Auditoria Interna: ¿Sabes cuál es el momento óptimo de realizar la auditoría interna?
¿Te resulta útil para ti o para tu empresa? ¿La usas como una herramienta potente de mejora para tu sistema?.
Si tu respuesta es NO, entonces por favor siga leyendo …
He podido constatar que la razón principal de que las auditorías internas no sirven para nada es porque se está llevando a cabo con una lista de chequeo o de control genérica, diseñada únicamente con los requisitos de la Norma de Gestión y no con los requisitos de tu propio sistema. Entonces, ¿cómo saber si esto es lo que te está ocurriendo? Pues contesta a lo siguiente:
- ¿Estás auditando un sistema con un Manual de Calidad que en realidad no describe lo que hace la empresa?
- ¿Tienes un Manual de Gestión de Calidad mal estructurado según las cláusulas de la norma de referencia, como puede ser la ISO 9001 o ISO 22000?
- ¿No se está llevando a cabo la auditoría de cada procedimiento que forma tu sistema?
- ¿Se trata de auditorías llevadas a cabo de forma aislada y no están programadas según las necesidades reales de tu empresa?
si tu respuesta es SI, entonces, ¿cómo puedo hacer para que mi Auditorías Internas sean útiles?
Te voy a contar cual es mi forma de proceder. Cuando una empresa me contrata para hacer una auditoría interna, lo primero que hago es analizar el mapa de procesos definido para hacerme una idea de cómo está esquematizada la actividad de la empresa. Y a partir de ahí me elaboro el guión o plantilla de chequeo basado en los procesos reales de la empresa. Con ello pretendo hacer una instantánea útil de la empresa, saber qué áreas necesita mejorar, que áreas de la empresa deben ser objeto de una auditoría más rigurosa, cuales son los puntos fuertes…
Para que tú también tengas éxito haciendo auditorias internas te voy a proponer 4 pasos sencillos, con ellos no fallarás y conseguiras que tu Auditoría Interna se convierta en una herramienta de Mejora:
Esto quiere decir, pues muy sencillo, hacer un rastreo de los procesos de principio a fin, en el orden en el que deben ejecutarse en la realidad en tu empresa, por ejemplo, toma un pedido de un cliente desde el principio al fin (desde que se planifica la producción, se produce, se distribuye, se entrega, … hasta si ha habido servicio postventa, o reclamaciones posteriores, etc).Esto puede demostrarnos las deficiencias en todos los departamentos que puedan estar causando a nuestros clientes cierta frustración y nos va a dar una visión más enfocada a donde surgen los problemas o las deficiencias de nuestro sistema o nuestra forma de trabajo en la empresa. De esta forma sabremos donde tenemos que concentrar mejor las energías y cuales deberán ser nuestros pasos para mejorar.
- Diseña un Sistema de Calidad que está adaptado a la actividad real de tu empresa.
Las plantilla genéricas son muy buenas para comenzar a diseñar un sistema. Te sirve de punto de partida para la implantación, pero debes tomarte tu tiempo para adaptarlo a tu actividad real y reflejar con la mayor claridad lo que se hace y como se hace realmente en tu empresa.
- Crea un programa de auditoría interna basado en tus necesidades reales.
¿Por qué molestarse llevando a cabo una auditoría interna en el mismo departamento o proceso de manera reiterada cuando está todo perfecto? Tu tiempo estaría mejor invertirlo si lo concentras en aquellas áreas que realmente están en la necesidad de algunas mejoras. ¿Has leído por ejemplo en la norma UNE EN ISO 9001:2008 que te pide hacer la auditoría interna a intervalos de tiempo concretos? Yo no, todo lo contrario, dice “…a intervalos planificados…”, “…planificar… en consideración del estado y la importancia…”, como ves, es la propia empresa la que debe establecer sus criterios, no hay obligación de establecer plazos rígidos y ceñirse a ellos sin sentido debes valorar tus necesidades reales.
- Usa listas de chequeo de auditoría interna diseñadas exclusivamente para tu propio sistema
La auditoría interna debe revisar la conformidad o cumplimiento tanto de los requisitos de la norma de referencia como de los requisitos impuestos por nuestro propio sistema. Es muy común que el auditor interno tome la norma como guión y no tenga en cuenta los requisitos del propio sistema de gestión.
- Lleva a cabo la auditorías de los procesos en forma vertical.
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Como ves siguiendo unos simples pasos podrás conseguir que tu auditoria interna te sea de total utilidad y sea usada como una potente herramienta de mejora de tu sistema de gestión y por tanto de tu empresa y en consecuencia aumentaras tus beneficios.
Si quieres algún consejo sobre cómo configurar las auditorías con utilidad en su empresa no dudes en ponerte en contacto conmigo ya que estoy siempre dispuesta a ayudarte a sacar el máximo partido de tu sistema de gestión de calidad.
Para saber más en profundidad sobre las auditorias internas, te dirijo a uno de mis cursos más demandados.
