Auditoria Interna ¿Cuándo debo hacerla?
Las auditorias internas son una gran herramienta para tomarle el pulso al sistema de gestión. Además de ser un requisito fundamental en cualquiera de las normas de gestión que tengas implantada. Desde las normas ISO de cualquier sistema de gestión hasta protocolos privamos de seguridad alimentaria (que son los que yo trabajo, de otra índole imagino que igual)
Te recuerdo en que consiste el Reto de Calidad en el Club Responsables De Calidad.
¿Cómo Funciona el Reto de Calidad?
Cada quincena os estoy proponiendo un nuevo tema que debatir y donde puedes dejar tus comentarios al blog.
Los temas están siendo muy variados, como ya puedes comprobar en retos anteriores y los comentarios muy numerosos, reconozco que más de lo que imaginaba cuando propuse el primer reto.
Esto no se trata de un concurso, sino de una forma de compartir vuestras experiencias con el resto de los responsables de calidad y consultores. Es una excusa para activar vuestra imaginación y ser atrevidos con el sistema de gestión. Deja tu comentario y compártelo con todos nosotros. Todos salimos ganando
Y aunque no se trate de un concurso ni de ganadores, como he dicho antes, pero al que dictamine como más original, le enviaré algún ebook o material exclusivo de mi blog por la participación, será sorpresa!
En este sexto Reto de Calidad trataremos el tema de “¿Cuando hacer las auditorias internas?
Las auditorias internas son tratadas en algunas de las ocasiones como un puro trámite para cumplir con los requisitos. Yo siempre insisto que es una gran herramienta de mejora, donde podemos tomarle el pulso a nuestro sistema de gestión y ver por donde está haciendo aguas.
Las auditorias internas deben hacerse por personal totalmente imparcial al área que se esté auditando. Por lo que los responsables de calidad no deberían ser los únicos auditores internos que estén llevando a cabo la auditoria . Y yo para ir más lejos, lo que te aconsejo es que si eres el responsable de calidad nunca actúes como auditor interno . Aunque estés auditando el departamento de recursos humanos, apuesto que también has participado a la elaboración de los procedimientos, instrucciones o documentos que estén sustentando este proceso. Entonces, dime donde está la imparcialidad?
Sé que a veces, no es sencillo encontrar a un auditor interno dentro de tu empresa que pueda cubrir esta función, sin tener que buscarlo fuera y por lo tanto, que consuma recursos financieros. Pero los beneficios que puedes encontrar al tener otro auditor que traiga ideas y visiones frescas puede ser muy positivo a tu sistema y a tu trabajo.
Por regla general, la auditoría interna se programan una vez al año y justo antes de recibir la auditoria de certificación o de seguimiento. Pero es la programación más adecuada?
Te propongo las siguientes preguntas para que nos dejes tu opinión, consideras que hacer la auditoria interna justo antes de la externa es lo más apropiado? Cuantas con auditores externos para la auditoria interna? Son tus informes de auditoria interna tan completos que son usados como herramienta de mejora? Difundes entre tus compañeros los resultados de la auditoría?
No tienes que contestar a todas, sólo a las que mayor motivación te haya despertado.
Para dar cierre al Reto de calidad nº 5 la frase de Jorge Antonio sobre las tecnologías ha “deshumanizado o no a la humanidad”, me ha dado mucho que pensar. Gracias por tu comentario.
Y por último, te voy a pedir que me ayudes a difundir esta sección del Reto de Calidad. Así llegará a más personas y mi contribución a la comunidad será mayor. Y por supuesto, que te animes a dejar tu comentario en el Reto de Calidad
¡¡Ánimo y participa!!!
Hola: siempre me ha gustado prepararme para las grandes ocasiones y el recibir una Auditoría externa lo es para mi, por lo que siempre por lo menos 2 meses antes realizo una Auditoría Interna; así después de hacer las acciones correctivas he tenido la fortuna de recibir las Auditorías solo con recomendaciones u oportunidades de mejora.
Eso me hace felíz. ¿A ustedes?
Hola Ruben, gracias por tu comentario. Me parece muy acertado el realizar las auditorias internas con dos meses mínimo antes que las externas. Yo incluso daría mas tiempo entre ambas.
