Como redactar las no conformidades detectadas en una auditoria

Ya has visto en el anterior post, como hacer que la auditoria nos sea de utilidad, pero se nos quedaría cojo si luego a la hora de redactar las incidencias detectadas, no lo hacemos correctamente. Una no conformidad redactada mal puede crearnos ambigüedades, confusiones o malentendidos con las partes interesadas.

En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas.

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Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si aplicamos  estas pautas:

 

  • En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC.
  • En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas.
  • Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.

 

Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

 

MAGNITUD:

Va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar según sea:

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o  sistemático, para lo que podremos usar las siguientes inicios de frase….

 

  • – En todos los casos se detecta …
  • – En la mayoría de los casos se detecta…
  • – Con carácter general …
  • – En algún caso…
  • – En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…
  • – En el caso…
  • – En el proceso…
  • – En el proyecto…

 

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo los siguientes ejemplos:

 

  •  – El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre el tratamiento del producto no conforme.
  • – El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los equipos de la zona de semiprocesados.

 

DESCRIPCIÓN:

Donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:

Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia.

Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su comprensión.

Te propongo unos ejemplos que debes evitar:

 

  • – Hay o habría que…
  • – Se debe o debería…
  • – Considero adecuado o no considero correcto…
  • – No está suficientemente documentado…
  • – Se considera insuficiente…

Utiliza estructuras definidas y objetivas tales como

 

  • BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL : no se ha podido verificar…
  • BIEN: en los registros analizados… MAL : en ningún registro…
  • BIEN: no se ha aportado… MAL : no disponen de…

 

EVIDENCIAS:

Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC.

En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:

 

  • – Identificación de los registros.
  • – Identificación de los equipos.
  • – Identificación de los documentos del sistema, etc.

 

REFERENCIA:

Donde debes dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concreto de la norma de referencia que estás auditando o un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la empresa.

Te propongo ahora unos ejemplos completos de NC según esos cuatro bloques vistos

 

 

Magnitud Descripción Evidencia Referencia
En todos los casos analizados (proyecto X, Y, Z e W) se detecta… … que no se ha llevado a cabo la inspección de los trabajos realizados… …en las obras de excavación… … según el procedimiento X del sistema
En 5 de las 9 ocasiones en las que se ha superado los valores límite de los indicadores… … no se han establecido acciones correctivas… … ejemplo en el indicador de plazos de entrega e indicador de devoluciones… … según establece el punto 8.2.3 de la norma ISO 9001

Si te ha resultado util este artículo, te pido que me ayudes a difundirlo por las redes sociales.

 

Y si quieres dejarme tu comentario con tu no conformidad ejemplo, ganamos todos.

 

 

 

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52 comentarios
  1. Excelente video me ayudo de mucho, gracias por las aportaciones, una pregunta por que no subes información acerca de control de documentos y registros Saludos Cordiales.

    • Hola Antonio, muchas gracias. Lo tendré en cuenta para mis próximos artículos, me lo anoto.

  2. hola Marifé, una pregunta importante me podrías decir cuales son los documentos mas importantes dentro del Sistema de gestión de calidad me refiero a que cuando llega un auditor de ISO cuales son los mas populares y/O frecuentes que piden.
    Saludos cordiales

    • Hola de nuevo Antonio, los documentos deben ser como mínimo los exigidos por la norma de aplicación y los necesarios para llevar a cabo la actividad con eficiencia. Tu pregunta es tan abierta que es muy complicada de responder, ya que no se podría decir ni más populares ni frecuentes, ya que el auditor debe solicitar todos los documentos y registros requeridos por la norma y tu propio sistema. Como te dije antes, lo tendré en cuenta para mi próximo artículo y escribirá al respecto.

      gracias.

  3. Si que es importante definir claramente en las no conormidades qué, dónde, cuándo y con referencia a qué hay un incumplimiento, para facilitar tomar las medidas adecuadas para resolverlas . Como siempre, un gusto leer tus artículos. Saludos.

  4. es muy acertada la platica y los ejemplos, me son muy utiles para que l apliquemos ahora que realizemos la priemra auditoria, espero y seguir retroalimentandome de tus teas queson muy utiles, Saludos.

  5. Estimada Ing.MArife, quedo muy agradecida por el gran aporte a mi formación como auditora interna de la norma ISO 9001, estaré atenta a las próximas publicaciones de su web.

    Saludos cordiales.

    Silvia

  6. Hola Marifé, muchas gracias por tu ayuda, en verdad esto me ayuda mucho, pero te agradecería mucho mas si me pudieras ayudar con algunos otros ejemplos y para ser mas especifico en mi empresa es algo totalmente nuevo la implementación de ISO y es por esta razón que aun hay muchas dificultades en el personal (de muchos años) para adaptarse a esta nueva forma de trabajar bajos norma o de acuerdo a los establecido en sus procedimientos (que están adecuados a como han estado trabajando) y en la 1era auditoria interna que se realizo encontramos muchos incumplimientos (no se llenan lo formatos, no se revisan los materiales ni producto en proceso, no se libera la producción, no se identifica el producto defectuoso, cambios innecesarios en la producción, de un producto a otro sin bajar la documentación establecida a piso, i demás) y se me ha complicado muchísimo redactar las NC. Me podrías ayudar con esto. te recuerdo mi correo dhey_tlax(arroba)yahoo.com.mx
    Agradezco tu tiempo y tu ayuda muchas gracias y que tengas un buen día

    • Hola Dhey, te encuentras en una encrucijada con tus compañeros. Por supuesto que te puedo ayudar, para eso está el club pensado. Entra en https://clubresponsablesdecalidad.com/op/club/ y le echas un vistazo. Por esta via obtendrás todo el apoyo que necesitas para poner en marcha tu sistema.

      un saludo

  7. Estimada Ingeniera, ha sido realmente útil encontrar esta página en el «mar» de la Web. Gracias por compartirnos sus conocimientos y experiencias.
    Saludos desde Costa Rica!!

  8. Hola Marifé

    Primero que todo gracias por la información. Me gusta mucho la forma en que precisas y resumes la información. Sin embargo, durante el análisis del ejemplo indicado abajo, me ha surgido la duda con relación a la cláusula que se usa como referencia. No veo la relación entre la generación de acciones correctivas y el punto 8.2.4, más bien lo veo relacionado con el punto 8.2.3 en la sección donde indica «Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas…»

    Ejemplo: «En 5 de las 9 ocasiones en las que se ha superado los valores límite de los indicadores… … no se han establecido acciones correctivas… … ejemplo en el indicador de plazos de entrega e indicador de devoluciones… … según establece el punto 8.2.4 de la norma ISO 9001»

    Agradezco de antemano la ayuda brindada….

    Saludos desde Venezuela

    • Hola María, pues llevas toda la razón, se trata de un error a la hora de transcribir el punto de la norma. Gracias por tu apreciación. Me gusta que os leáis con este nivel de detalle mis artículos y más que me ayudeis a mejorar.

      Un saludo

  9. Marifé

    Agradecido por la invitacion y por la información compartida. Sin duda un gran aporte en tu labor de compartir conocimiento, clara y concreta….

    Saludos

    • Gracias Germán, vuestros comentarios son los q me animan a seguir

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