Auditoria Interna: ¿Sabes cuál es el momento óptimo de realizar la auditoría interna?
¿Te resulta útil para ti o para tu empresa? ¿La usas como una herramienta potente de mejora para tu sistema?.
Si tu respuesta es NO, entonces por favor siga leyendo …
He podido constatar que la razón principal de que las auditorías internas no sirven para nada es porque se está llevando a cabo con una lista de chequeo o de control genérica, diseñada únicamente con los requisitos de la Norma de Gestión y no con los requisitos de tu propio sistema. Entonces, ¿cómo saber si esto es lo que te está ocurriendo? Pues contesta a lo siguiente:
- ¿Estás auditando un sistema con un Manual de Calidad que en realidad no describe lo que hace la empresa?
- ¿Tienes un Manual de Gestión de Calidad mal estructurado según las cláusulas de la norma de referencia, como puede ser la ISO 9001 o ISO 22000?
- ¿No se está llevando a cabo la auditoría de cada procedimiento que forma tu sistema?
- ¿Se trata de auditorías llevadas a cabo de forma aislada y no están programadas según las necesidades reales de tu empresa?
si tu respuesta es SI, entonces, ¿cómo puedo hacer para que mi Auditorías Internas sean útiles?
Te voy a contar cual es mi forma de proceder. Cuando una empresa me contrata para hacer una auditoría interna, lo primero que hago es analizar el mapa de procesos definido para hacerme una idea de cómo está esquematizada la actividad de la empresa. Y a partir de ahí me elaboro el guión o plantilla de chequeo basado en los procesos reales de la empresa. Con ello pretendo hacer una instantánea útil de la empresa, saber qué áreas necesita mejorar, que áreas de la empresa deben ser objeto de una auditoría más rigurosa, cuales son los puntos fuertes…
Para que tú también tengas éxito haciendo auditorias internas te voy a proponer 4 pasos sencillos, con ellos no fallarás y conseguiras que tu Auditoría Interna se convierta en una herramienta de Mejora:
Esto quiere decir, pues muy sencillo, hacer un rastreo de los procesos de principio a fin, en el orden en el que deben ejecutarse en la realidad en tu empresa, por ejemplo, toma un pedido de un cliente desde el principio al fin (desde que se planifica la producción, se produce, se distribuye, se entrega, … hasta si ha habido servicio postventa, o reclamaciones posteriores, etc).Esto puede demostrarnos las deficiencias en todos los departamentos que puedan estar causando a nuestros clientes cierta frustración y nos va a dar una visión más enfocada a donde surgen los problemas o las deficiencias de nuestro sistema o nuestra forma de trabajo en la empresa. De esta forma sabremos donde tenemos que concentrar mejor las energías y cuales deberán ser nuestros pasos para mejorar.
- Diseña un Sistema de Calidad que está adaptado a la actividad real de tu empresa.
Las plantilla genéricas son muy buenas para comenzar a diseñar un sistema. Te sirve de punto de partida para la implantación, pero debes tomarte tu tiempo para adaptarlo a tu actividad real y reflejar con la mayor claridad lo que se hace y como se hace realmente en tu empresa.
- Crea un programa de auditoría interna basado en tus necesidades reales.
¿Por qué molestarse llevando a cabo una auditoría interna en el mismo departamento o proceso de manera reiterada cuando está todo perfecto? Tu tiempo estaría mejor invertirlo si lo concentras en aquellas áreas que realmente están en la necesidad de algunas mejoras. ¿Has leído por ejemplo en la norma UNE EN ISO 9001:2008 que te pide hacer la auditoría interna a intervalos de tiempo concretos? Yo no, todo lo contrario, dice “…a intervalos planificados…”, “…planificar… en consideración del estado y la importancia…”, como ves, es la propia empresa la que debe establecer sus criterios, no hay obligación de establecer plazos rígidos y ceñirse a ellos sin sentido debes valorar tus necesidades reales.
- Usa listas de chequeo de auditoría interna diseñadas exclusivamente para tu propio sistema
La auditoría interna debe revisar la conformidad o cumplimiento tanto de los requisitos de la norma de referencia como de los requisitos impuestos por nuestro propio sistema. Es muy común que el auditor interno tome la norma como guión y no tenga en cuenta los requisitos del propio sistema de gestión.
- Lleva a cabo la auditorías de los procesos en forma vertical.
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Como ves siguiendo unos simples pasos podrás conseguir que tu auditoria interna te sea de total utilidad y sea usada como una potente herramienta de mejora de tu sistema de gestión y por tanto de tu empresa y en consecuencia aumentaras tus beneficios.
Si quieres algún consejo sobre cómo configurar las auditorías con utilidad en su empresa no dudes en ponerte en contacto conmigo ya que estoy siempre dispuesta a ayudarte a sacar el máximo partido de tu sistema de gestión de calidad.
Para saber más en profundidad sobre las auditorias internas, te dirijo a uno de mis cursos más demandados.
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En este curso veremos juntos todo esto y mucho más a un nivel de detalle suficiente para dominar las auditorias internas.
Hola Marifé, me pareció estupendo su articulo sobre los 4 pasos para hacer una eficaz auditoria interna. Gracias por compartir su conocimiento.
Gracias por tu apoyo Lina. Me alegro de servirte de ayuda. Espero que nos mantengamos en contacto. Un saludo. Marifé
Muy buena pagina!!
gracias!
