Cómo elaborar un mapa de procesos
Como ya te indiqué hace unos días, aquí te doy una guía básica de cómo elaborar un mapa de procesos de la forma más sencilla y sin que se nos quede ningún proceso en el olvido.
Pero antes de nada te voy a definir qué es un proceso de la forma más simple:
«Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que nos van a transformar elementos de entrada en elementos de salida de forma que nos aporten valor añadido para el cliente o usuario.»
Para ello va a requerir de una serie de recursos, que pueden ser: personal, finanzas, instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.
Pero voy a desgranarte la definición para que nos ayude a la posterior identificación de los procesos:
A que me refiero con “elementos de salida”, pues es el resultado objetivo o final del proceso. No podremos hablar de proceso si no tiene una finalidad perseguida o un fin a alcance, sino estaríamos confundiéndolo con una fase o tarea del proceso.
Y los “elementos de entrada” serán cualquier elemento, medio o recurso necesario para que el proceso opere o funcione. En general se podría distinguir entre materia prima y recursos en general
La «transformación” es la incorporación de valor a los elementos de entrada para obtener el resultado esperado.
Y por último, las «actividades” son la secuencia de fases, operaciones o tareas que conlleva la ejecución de todo el proceso
Pues el «mapa de procesos» va a ser el diagrama que nos represente la interrelación que existen entre todos los procesos de la empresa. De forma que con un simple vistazo podamos hacernos una idea a que se dedica la empresa del mapa de procesos que estamos visualizando.
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Para la elaboración del Mapa de Procesos deberás tener en cuenta los siguientes pasos:
- Formar un equipo de trabajo con representantes o responsables de los distintos departamentos de la empresa, aquí no te agobies si tu empresa es pequeña y no están creados los departamentos o áreas como tal, en definitiva consiste en reunirse las personas que conozcan realmente todos los entresijos de la empresa.
- Identificar los procesos actuales de tu empresa, hazte la pregunta: a que se dedica mi empresa? Por ejemplo fabricación de bollería, pues tu proceso principal será la “fabricación”. Pues a estos procesos los vamos a llamar “procesos clave” ya que son los procesos imprescindibles para el desarrollo de tu actividad. Podrás tener uno o más procesos claves.
- Ahora identifica los procesos que vas a necesitar de ayuda a tu proceso principal, los vamos a llamar “procesos de apoyo”, sin ellos no sería posible desarrollar tu proceso principal. Siguiendo el ejemplo anterior, tu proceso de “gestión de infraestructuras” o “gestión de compras”
- Y por ultimo identifica tus procesos que van a operar sobre el negocio, los que crean valor a tu producto o servicio, los procesos que establece la Dirección de la empresa. Los vamos a llamar “procesos estratégicos”. Aquí podemos tener los procesos de “diseño de nuevos productos” “marketing” “revisión del sistema”, etc.
Pues ya una vez que tienes listado tus tres grupos de procesos deberás plasmarlo en un mapa de forma que quede clara la relación que existe entre cada uno de ellos.
El análisis de los procesos es una tarea delicada, ya que desde aquí es de donde va a radicar todo el sistema. Con un análisis erróneo de los procesos, arrastraremos el error hasta el final. Es por ello que debemos dedicarle a análisis el tiempo y detalle necesario.
Como consejo te propongo que al proceso clave, lo subdividas en subprocesos para el estudio más detallado de cada fase. Y una vez que tengas claro todos los subprocesos lo podrás agrupar en el proceso general clave.
También te aconsejo que no confundas los procesos con las personas o departamentos que conformen la empresa, ya que una misma persona puede formar parte de más de un proceso o que en un proceso pueden intervenir más de una persona.
Y por último, decirte que te ayudes del flujo lógico de tus actividades desde que se contacta con el cliente o potencial cliente hasta que finalmente le damos el producto o servicio. Entre medias habrá una serie de procesos que son lo que deberás reflejar en tu mapa de procesos.
Pues ha sido así de sencillo. Pero si aún te han quedado algunas dudas o quieres profundizar en el tema, te aconsejo el siguiente ebool:
Hola Marifé,
Lamentablemente no pude bajar el libro que tu ofreces. Al parecer se produjo un error mientras lo hacía.
Al quedar registrados mis datos, no me permie nuevamente intentar bajarlo.
Agradeceré si lo envias a mi mail.
Felicitaciones por tus aportes.
Cordial Saludo,
Jorge
Hola Jorge, acabo de enviártelo por email. Espero que lo hayas recibido, si no es así házmelo saber. Muchas gracias a tí por la visita y el comentario.
Un saludo
Marifé
Muy interesante este tema y te felicito por la excelente explicación. Me gustaría recibir material de tus exposiciones y/o libros.
