Cómo elaborar un mapa de procesos
Como ya te indiqué hace unos días, aquí te doy una guía básica de cómo elaborar un mapa de procesos de la forma más sencilla y sin que se nos quede ningún proceso en el olvido.
Pero antes de nada te voy a definir qué es un proceso de la forma más simple:
«Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que nos van a transformar elementos de entrada en elementos de salida de forma que nos aporten valor añadido para el cliente o usuario.»
Para ello va a requerir de una serie de recursos, que pueden ser: personal, finanzas, instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.
Pero voy a desgranarte la definición para que nos ayude a la posterior identificación de los procesos:
A que me refiero con “elementos de salida”, pues es el resultado objetivo o final del proceso. No podremos hablar de proceso si no tiene una finalidad perseguida o un fin a alcance, sino estaríamos confundiéndolo con una fase o tarea del proceso.
Y los “elementos de entrada” serán cualquier elemento, medio o recurso necesario para que el proceso opere o funcione. En general se podría distinguir entre materia prima y recursos en general
La «transformación” es la incorporación de valor a los elementos de entrada para obtener el resultado esperado.
Y por último, las «actividades” son la secuencia de fases, operaciones o tareas que conlleva la ejecución de todo el proceso
Pues el «mapa de procesos» va a ser el diagrama que nos represente la interrelación que existen entre todos los procesos de la empresa. De forma que con un simple vistazo podamos hacernos una idea a que se dedica la empresa del mapa de procesos que estamos visualizando.
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Para la elaboración del Mapa de Procesos deberás tener en cuenta los siguientes pasos:
- Formar un equipo de trabajo con representantes o responsables de los distintos departamentos de la empresa, aquí no te agobies si tu empresa es pequeña y no están creados los departamentos o áreas como tal, en definitiva consiste en reunirse las personas que conozcan realmente todos los entresijos de la empresa.
- Identificar los procesos actuales de tu empresa, hazte la pregunta: a que se dedica mi empresa? Por ejemplo fabricación de bollería, pues tu proceso principal será la “fabricación”. Pues a estos procesos los vamos a llamar “procesos clave” ya que son los procesos imprescindibles para el desarrollo de tu actividad. Podrás tener uno o más procesos claves.
- Ahora identifica los procesos que vas a necesitar de ayuda a tu proceso principal, los vamos a llamar “procesos de apoyo”, sin ellos no sería posible desarrollar tu proceso principal. Siguiendo el ejemplo anterior, tu proceso de “gestión de infraestructuras” o “gestión de compras”
- Y por ultimo identifica tus procesos que van a operar sobre el negocio, los que crean valor a tu producto o servicio, los procesos que establece la Dirección de la empresa. Los vamos a llamar “procesos estratégicos”. Aquí podemos tener los procesos de “diseño de nuevos productos” “marketing” “revisión del sistema”, etc.
Pues ya una vez que tienes listado tus tres grupos de procesos deberás plasmarlo en un mapa de forma que quede clara la relación que existe entre cada uno de ellos.
El análisis de los procesos es una tarea delicada, ya que desde aquí es de donde va a radicar todo el sistema. Con un análisis erróneo de los procesos, arrastraremos el error hasta el final. Es por ello que debemos dedicarle a análisis el tiempo y detalle necesario.
Como consejo te propongo que al proceso clave, lo subdividas en subprocesos para el estudio más detallado de cada fase. Y una vez que tengas claro todos los subprocesos lo podrás agrupar en el proceso general clave.
También te aconsejo que no confundas los procesos con las personas o departamentos que conformen la empresa, ya que una misma persona puede formar parte de más de un proceso o que en un proceso pueden intervenir más de una persona.
Y por último, decirte que te ayudes del flujo lógico de tus actividades desde que se contacta con el cliente o potencial cliente hasta que finalmente le damos el producto o servicio. Entre medias habrá una serie de procesos que son lo que deberás reflejar en tu mapa de procesos.
Pues ha sido así de sencillo. Pero si aún te han quedado algunas dudas o quieres profundizar en el tema, te aconsejo el siguiente ebool:
Hola Marifé!, buenas noches!, muy buena la información, gracias por compartirla. Estoy intentando descargar el libro pero no he podido, podrías enviarmelo al correo por favor. Gracias!!, Saludos!
Muchas gracias, pero no hay ningún libro que descargar, lo siento!
Hola Marife:
Me interesa el tema del mapa de procesos pero me es difícil copiar la información, puedes enviarla a mi cuenta de correo. Estoy trabajando en un mapa de procesos en mi centro de trabajo y me llama poderosamente la atención los términos utilizados por usted. Si me puede ayudar se lo agradecería. Saludos.
Buenas tarde Marife, que libro me puedes dar para elaborar mapa procesos, que sea lo mas completo, es decir super, super, detallista en temática. vale!!! gracias
Estoy desarrollando una guía completa que creo poder publicar para julio. Te mantendré informado.
Un saludo y gracias
y si hiciste la guía
Hola Marife.
Por favor me podrias enviarme a mi correo, el libro que tu ofreces sobre mapa de procesos, intente bajarlo pero tuve problemas, me sera de gran ayuda esta informacion.
Te agradezco de antemano.
Fecilicidades por tu aporte.
Saludos Narciso.
NO PUEDO BAJAR LA GUIA DE MAPA DE PROCESOS
por favor puedes enviarmela
gracias
lic. mario vazquez
hola estoy en el area de calidad apenas lelvo 3 semanas me gusta mucho pero no tengo mucha experiencia en auditorias pero ya me estoy preparando yen diciembre ya tenemos la auidtoria interna y no se como redactar una nos dejaron un ejerscio de hacer una auditoria ala rea de calidad pero no se ni como empezar quisiera que me ayudes
Hola Marifé.
Me interesa el libro pero no sé porque no se puede descargar. ¿hay alguna otra forma de poder obtenerlo
Gracias
hola Adolfo, te doy el enlace directo para el ebook. Gracias.
https://clubresponsablesdecalidad.com/mis-ebooks/
Hola, te escribo por la razon que estoy haciendo mi practica en la Celulosa Arauco y el tema de tesina es al realizacion de un mapa de procesos de el area de efluentes! si me pudieras ayudar te lo agradeceria , gracias
Hola Marcela, muchas gracias. te doy el enlace para que puedas ver que dispongo de un ebook sobre este tema. espero que sea de tu interes. En este ebook te explica paso a paso como hacer un mapa de procesos.
https://clubresponsablesdecalidad.com/ebook-mapa-de-procesos/
Un saludo, Marifé
Hola
Hice la compra del e-book, pero no pude descargarlo. Tampoco pude contactarte por e-mail. Ojala pudieras enviarmelo. baraxas@hotmail.com
Gracias
Gracias Oscar, te lo mando a tu mail
Hola Marifé,
Lamentablemente no pude bajar el libro que tu ofreces. Agradeceré si lo envias a mi mail.
Felicitaciones por tus aportes.
Saludos cordiales
Hola John, el libro es de pago.