En el anterior post te estuve explicando en que consiste un sistema de gestión. En el punto 3 te indicaba que una vez tengas definido que vas a hacer y como, debes dejar evidencias de ello en registros. Y estoy segura que en ese momento te dijiste ¡¡más papeles!!
Pero no es así, y ya verás. Sé que este es un tópico del que no se han librado los sistemas de calidad desde el principio. A ello desde luego han contribuido infinidad de consultores sin conocimientos precisos que han elaborado la documentación con el uso de la herramienta “corta y pega” y cada vez han ido añadiendo más y más información a sus documentos plantillas, información que en su mayoría es totalmente innecesaria.
Y se que te dije en el anterior post que «todo debe estar formalizado, por escrito…», pero también te digo que el sistema de calidad no tiene porqué ser una loza burocrática para tu empresa ni para ti.
Ten en cuenta, que el sistema debe estar pensado para sumar, no para restar, ni añadir dificultades.
Es por ello que un buen sistema de calidad debe ser ágil, debe dar énfasis en lo esencial, y ajustarse, dentro de la norma, a tus necesidades de información. No porque tengas que registrar lo que haces, vas a tener que dejarlo absolutamente todo por escrito. Deberás discernir lo útil de lo innecesario. Deberás saber cuales registros se van a ser de utilidad para posteriormente valorar y analizar como se está desarrollando tu trabajo.
Cuando hagas la revisión periódica de tu sistema, es un buen momento para valorar si los registros que hasta ahora estás cumplimentando te están siendo de utilidad o si, por el contrario, debes revisar los formatos y modificarlos o incluso anularlos y eliminarlos. Esta debe ser una tarea que nunca debes olvidar.
Al igual que los documentos deben ser fieles a lo que haces, que expliquen claramente y de la forma más sencilla todos los procesos. Los formatos que usamos para cumplimentar y convertirlos en registros deben estar diseñados para que no nos entorpezcan en nuestro trabajo. Por ejemplo, piensa que una simple X en una casilla puede ser un registro de mucho valor, si el formato está adaptado a nuestras necesidades.
Afortunadamente, ya van quedando menos sistemas que registren los datos en «libretillas» y el que más y el que menos, tiene ya implantado un sistema medianamente informatizado. Si aún no es tu caso, tampoco te agobies. Hay muchas herramientas en la web al alcance de cualquier usuario que te pueden ayudar a agilizar tu sistema y sobre todo a archivar, conservar y después recuperar los datos registrados.
Aunque también hay sofware de gestión de sistemas muy completos y buenos, en el mercado que te pueden ayudar a sacarle el máximo provecho a tu sistema y convertirlo en un sistema más operativo. Si haces click en este enlace te llevará a un post que tengo escribo sobre una guía de cómo elegir el programa que más se ajusta a tus necesidades.
Una vez leí esta frase que me hizo mucha gracia para indicar que «Los sistemas de control, deben ser tan simples, tan lógicos, y tan eficientes, que impidan que tardemos más buscando la llave 10-11 que apretando el tornillo».
Enhorabuena Marifé. Ya es hora de que el setido común tome las riendas ante tanta ineficacia e ineficiencia que impera en las organizaciones.
A final de todo, se trata de HACER LAS COSAS BIEN A LA PRIMERA, Y AL MENOR COSTE POSIBLE, así de sencillo.
Un saludo,
Antonio
Gracias Antonio me alegro que compartas mi opinion
Un saludo
Como siempre, todos tus aportes son muy interesantes…. gracias por ellos…
Jorge
Muchas gracia a tí Jorge, vuelve cuando quieras.
Un saludo
Muy claro Marife, esto aplica para todos los sistemas y todo lo que tenga que ver con el control: El control no debe entorpecer el desarrollo de la actividad. Es la simple aplicación del sentido común.
Hola Marife, muchas gracias por la información y consulta.
Las informacones publicadas son muy importantes y de ayuda a aquellos que nos integramos a formar parte.
Esatamos en contacto
Saludos
Magnolis
Me alegro mucho Magnolia de que te sirva de ayuda. Puedes contar conmigo para todo lo que necesites. Muchas gracias por tu comentario, un saludo Marifé
¡Hola Marifé!
Una vez más de acuerdo contigo, esta vez en que los Sistemas de gestión no se soportan sólo sobre papel. Es más, si el Sistema es sólo lo que se recoge en papel sin estar las cosas bien interiorizadas por la organización no sirve para nada. Desgraciadamente el papel se puede trucar, y la organización puede crear evidencias falsas inventándose registros, cosa que por otro lado sólo le puede llegar a servir de cara a una auditoría, porque en el día a día, las cosas seguirán estando igual que antes, sólo que con la pesada carga de tener que generar una documentación de la que la organización no extrae ningún otro beneficio.
Te dejo un artículo sobre el tema en mi blog por si a alguien le interesa ampliar la información:
http://npconsultingnet.wordpress.com/2011/12/29/documentacion-no-solo-de-papel-vive-un-sistema-de-gestion/
Un saludo.
Gracias por tu aporte Natalia, un saludo
Marifé