Gracias.
Saludos,
Muchas gracias Maria Yolanda, este es el enlace para descargar el ebook. https://clubresponsablesdecalidad.com/mis-ebooks/
Marifé no puedo descargar el libro que señalas, me lo podrías hacer llegar vía correo electrónico por favor.
Saludos
Hola Alejandro, el ebook es de pago.
Gracias.
A mi me pasa lo mismo..¿ Me lo podrias enviar por mail si eres tan amable Marife?
Acabo de enviártelo, un saludo. Marifé
Hola….me gustaria conocer tu libro, si pudieras reenviarlo te lo agradecería.
Hola Hugo, no se a que libro te estás refiriendo. Lo que te puedes descargar es el ebook gratuito una vez te suscribas al blog. Y si ya estás suscrito, me lo dices y te los enviamos.
Hola Marife, de se trata el e-book que ofreces, por que no lo encuentro en la página
Saludos
hola buenos dias amiga, estoy leyendo su material muy productivo estoy en la parte de calidad de una empresa y no se estoy confundida en como hacer los mpas de procesos me puedes ayudar
Hola Ana, cualquier pequeña pregunta sobre detalles concretos puedes hacérmela, dejándome tu consulta en comentarios. Si en cambio estas necesitando una consulta más profunda, puedes darte de alta en el club, donde se dan periódicamente secciones de mentoring, seminarios y talleres.
Muchas gracias, un saludo
Marifé.
Hola Marifé, esta muy interesante el video y el artículo. Una duda es posible tener una mapa de procesos adicional al de la empresa. En nuestra empresa tienen un mapa de procesos ya establecido y bien claro, pero tengo la inquietud de realizar uno para mi área. Por ejemplo la empresa se dedica a a proyectos de construcción y yo me encargo del servicio de salud ocupacional, entraría en conflicto si creo uno para el servicio de salud ocupacional. Que libro recomiendas para profundizar en este apasionante tema. Saludos, Raúl
Hola Raúl, por supuesto, puedes tener cuantos mapas de procesos necesites. Pero debes en cuenta que un mapa de procesos lo que se pretende es relacionar distintos procesos. No tendría sentido elaborar un mapa de procesos de un único proceso, sería más propio llamarlo diagrama de flujo del proceso, donde reflejas la secuencia de actividades o fases de ese proceso.
Muchas gracias Raúl,
Un saludo, Marifé
Hola Mariafé, Unas dudas más veo en varias imágenes de mapas de procesos lo siguiente:
1.- Procesos misionales, procesos clave, procesos operativos, son los mismo?
2.- Procesos Estratégicos y Macroprocesos estratégicos son los mismo, porque veo que en algunos mapas usan macroprocesos estratégicos, clave y de soporte y otros usan procesos estratégicos, clave y de soporte, a que se debe esta diferencia?
3.- Algunos mapas de proceso usan una 4 línea en la cual ponen Evaluación, pero en otros no.
Espero no exceder en las preguntas,
Saludos
Raúl
Hola de nuevo Raúl, hay una gran diferencia en la nomenclatura de los procesos en función del país en el que nos encontremos. La clasificación de los procesos puedes establecerla según tus propios criterios siempre que sean lógicos para tu propio sistema.
Gracias de nuevo a ti, … Lo que necesites, Marifé.
hola buenos dias marife pues es muy interesante la informacion y queria saber si me la puedes mandar para que pued elaborar un tabajo !! gracias
Hola Irvin, el articulo en sí es la pequeña guia para elaborar el mapa de procesos, no hay ninguna documetación más adicional al artículo. Pero si necesitas hacerme una consulta concreta sobre como elaborar tu mapa de procesos, dejame tu comentario y te intentaré ayudar. Muchas gracias
Estimada necesito un mapa de proecesos para el servicio tecnico en el cual trabajo.
Saludos.
Hola Aristides, yo no te puedo mandar un mapa de procesos, eso es algo que debe elaborar la empresa fiel a su imagen. Si te brindo mi apoyo para cuando lo estés elaborando si te surge una duda, me dejas tu comentario.
gracias.
Hola Marife… soy estudiante Hondureño en Cuba…, me gustaria ver si puedes mandarme tu libro a mi correo electronico…, claro…!!! si no es mucha molestia. Gracias…, saludos.
Prof. Marife gracias por tus aportes. Por ejemplo en un catering de alimentos, teniendo en cuenta la variedad de platos que producen, se tendría que hacer un mapa de procesos por cada plato o producción?
Hola Madian. El mapa de procesos es general para todos los procesos de la empresa y para cada plato debes elaborar un diagrama de flujo.
Un saludo