Un saludo
hola acabo de entrar a trabajar en un laboratorio clínico elsistema de calidad contempla auditorias internas una vez por año justo antes de una auditoria por parte del órgano certificador, en este caso los responsables de cada área auditan un área completamente diferente a la suya, yo creo que esto no es una buena idea ya que en muchos casos los auditores no saben nada del área que están auditando y se enfocan en la guía que les proporciona calidad para hacer los cuestionamientos y en el mejor de los casos aportan algo de su experiencia en auditorias anteriores, se me acurre que las auditorias se enfoquen en los procedimientos de cada área exclusivamente ya que quienes los escriben son los involucrados en el proceso, ¿creen que sea buena idea? ¿caeriamos en algún tipo de omisión que no alcanzo a visualizar?
Hola Claudia, en primer lugar no está mal, ya que el auditor debe ser imparcial al area que esté auditando. Pero sin caer en la inexperiencia o incapacidad del auditor de hacer una auditoria de calidad. Deben tener conocimientos tanto del area que estén auditando, del sistema y de la norma que se esté usando como referencia.
un saludo y gracias por compartir tu experiencia.
Confieso que me resultaba una carga ser encargado de calidad en mi anterior trabajo pues era una tarea adicional a mi funcion principa ( y dicho sea de paso , no me lo tomaban encuenta para mi evalauciones )
En mi nuevo trabajo ,mi responsabilidad son las certificaciones ,en el cual e aprendido a querer el Sistema, es mas Calidad y yo , tenemos un romance (donde una de las partes nunca esta satisfecha ) y tenemos un hijo que se llama Certificacion, su implementacion duro exactos 9 meses , pero al nacer nadie quiere cuidarlo solo la madre (vacunas, alimentarlo, cuidarlo etc etc)
En 15 dias tengo mi primera auditoria de vigilancia , no tengo asesores externos , asi que me siento bendecida de tenerte como asesora virtual y estoy segura que siguendo tus consejos y recomendaciones nos ira muy bien , ademas las recomendaciones de los colegas virtuales son enriquecedoras
todo estara bien
Gracias !!!!!
Joooo Iris, me ha encantado tu símil!!!
Muchas gracias por tus palabras y mucha suerte en tu auditoria!!!!!
Hola iris, me sentí identificada con tu comentario pues estoy precisamente liderando el sistema de calidad de la empresa pero también estoy en esta área con otro puesto ademas, que es de suma importancia para mi, y que me ha otorgado la empresa. Ahora es precisamente en este punto en que no se por donde empezar para contagiar los beneficios de calidad se que este va a ser un camino con piedritas, pero necesito y quiero que se den cuenta que trabajar con calidad nos hará mas eficaces mas eficientes en todos los ámbitos el detalle es por donde empiezo o como lograre comunicarlo??, si tiene algún consejo me sera de gran ayuda.
Como referencia ya llevo mi primera auditoria a los 6 meses en diciembre y actualmente los procedimientos están establecidos de acuerdo a las necesidades (considerando que cuando entre estaba en 0%) y aunque siento que me faltan mas manos siento que si logro conformar un equipo motivado a la calidad lograre mas objetivos,
P.D. Estamos en la empresa CONFORMADOS POR 7 PERSONAS y con el que tengo de superior es Producción.
Producción 1
Operador 1
Ingeniería 1
Tecnología en información y compras 1
Dirección y Marketing y ventas 1
Finanzas y administración 1
Calidad (SGC)e inspector de calidad (producción)1:)
Espero lograr algun comentario favorable, se los voy agradecer muchísimo. Saludos a todos!! la mejor Calidad en sus éxitos 🙂
Gracias Diana, por supuesto que tu comentario es favorable, compartir siempre es positivo.
Muchas gracias!
Hola Marifé.
En la Organización en la cual colaboro se han programado la realización de dos auditorias internas en el año, la primera esta programa para ser realizada en el quinto mes del año y se ha decido que sea una auditoria que nosotros denominamos clave, ya que se auditaran a los procesos operativos de la Organización, los cuales son los que generan los ingresos a la empresa. La segunda auditoria esta programada para ejecutarse un mes y medio antes de la auditoria externa. El equipo auditor que tenemos esta formado por cuatro personas, dos de ellas son responsables del sistema de gestión y las otras dos son compañeros que colaboran en otros procesos de la Organización pero no son responsable de estos.
