Conocimiento de la organización según ISO 9001:2015

La norma ISO 9001:2015 al detalle

En el apartado 7.1.6 de la nueva norma ISO 9001:2015 nos introduce un nuevo concepto que se denomina Conocimiento de la organización.

A priori no modifica los términos encontrados en la anterior versión del 2008, pero vamos ver en este artículos algunos matices que van a resultarnos bastante útiles para entender con profundidad estos requisitos.

 

¿Qué nos pide la norma con respecto al requisito “Conocimiento de la Organización?

 

Cualquier organización tendrá que definir cuales serán los conocimientos necesarios para llevar a cabo todas las operaciones de sus procesos y conseguir la conformidad de los productos o servicios.

Todos estos conocimientos tendremos que mantenerlos vigentes y además disponibles en todo momento.

Si surgen necesidades de cambio, tendremos que actualizar dichos conocimientos y adecuarlos a las nuevas necesidades.

No en todos, pero sí en este requisito, la norma nos amplia información mediante notas, diciendo.

NOTA 1: El Conocimiento puede incluir información adquirida mediante experiencia, por ejemplo.

 

NOTA 2: Nos propone ejemplos de fuentes para adquirir formación y conocimientos

  1. a) Fuentes internas: a través de entrenamientos, experiencias, comunicaciones, etc
  2. b) Fuentes externas a través de liros, conferencias, cursos, clientes, proveedores, etc.

 

Y ahora vamos a desgranar cada termino para entenderlo mejor.

 

Ya sabemos que el mayor activo de una empresa es su personal, queremos o no, es nuestro mayor valor. Como responsables de calidad o los mismos directores o gerentes, debemos valorar a nuestro personal. Siempre está el temor de que, si formo bien a mi personal, corro el riesgo de que se marche. Error. Fórmalo bien y se te quedará, seguro.

Tomada la iniciativa de proporcionar la formación adecuada y suficiente. Ahora tenemos que saber bien cual será esa formación y conocimientos que tenemos que transmitir.

Este conocimiento se debe recopilar en procedimientos o manuales que se han ido perfilando en base a la experiencia, además de un sistema de supervisión que aseguran que el producto y/o servicio que presta al cliente cumplen con los requisitos de calidad exigidos.

Es decir, los recursos que vamos a destinar para desarrollar los procesos, deben cumplir con esos conocimientos ya adquiridos y adecuados.

Como vemos, no hay gran diferencia con la versión 2008. Debemos formar a nuestro personal, evaluar la eficacia del conocimiento, evaluar el desempeño de las tareas y validarlo con la eficaz gestión de los procesos.

 

El enfoque que la norma nos hace sobre el conocimiento de la organización se basa en dos objetivos:

  • En primer lugar poder identificar el conocimiento mínimo necesario
  • Y en segundo lugar, nos motiva a la renovación y actualizar de dichos conocimientos.

 

Una de las herramientas más conocidas y usadas, y que aquí podemos aplicar fácilmente es mediante la matriz DAFO. Donde podemos analizar las fortalezas, amenazas, debilidades y oportunidades.

Es una herramienta de gran utilidad y que dará un valor añadido a tu sistema si la usas.

Determinar tus fortalezas, te da el empuje y la motivación, estás evaluando el punto fuerte desde donde radicará la fuerza de tu sistema.

Las oportunidades serán tu guía de actualización, innovación y mejora.

Cuando vayas adaptando tu sistema a la nueva versión 2015, y analices cada procedimiento, desgranando el proceso, deberás basarte en tu experiencia del éxito y fracaso que hayas tenido.

Esta labor deberá ser desarrollada por un equipo, compartir las experiencias enriquece el proceso de análisis.

 

Al comienzo hemos hablado del miedo a formar personal y que luego abandone la empresa llevándose con él todo su conocimiento. Esto puede ser inevitable, pero por ello, debemos tener mecanismos para retener el conocimiento. Que quede como activo de la empresa y que la rotación del personal no afecte negativamente en la buena consecución de los objetivos.

Que mejor que plasmas todas esas experiencias, conocimientos, intercambio de conocimientos, etc bajo Instrucciones de trabajo, procedimiento o manuales. Deben ser documentos vivos, en constante actualización.

Con este artículo hemos visto la necesidad de identificar, disponer y desarrollar conocimientos, así como la de disponer de todo ello bajo documentos, para retener esa formación.

Hasta ahora, cómo lo estabas haciendo? Déjanos tu comentario.

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3 comentarios
  1. Excelente artículo. Hasta ahora he adquirido conocimiento de los procesos a través de las experiencias de las personas en sus puestos de trabajo, en el levantamiento de los perfiles de cargo; para ésto he trabajado con cada persona en el registro de cada una de las actividades que desempeña en la organización y luego verificando mediante la observación la veracidad de lo que me han dicho.

  2. Buen día, ¿dónde podría conseguir la versión en español de la ISO 9001:2015?

    • Hola Martha, puedes adquirirla en la web oficial de Aenor.

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