta algo de su lugar y por supuesto nos da una mejor apariencia.
3. Seiso: Limpieza: Limpiar las partes sucias. Ni que decir tiene que es fundamental esta fase, ya que aumenta la vida útil de cualquier equipo o instalación, hay menor probabilidad de contraer enfermedades, accidentes, daños y nuevamente mejoramos el aspecto de nuestro entorno.
4. Seiketsu: Estandarizar: Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de trabajo. Este mantenimiento se debe prolongar en el tiempo, creando un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo, para los operarios es más fácil el conocer con profundidad el esquipo y elementos de trabajo al tenerlos más despejados y se evitan errores de limpieza que pueden conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
5. Shitsuke: Disciplina: Acostumbrarse a aplicar las 5´S en nuestro sitio de trabajo y a respetar las normas del sitio de trabajo con rigor. Y por último vamos a conseguir mejorar nuestra eficacia y nuestra imagen dentro de la empresa. Se conseguirá un trabajo en equipo.

Fases de implantación

Parece sencillo pero en realidad se requiere del diseño de un plan de implantación por etapas para conseguir el éxito en el sistema. Deberemos establecer un diagrama y cronología de implantación. Te propongo las siguientes fases o etapas:
Limpieza inicial: deberemos hacer una limpieza a fondo de todo el entorno, quitar todo aquello que no nos sirva y limpiar a fondo el resto.
Optimización: una vez limpio y eliminado lo que no nos sirve debemos establecer cómo vamos a mejorar lo que esta con una buena clasificación, un orden coherente, ubicar los focos que crean la suciedad y determinar los sitios de trabajo con problemas de suciedad.
Formalización: La tercera etapa de la implementación esta concebida netamente a la formalización de lo que se ha logrado en las etapas anteriores, es decir, establecer procedimientos, normas o estándares de clasificación, mantener estos procedimientos a la vista de todo el personal, erradicar o mitigar los focos que provocan cualquier tipo de suciedad e implementar las gamas de limpieza
Perpetuidad: Se orienta a mantener todo lo logrado y a dar una viabilidad del proceso con una filosofía de mejora continua.
Sobre la metodología hay un gran mundo, que en este artículo lo he intentado resumir muy
concentrado. Pero si necesitas saber más sobre el tema, déjame tu comentario y podemos
preparar un taller práctico de implantación.

A mí me obsesiona el orden y la limpieza y soy una fiel del Sistema 5´S, y tú?

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10 comentarios
  1. Excelente aporte, soy estudiante de TP y me nutro mucho de sus articulos muchas gracias

    • Muchas gracias a ti Cintia

      • Francamente interesante. Ya que se apoya completamente en la actuación Proactiva del personal , sin ningún tipo de inversión. Creo que la nueva 9001 . 2015 debería tener en cuenta la auditoria de estos Sistemas.

        • Gracias Luis, yo humildemente creo que tan sólo la ISO 9001 es un sistema que se queda corto, si queremos mejorar nuestros procesos, productos, instalaciones, equipos, personal…Siempre deberá ser combinada con otros sistemas como este de las 5´S.

          saludos

  2. El tema es muy interesante, y sobre todo necesita disciplina, constancia y repetirlo cada cierto período de tiempo. no basta con hacer la campaña una vez, al menos cada año, hay que repetir y reforzar capacitaciones con el personal, y dedicar tiempo a llevar actividades a planta.

    es importante y de mucho beneficio implementarlo en las organizaciones

    • Sí, la constancia es fundamental con la ayuda del seguimiento. Gracias Magda

  3. Excelente explicación, es una herramienta de trabajo muy importante; tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas, a pesar que nació en la casa de una ama de casa Japonesa y su esposo la presente en su Empresa. Es un éxito a nivel mundial.
    Gracias por el aporte.

  4. Gracias Marifé, muy buen artículo, como todos los aportes que entregas.- Saludos

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