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hola buen día, espero me puedas ayudar tengo que realizar una auditoria para una empresa que tiene este mapa de procesos (esto es para una clase de auditoria de sistemas de mi universidad)
en:
http://www.cortolima.gov.co/sites/default/files/images/stories/nuestra/Procesos.pdf.
y el profesor( el trabaja en esta entidad) me dijo que tenia que auditar un proceso y que le solitara informacion sobre el proceso a Auditar..
mi pregunta es que proceso del mapa de datos puedo auditar y que informacion le puedo pedir al profesor ….
me gustaria Auditar sobre sistema de gestion documental pero no se que documentos pedirle al docente o que preguntas hacerle para poder llevar esta Auditoria..
esta es una Auditoria para relizarla en clase…
Agracias por tu colaboracion …y atento a tu respuesta.
Hola Fabian, en primer lugar, no entiendo el motivo de que tengas que elegir un proceso, ¿al azar? ¿o es que según su programa de auditorias tiene establecido un proceso determinado? Tendría que indicarte en este caso que proceso sería.
Para auditar el proceso elegido lo que tendrás que pedirle en primer lugar es el manual de gestión y si lo tiene desarrollado en un procedimiento aparte. En función de la documentación que te aporte y la información que contenga así tendrás que actuar. Deberás comprobar que el proceso cumple en primer lugar con los requisitos de la norma que le aplique, los requisitos de su propio manual y si tiene requisitos específicos exigidos por clientes o legislación.
Un saludo y suerte con la auditoria.
Hola Marife, me gusto mucho tu articulo, soy especialista en calidad pero me falta experiencia y la verdad es que tu forma de expresar y didáctica me esta siendo de mucha ayuda, que consejo me darías para perfeccionarme en el tema de calidad.
gracias
Hola Gonzalo, mi consejo es que intentes poner en practica todo lo que vayas aprendiendo, para que afiances tus conocimientos.
Muchas gracias, un saludo
Perdon me podrias mandar el articulo el mail para tenerlo guardado.gracias y saludos
muy bueno el blog, me sirvio mucho para ver realmente cual es la funcion del responsable de calidad dentro de mi empresa. ultimamente, solamente he estado pasando planillas y decidiendo ante la deteccion de una falla si esta se entrega al cliente o no, luego de hablarlo cojn el cliente y comentarle cual es el problema detectado. pero en realidad hace un tiempo largo q
Muchas gracias y animo con tus funciones!
Hola Marife! tengo que hacer una auditoria al personal de un hospital, es la primera vez que la hago, tengo que hacer la lista de chequeo, esta auditoria es para el recurso humnao, te agradezco mucho la colaboracion
Un abrazo
Hola Elena, no seria necesario una lista de chequeo, pero si es tu primera vez, te ayudará mucho.
gracias.
Muy interesante estos 4 pasos, pero en el caso de las auditorias internas a veces en el programa de auditorias debemos auditar procesos que aunque se mantienen siempre cumpliendo,y son eficaces tenemos que ser reiterativos para evitar que caigan. Yo en mi empresa las realizo dos veces al año en todos los procesos, uno ó dos meses antes de las auditorias de seguimiento(externas).
El 4to paso, realizar la auditoria de proceso de forma vertical, para una empresa de producción continua resulta en ocasiones complicado pues hay que aplicar la trazabilidad de la producción si no se trata de unidades físicas.
Buenos los comentarios sobre el borrador de la 9001.2015.
Muchas gracias Cecilia. Si, a veces no es tan rápido y sencillo hacer una auditoria vertical pero sí es realmente efectiva.
un saludo
Felicitaciones por este gran aporte de conocimientos.Favor puedes ayudarme con las siguientes inquietudes:
1.- Como alineado que requisitos de la norma se debe verificar en cada proceso establecido en el mapa: Estrategicos – Operativo – Apoyo
2.- Cuál es la diferencia y que metodos son adecuados para verificar lo que establece la norma en 8.2.2. Auditoria Interna es decir determinar si el sistema de gestión:
2.1. Es conforme con las disposiciones planificadas
2.2. Con los requisitos de la norma
2.3. Con los requisitos propios del sistema de gestion de la empresa y
2.4. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz
3.- Cuando se utiliza el método PHVA
En espera de tu valiosa ayuda… Saludos
Hola Paulina, muchas gracias. Te invito a que lees esta artículo para aclararte el tema de los procesos. https://clubresponsablesdecalidad.com/guia-para-elaborar-un-mapa-de-procesos/
Hola, me parece muy bien el video, soy ueva en el tema, he leido la norma iso 9000, me gustarìa seguir preparandome para auditor de calidad, quisiera que por favor me orientarà para ver como puedo lograr ser una excelenete auditor.
Gracias.
Saludos.
Hola Ivette, te invito a que visites en el blog la oferta formativa de los cursos. Hay un curso concreto de auditor interno de ISO 9001. Espero que sea de tu interés.
gracias.
Muchas gracias, sobre los cursos, donde y cuando los imparten, practicamente soy nueva en ello, actualmente estoy en la industria y sé que aqui puedo aprender mucho , de hecho proximamente se viene la reacreditación, así que tengo que poner más de mi parte para observar, pero consideri muy importante la teoría y los tips.
Gracias.
Hola por favor me puedes ayudar como elaboro el procedimiento de auditoria e inspecciones internas?? en que me baso
Hola Mercedes, en breve vamos a publicar el calendario de talleres, entre los que se encuentran el taller para auditorias. Te llegará la información por mail.
Gracias.