Saludos!!
Hola Rebeca, muchas gracias por tu comentario. Es buena programación de auditorias. y por lo que me dices, deduzco que soy un buen equipo.
Saludos
Las auditorias internas se deben llevar a cabo con una frecuencia establecida dependiendo del estatus del sistema gestión, ya que; si este aun no se encuentra implantado en su totalidad difícilmente puedes llegar a obtener resultados confiables, pero sí; te daría un visión de como va caminando tu sistema, Por otra parte, el equipo auditor si bien es cierto no puede auditar su propia área (por que no puede comprar y darse vuelto) debe estar preparado y conocer el proceso en su totalidad para poder auditarlo y tener una amplia visión tanto de la documentación como el trabajo en piso. Contar con la presencia de una persona externa en la auditoria interna, tendría algo beneficioso, ésta persona tiene mayor posibilidad de detectar fallas y oportunidades de mejoras, que a lo mejor, el auditor interno puede obviar debido a que esta día a día en el proceso y se acostumbra a ver estas fallas y oportunidades de mejoras como normales, como ejemplo; desviaciones en las condiciones higiénicas de las instalaciones.
Para mi realizar auditorias fue una buena experiencia. Siempre fui auditado por auditorias externas y por auditorias internas. Es mas cuando no las tenía me las imponía yo mismo. Auditarse antes de auditorias internas y externas es lo mejor. Lleva su tiempo y desde ya lo mejor es estar tranquilo con lo que puede llegar a venir de una auditoria externa.
Por suerte siempre me fue bien, claro esta, desde la primera en la que cometí un error involuntario, pero su consecuencia me trajo un llamado de atención, que nunca me volvió a suceder.
Auditarse mensualmente es lo mejor, todo tiene que ver con la predisposición de tiempo que se disponga. No es fácil claro está. Pero hay que hacerlo para `poder confidializarse con lo que uno stockea y es responsable de eso. Saludos muy buen tema!!!!!
Un gran nivel de exigencia!!!
Saludos
Claro está que se debe implementar un sistema de gestión que regularice las auditorias y las haga funcionar como tales.
Hola,
Es claro que las auditorías internas se deben hacer según frecuencia establecida independientemente de que se puedan realizar auditorías internas extraordinarias si alguna situación específica lo requiere .
En cuanto a su distanciamiento de la auditoría de tercera parte creo que es indiferente si el sistema es consistente, es decir , está bien definido e implementado el procedimiento de auditoría, a saber , planificación , ejecución, comunicación, acciones y seguimiento
También creo que la auditoría interna es más eficaz y seguro que más eficiente si la realiza la persona /s interna designada y debidamente cualificada que seguro debe conocer al máximo su Organización en el más extenso sentido ; sólo así se puede profundizar en la mejora.
Mi experiencia como auditor y auditado es que la mayor parte de las mejoras vienen vía auditoría interna y/o de clientes sin querer quitar valor por supuesto a las auditorías de 3ª, que sin duda te ayudan a recomponerte, mantenerte y a no perder el norte .
Gracias José, las auditorias de 3º parte deben aportar valor pero sin pasar la linea de «consultoria»
Un saludo
Es cierto que hacer una auditoría interna uno, dos o tres meses antes de la externa viene bien por muchas razones; sin embargo, en la práctica, mejores resultados me ha dado haciendo dos anuales, lo que significa que el sistema ha sido seguido y controlado y las acciones correctivas tomadas han determinado la efectividad y eficiencia del proceso en mas del 80%. Esto a su vez, ha garantizado enormemente la reaprobación de la certificación sin mayores problemas. Esta mi experiencia.
Saludos
Yo creo que como minimo deben hacerse semestrales. El objetivo no es passr la auditoria simo verificar que el sistema funciona. Y que es una herramienta de trabajo valida para una mejora continua de procesos y garantizar la idoneidad de un proceso. Personalmente me gusta mas IFS que BRC. Nosotros la gestionamos como un sistema de validacion de procesos dinde lo que verificamos es que el proceso funciona testando las diferentes etapas de este y sus registros in situ.