6 Herramientas básicas para obtener la mejora continua de tu sistema

La mejora continua es una  actividad recurrente  que busca aumentar la eficacia y eficiencia de la empresa en el cumplimiento de los requisitos de una norma,  de los clientes, proveedores, empleados, etc. El objetivo principal de la  mejora continua  de tu sistema debe ser mejorar tu capacidad para satisfacer las necesidades de tu cliente.

Si vemos la aplicación de la mejora continua según los requisitos de la norma ISO 9001, vemos que tenemos la siguiente cláusula en el punto 8.5.1:

La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad mediante el uso de la política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección

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Sí , la mejora puede y debe hacerse en toda la empresa. Aunque la norma ISO 9001 nos establece un enfoque de mejora continua hacia la eficacia del sistema de gestión de calidad. Esto puede no ser necesariamente restrictivo, ya que podemos incluir todo el alcance de la empresa, independientemente del alcance del sistema. Sería lo aconsejable así, para que dejar partes fuera de la mejora continua, ¿verdad?

Aún así al mejorar la eficacia y eficiencia del SGC, la empresa mejorará directa e indirectamente en otras áreas, como por ejemplo la calidad del producto y el coste , la rentabilidad, la competitividad, las relaciones laborales y el medio ambiente de trabajo, la satisfacción del cliente, etc.

6 Herramientas básicas para obtener la mejora continua de tu sistema

Te voy a dar un motivo importante para que te tomes en serio la herramienta de la Mejora continua:

El mundo de los negocios es altamente competitivo y dinámico. Los clientes demandan cada vez más productos de calidad, servicio, soporte y precios. Los clientes se irán a la competencia, si no puedes seguir el ritmo de sus expectativas y necesidades.

¿Cuáles son las actividades o herramientas que  vamos a usar para llevar a cabo la mejora continua ?

Pues esas herramientas, que nos menciona la norma (cláusula 8.5.1) incluyen:. La política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión de la gestión.

Y ahora vamos a tratar una por una de esas herramientas. Te preguntarás:

  • ¿Cómo puede la política de calidad  y los objetivos de calidad utilizarse para  la Mejora Continua ?

Pues la dirección para establecer una política de calidad y además requiere que la revise para su continua adecuación. Si no se están cumpliendo su política y objetivos de calidad, entonces existen oportunidades de mejora. Estas oportunidades deben surgir en revisión por la dirección y las distintas reuniones donde se revisan los objetivos y la política de calidad.

Existen cambios en los productos, tipo de clientes, la propiedad de la organización, la gestión, la tecnología, los estándares del SGC, etc., pueden requerir cambios en la política y objetivos de calidad. Es por tanto una herramienta de mejora, el tener que revisar la política y objetivos

  • ¿Cómo puede usarse los resultados  de la auditoría como Mejora Continua?

Los resultados de las auditorías de producto, proceso y SGC  normalmente proveen muchas oportunidades para mejorar la eficacia y eficiencia del SGC. Te invito a leer el siguiente artículo para que tu auditoria sea lo más provechosa posible.  https://clubresponsablesdecalidad.com/auditoria-interna-util/

  • ¿Cómo puede el análisis de datos utilizarse para la  mejora continua?

Pues en este caso el análisis de los datos del SGC, nos puede proporcionar información muy importante sobre el rendimiento operativo y las oportunidades de mejora. La Dirección debe revisar, tomar decisiones y realizar acciones en función de los resultados proporcionados por estos datos.

Te propongo algunos ejemplos de áreas en las que se recopilan datos que pueden dar lugar a oportunidades de mejora, como pueden ser los tiempos de cambio de máquina, desperdicios; variación de los parámetros del proceso, pérdida de mano de obra y materiales, fabricación difícil, montaje e instalación de uso de espacio sin valor añadido del producto, el manejo excesivo y almacenamiento; etc.

  • ¿Qué utilidad le podemos dar a las acciones correctivas?

La acción correctiva es una medida adoptada para  eliminar la causa  de una no conformidad detectada para evitar la recurrencia. La mayoría de las no conformidades detectadas son por problemas en productos, los procesos del SGC, recursos, proveedores y el trabajo subcontratado, producto que se envía a los clientes, quejas de clientes, etc. Por lo que un buen y profundo análisis de sus causas nos está mejorando nuestro sistema.

  • ¿Y qué utilidad le damos también a las Acciones Preventivas?

En este caso, la acción preventiva es la acción tomada para  eliminar la causa  de una  posible  no conformidad u otra situación indeseable, para prevenir  la ocurrencia. Fuentes de para encontrar  potenciales no conformidades y aplicar AAPP pueden ser en análisis de los datos, resultados de auditoría, registros del sistema de gestión, informes de servicio, desempeño de los proveedores, retroalimentación y satisfacción del cliente; etc.

  • ¿Cómo pueden las revisiones por la Dirección ser útiles para la Mejora Continua ?

El propósito de llevar a cabo revisiones por la dirección  del SGC es para medir la salud del SGC. La revisión debe determinar  la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema. En la revisión del sistema por la Dirección debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿Los recursos del SGC y los controles que fueron planificados y ejecutados, fueron eficaces para cumplir con los requisitos del cliente y en consecuencia con los objetivos de calidad?

La alta dirección debe evaluar su  SGC para responder a esta pregunta y luego tomar las medidas adecuadas para mejorar productos, procesos, recursos y la satisfacción del cliente, a partir de las oportunidades identificadas a través de dicha revisión.

Y te hago la última pregunta: ¿Quién  debe ser responsable de  mejora continua en la empresa?

Todos en la organización serán responsables en su medida. La alta dirección debe proporcionar el liderazgo, el apoyo y los recursos y dar prioridad a los proyectos de mejora continua. Los responsables de los procesos deben organizar y concentrar los recursos y esfuerzos, y examinar los progresos. Los empleados deben ejecutar las acciones y además pueden identificar las oportunidades, así como participar en proyectos de mejora.

Como has podido ver, con estas 6 herramientas podemos obtener una mejora continua de nuestro sistema. Si tienes alguna herramienta útil, déjame tu comentario.

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11 comentarios
  1. Gracias Marifé por el aporte. Es un proceso constante la Mejora Continua que los responsables del SGC debemos realizar y sobre todo concientizar a todos en la empresa la importancia de su aplicación del SGC. Además ellos al aplicar el SGC también pueden dar aportes para la mejora del sistema.

    Saludos.

  2. Según mis experiencias en la practica, cada Lïder de proceso esta obligado a gestionar la mejora continua de su proceso y es responsable de que ocurra o no ocurra; pero el responsable principal de la mejora continua de la toda empresa es el DIRECTOR O GERENTE GENERAL y debe hacerlo a mediante la Revisión por la Dirección, de preferencia 2 veces por año.

    • Efectivamente, son muy acertadas tus apreciaciones.

      Un saludo

  3. Me parecen muy acertados, concretos y sencillos sus comentarios. Son de gran ayuda para los que estamos empezando en este tema. Muchas gracias !!

  4. Marife: Cuan agradecidos estamos con tu aporte, te felicitamos por compartir incondicionalmente tus conocimientos. Con tu altruismo llegarás muy lejos. !felicitaciones ¡

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