Mil gracias!
mil gracias por tus comentarios me gustaria saber algo sobre indicadores de calidad ojala me pudieras apoyar te envio un afectuoso saludo desde la ciudad de méxico
Gracias por tu feedback, lo tendré en cuenta para próximos artículos. Si te apetece puedes ir leyendo esté Cuáles deben ser los indicadores de tu sistema de gestión y ya me comentas si era eso lo que necesitabas.
Un saludo Oliverio. Marifé
BUENAS TARDES, TENGO UN NEGOCION DE VENTAS DE CAUCHOS PARA CARRO, TENGO UN GERENTE Y CUANO REVISO EL NEGOCIO SIEMORE LO HAGO MUY SUPERFICIAL, COMPRAS Y VENTAS. HAY AGUNA HERRAMIENTA QUE ME AUDE PARA YO PODER TENER MAS CONTROL DEL NEGOCIO. O COMO SERIAN LOS PASOS PARA REVISAR EN NEGOCIO YA QUE NO VIVO DONDE ESTA EL NEGOCIO Y VIAJO CADA 5 O 6 SEMANAS A REVISAR. GRACIAS POR SU AYUDA.
Hola Ottavio, no me ha quedado claro si te encuentras certificado bajo la norma ISO 9001, si es así, debes tener en cuenta que la propia norma ya nos indica los puntos mínimos que debemos revisar. Herramientas informáticas que te ayuden, puedes encontrar en el mercado infinitas, debes estudiar cual se adapta mejor a vuestras necesidades. Y el que visites in situ el negocio cada 6 semanas no es ningún inconveniente, mientras que puedas disponer de todos los registros necesarios para que puedas comprobar cómo ha transcurrido el trabajo en tu ausencia. Un saludo
Marife
Buenas Tardes, me estoy dando a la tarea de indagar sobre como puedo comenzar a realizar una Auditoria interna. en verdad me parece genial la forma de hacerla de esta manera tan sencilla.MI pregunta es si debo Auditar a una empresa con diversos departamentos como puedo comenzar primero en hacer un analisi general somo su estado actual, despues hacer un programa de Auditoria donde deba establacer lineamientos,y que paso posterior sigue
Hola
Para poder planificarte el desarrollo de una auditoria sería fundamental que
previamente conozcas su mapa de procesos y el alcance. Cada auditor tiene su
propio gusto en el orden de auditar. A mi particularmente me gusta empezar por
los procesos operativos, así me hago una idea de cómo funciona la empresa,
para seguir por los procesos de apoyo y terminar con los procesos
estratégicos.
Espero haberte servido de ayuda, un saludo.
Marifé
Hola tu video me a hecho de mucha ayuda, espero que nos comuniquemos para aprender mas de tu experiencia.gracias
Gracias Liliana, me alegra poderte servir de ayuda. Un saludo. Marifé
hola deseo hacer una auditoria interna como proyecto de grado en el area contable de una empresa asignada pero desconozco los proceso y realmente no se como empezar a llevarla a cabo, pero la idea principal es saber como y por donde debo iniciar y que pasos seguir para que mi proyecto sea muy util a la empresa y asi poder realizar una excelente practica agradezco tu ayuda
En este caso son auditorias de sistemas de gestión, en el área contable desconozco como se deben hacer las auditorias contables. Lo siento.
Marifé, he leído muchas veces tus comentarios, aunque es la primera vez que te mando un mail. Trabajo en una financiadora privada de servicios de salud y soy Auditora interna líder de una empresa que certificó en 2006 y recertificó sus procesos internos y de cara al cliente en la ISO 9001:2008. Anualmente realizamos las auditorías internas de los procesos certificados para prepararnos para la auditoría externa con la calificadora Bureau Véritas. Me interesan muchísimo todos los temas relacionados con Calidad y Procesos y tus comentarios me parecen interesantes y oportunos. Gracias
Hola Liliana,
Muchas gracias por tu comentario, me alegro que te resulte interesante.
Enhorabuena por tu labor, espero que todo te vaya bien. Para cualquier necesidad que tengas no dudes en contactarme.
Un saludo
Marifé
hola ! como debe comenzar a organizar una auditoria en el proceso de compra de una carpinteria , es para graduarme , gracias!
Hola Daniela, brevemente te digo que comienza por ver el flujo del proceso, cada actividad y responsable asociado, hazte un pequeño guion de trabajo y continua verificando que cada actividad se está cumpliendo según su flujo.
Un saludo
Hola Marife, muy agil y sencilla la metodologia para llevar a cabo las auditorias internas y efectivamente tienes razon cuando planificas efectuarla desde las areas operativas es alli donde uno localiza la mayor cantidad de procesos que aseguran la calidad del bien o servicio y que a su vez guardan estrecha relacion con las unidades de apoyo para finalmente integrarse a los objetivos estrrategicos de la empresa.Comparto tu metodo, apunta a buenos resultados para determinar las acciones correctivas necesarias para una mejora continua.
Muchas gracia Blanca
Hola Marifé, teniendo en cuenta lo que aconsejas sobre el mapa de procesos, la pregunta es si cada área de la empresa debería tener un mapa de procesos?
Hola Eber, te mando este otro enlace q te ayudara https://clubresponsablesdecalidad.com/guia-para-elaborar-un-mapa-de-procesos/
hola mariafe, con toda sinceridad quiero tu ayuda, en este quisiera saber si en la empresa de mi padre en la cual el me comenta que muchas cosas en su empresa que no estan muy claras es por eso que qusiera que por tu lado me ayudaras si le estan haciendo un robo sistematico me entiendes, te dejo mi correo personal jorge_sa1992@hotmail.com, te lo agradeceria un monton gracias